新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

湯奇

摘 要：檔案管理是當下事業(yè)單位中一項重要的工作內容。事業(yè)單位與其他單位在檔案管理方面有很大的區(qū)別，其管理的質量的好壞直接關系到事業(yè)單位的相關工作。我國相關領域在事業(yè)單位檔案管理方面雖然已經有了一定的研究，但是隨著事業(yè)單位的不斷變革和發(fā)展，現(xiàn)有的對檔案管理的研究已經不能滿足新時期下事業(yè)單位檔案管理的要求。因此，在今后該領域的發(fā)展中，要加強對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路及方法的重視和研究，并且在研究中，逐漸將對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路及方法的研究納入到該領域研究的一個重要課題之一，促進事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路；方法

1 新時期事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位內部工作需要的檔案與材料相較于普通企業(yè)較多，要對這些文件進行歸檔處理，工作人員不僅工作量較大，而且需要對文件的處理方式很熟悉，但是由于這項工作普遍得不到重視，久而久之，不少工作人員也逐漸懈怠起來，致使工作越積越多，造成事業(yè)單位內部檔案管理工作人員工作難度的不斷堆積。就目前我國事業(yè)單位檔案管理部門運行情況來看，過程繁瑣復雜，人員責權不明已成為其中的通病，因此需要對檔案整理工作的規(guī)范高效狀況進行檢查監(jiān)督。事業(yè)單位檔案管理工作涉及到人事的變動、日常文檔的收納與整理，與事業(yè)單位整體的正常運行密不可分，因此這項工作首先應該引起管理人員的重視，將現(xiàn)有的資源集中起來對其管理方式進行創(chuàng)新優(yōu)化和升級。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 管理制度不完善

目前很多事業(yè)單位的檔案管理制度混亂，單位領導不重視檔案管理，制度建設不完善，而且制度執(zhí)行效果差，形式化嚴重。管理人員沒有認識到檔案資源的重要性，有時候甚至會丟失一些檔案管理文件，影響事業(yè)單位的檔案管理工作。對于事業(yè)單位外借的檔案，管理人員的手續(xù)辦理也存在問題，造成很多檔案的流失，事業(yè)單位的檔案管理信息缺乏真實性。

2.2 管理方法陳舊

事業(yè)單位的檔案管理方法陳舊，在管理過程中現(xiàn)代信息技術應用的比較少。多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理運用的還是傳統(tǒng)的人工管理方法，嚴重影響其管理水平和效率。對于信息量和工作量都比較大的檔案管理來說，就會增加其出錯率，工作時間延長，影響檔案管理工作的有效開展。

2.3 檔案信息利用率低

事業(yè)單位檔案管理的作用和價值非常高，可以為社會發(fā)展提供有效的信息。但是有的事業(yè)單位沒有認識到檔案管理的價值，對檔案信息的利用率非常低，使得檔案管理出現(xiàn)重收藏輕管理的局面，檔案信息的利用價值降低。

2.4 管理人員素質不高

目前很多事業(yè)單位中專業(yè)的檔案管理人員不足，綜合素質不高，使得檔案管理中不能發(fā)揮其重要作用。檔案管理工作人員必須要具備專業(yè)的知識水平和個人素養(yǎng)，有些事業(yè)單位的領導不重視檔案管理工作，檔案管理人員態(tài)度散漫，使其管理效率低下頭這都與管理人員的素質有關。

3 新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

3.1 加強檔案管理重視程度。

行政事業(yè)單位的領導要重視檔案管理工作，可以從本單位檔案管理的實際情況出發(fā)，為檔案管理人員制定檔案管理的日常工作目標和任務，增加對檔案存放記錄的檢查次數(shù)，要求收上來的檔案必須在短時間內完成有效的整理和收納工作，保護檔案管理人員在工作中的合法權益，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，可以不定時邀請管理人員針對實際工作情況對檔案的管理創(chuàng)新提出建議。事業(yè)單位還可以組織相關人員做好檔案的保密工作，撥出相關資金用以進行檔案室的修葺完善，為檔案建立一個干凈安全的存放場所，從而為管理人員即將進行的檔案分類收錄工作提供便利。促使單位人員明確檔案工作的重要性，在需要交納自己檔案的時候先自行做好整理工作，為管理人員的收錄管理工作提供便利，另外要加強對出入檔案室的人員、查看或者借出檔案的人員進行登記，做好檔案保護工作。

3.2 明確檔案管理人員職責。

新時期的檔案管理任務極為重要，加強對檔案管理人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，對管理人員明確自身工作職責，提高工作中的檔案管理效率有著至關重要的意義。行政機關單位領導要注重創(chuàng)新對檔案管理工作人員的培訓機制，培訓檔案管理人員對各部門各種性質的檔案文件，進行科學有效的分類再存檔，為日后的人員流動進行調檔工作提供便利。例如：某事業(yè)機關存在檔案管理人員業(yè)務能力差的現(xiàn)狀，領導會不定時組織檔案管理人員進行業(yè)務知識的“充電”，參考學習其他事業(yè)單位的檔案管理工作先進措施做法，并為檔案管理的創(chuàng)新思路提出自己的見解，提高了檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)，提升了管理人員的工作積極性。通過學習其他單位先進的檔案管理方法，可以激發(fā)管理人員的創(chuàng)新積極性，督促檔案管理人員明確自身職責，強化專業(yè)知識和基本技能，不斷適應檔案管理新時期對管理人員提出的新要求。

3.3 推動檔案信息現(xiàn)代化。

在互聯(lián)網已經融入工作生活方方面面的時代大背景下，檔案管理的發(fā)展趨勢也要邁上信息化道路。檔案管理人員需要借助計算機技術手段來進行檔案的數(shù)字化發(fā)展，加快檔案管理的現(xiàn)代化管理進程。例如：面對以往采用手記筆錄的檔案歸檔方式，對檔案進行分類查找極為不便的情況，一些行政機關單位開始借助聲像技術、光盤技術，來實現(xiàn)對檔案入檔的備忘記錄，以及快速進行分類歸檔，查找起來只需要輸入指定信息，就可快速拿到需要的檔案文件，提高了檔案文件中重要資源的利用價值。通過網絡技術化手段，在對重要性文件進行存檔管理時還可以設置文件機密性保護，從檔案的管理和保密兩個方面進行存檔，做到檔案存檔時有效率、調檔時有速度、機密性有保護的管理工作，對行政事業(yè)單位中的國家級檔案材料進行數(shù)字化歸檔，對日后實現(xiàn)聯(lián)網異地調檔有著重要的意義。

3.4 創(chuàng)新服務手段

針對一些事業(yè)單位檔案管理利用效率比較低的情況，必須要不斷創(chuàng)新其服務手段，加強對檔案信息的利用率。目前事業(yè)單位還不夠重視檔案管理工作，使得其檔案利用率低，而這又對事業(yè)單位的檔案管理工作產生反作用，使得這一工作開展困難。因此，首先要更新其管理觀念，加強對檔案管理工作的重視，并不斷創(chuàng)新其管理服務手段，最終提高檔案信息的利用率。在具體操作中，事業(yè)單位要將內部局域網運用進來，加強對網站信息檢索功能的運用，建立數(shù)字化圖書館，提高其檔案服務的手段和能力。同時，檔案管理部門也要建立內部的在線服務系統(tǒng)，提供用戶的在線服務功能和體系，多方面的提高檔案信息的利用率和管理工作水平。

綜上所述，針對當代事業(yè)單位內部檔案管理工作的創(chuàng)新事項進行的研究有利于推動事業(yè)單位整體工作的順利完成。當然我們不能否認的是，當前我國事業(yè)單位檔案管理工作的開展仍存在各種問題，這使得與檔案相關的管理工作水平的提升受到制約。針對這種情況的解決辦法是完善方案管理制度、注重對工作人員的個人素質進行把關，給予檔案管理工作以重視，為檔案管理工作的現(xiàn)代化提供有利前提。

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