企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析

李佩霖

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和信息化水平的提高，我國企業(yè)壯大自身的同時，也開始采用電子信息化的方法進行企業(yè)檔案管理工作，提高了其工作效率。基于此，本文以企業(yè)檔案管理電子信息化作為研究對象，通過企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進行分析，探析企業(yè)檔案管理電子信息化的重要性，分別從實時收集檔案資料和劃分多級權(quán)限等方面詳細(xì)闡述企業(yè)檔案管理電子信息化應(yīng)注意的問題，從而保證了企業(yè)檔案管理的工作質(zhì)量，提高了企業(yè)的資源利用效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；電子信息化；有效管理

改革開放以來，我國一直十分關(guān)注高新技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)如今電子信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，人們的日常生產(chǎn)生活已經(jīng)離不開信息化技術(shù)，大量的資源與信息數(shù)據(jù)在企業(yè)經(jīng)營活動中存在，尤其是企業(yè)檔案管理工作，傳統(tǒng)的管理方式過于落后，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求，因此企業(yè)檔案管理電子信息化是企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，有利于提高企業(yè)的資源利用效率，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的增長。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

企業(yè)面臨著經(jīng)濟全球化的時代背景，想要在市場中脫穎而出，勢必要努力發(fā)展自身，爭取獲得發(fā)展優(yōu)勢，對于企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，具體如下：（1）企業(yè)檔案管理的工作人員素質(zhì)較低，管理水平無法達(dá)到企業(yè)檔案管理信息化要求，很多企業(yè)的檔案管理人員的專業(yè)能力不夠出色，對于企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)理論知識掌握不明確，不是專業(yè)人士，對于信息化技術(shù)不夠了解，無法熟練應(yīng)用計算機軟件進行企業(yè)檔案管理，企業(yè)缺少相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)問題。（2）企業(yè)對于企業(yè)檔案管理工作不夠重視，在企業(yè)的發(fā)展與經(jīng)營活動中，管理人員一般情況下都更加重視經(jīng)濟效益的增長，對于企業(yè)檔案管理工作很容易忽略，很多人認(rèn)為企業(yè)的企業(yè)檔案管理知識將文件資料歸類整理，并不會為企業(yè)帶來什么實際作用。（3）關(guān)于企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度不夠完善，當(dāng)前企業(yè)中普遍沒有完善的管理制度，長久發(fā)展下去，企業(yè)檔案管理工作會出現(xiàn)混亂的局面，良好的制度可以規(guī)范工作人員進行有秩序的管理，約束工作人員的行為，有利于促進企業(yè)檔案管理工作朝著系統(tǒng)化和科學(xué)化的方向發(fā)展[1]。

2 企業(yè)檔案管理電子信息化重要性

隨著信息化時代的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，人們的生活已經(jīng)離不開手機和電腦等設(shè)備，很多業(yè)務(wù)和需求都是在信息化手段的支持下完成，企業(yè)檔案管理工作也是一樣，將信息化技術(shù)與企業(yè)檔案管理工作融合，產(chǎn)生的企業(yè)檔案管理電子信息化對于企業(yè)未來的發(fā)展十分關(guān)鍵。企業(yè)檔案管理電子信息化會根據(jù)專業(yè)性技術(shù)和財務(wù)工作將所有的資料與文件歸納分類，形成集成化管控，工作人員尋找什么只要通過信息化技術(shù)就可以，提高了全體的工作效率，所有的信息實現(xiàn)平臺共享，各個部門的人無需四處尋找文件，只要通過電腦下載即可。減輕了企業(yè)檔案管理的工作量，提高了工作人員的管理效率。

企業(yè)檔案管理電子信息化可以將文件完好的保存下來，重要的文檔保存下來，為公司未來的發(fā)展和經(jīng)營提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考，員工在尋找文件的時候可以使用信息化手段下載文件，無需接觸原文件，無形中對原文件進行了保護，提高了企業(yè)檔案管理的原件保存度。企業(yè)檔案管理電子信息化突破了原有的地域限制障礙，只要有互聯(lián)網(wǎng)的地區(qū)，就能夠查詢到跨地區(qū)和跨時空的檔案數(shù)據(jù)，通過企業(yè)檔案管理電子信息化的建立，有利于企業(yè)加快自主創(chuàng)新的步伐，完善對企業(yè)實時動態(tài)的管理與跟蹤，有利于企業(yè)宏觀決策的制定。

企業(yè)檔案管理電子信息化能夠?qū)⒂布蛙浖昝赖慕Y(jié)合在一起，提升信息化管理水平，企業(yè)擁有完整的設(shè)備和系統(tǒng)，在綜合檔案室與資料室中安排了專業(yè)的管理人員，根據(jù)不同的部門和不同的文件類型進行分類管理，使企業(yè)檔案管理工作看起來更加具有實際意義[2]。

3 企業(yè)檔案管理電子信息化應(yīng)注意的問題

3.1 實時收集檔案資料

企業(yè)檔案管理電子信息化工作中，有著企業(yè)每一日的經(jīng)營活動信息，隨著時間的推進，信息與資料在不斷增加，想要落實企業(yè)檔案管理電子信息化，就要實現(xiàn)檔案資料的實時收集與管理，保證企業(yè)的檔案處于完整清晰的狀態(tài)，從檔案的存儲到檔案的借用，以及最終檔案按時歸檔，都屬于企業(yè)檔案電子信息化管理的核心內(nèi)容。首先，建議企業(yè)將檔案室工作制度明確，具體部門的工作人員職責(zé)所在，日常的文書管理工作以及檔案歸檔工作等相關(guān)制度和規(guī)范落實，將員工的職責(zé)明確，每日的檔案收集與檔案管理工作以排班的方式將責(zé)任落實到個人。定時對檔案進行檢查，及時的補充空缺檔案，防止企業(yè)檔案信息丟失，提高企業(yè)檔案資源的完整性。如果企業(yè)有人借閱檔案或者歸還檔案，相關(guān)工作人員都要做好實施登記工作，并且將檔案的實時狀態(tài)錄入平臺中，各個部門的工作人員可以直接登錄平臺就能查詢到文件資源的動態(tài)信息。

其次，建議企業(yè)設(shè)立綜合的企業(yè)檔案管理和歸檔的工作標(biāo)準(zhǔn)，進一步明確企業(yè)檔案電子信息化管理制度，確保信息歸檔工作質(zhì)量。按照《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的通知和《電子檔案管理基本術(shù)語》相關(guān)要求進行檔案管理工作。企業(yè)檔案電子信息化管理工作人員做好電子掃描處理工作，根據(jù)檔案的類別和特征做好收集與分類，最終保證原始的檔案信息與電子檔案信息保持高度一致，二者之間不會存在差別。

2018年5月14日，某市汽車電子健康檔案系統(tǒng)建設(shè)培訓(xùn)會在市道路運輸管理局召開，全市140多家一、二類汽車維修企業(yè)負(fù)責(zé)人參加了培訓(xùn)學(xué)習(xí)，并決定建設(shè)汽車維修電子健康檔案主要是實行企業(yè)維修記錄的信息化管理。該系統(tǒng)建立后，車主可通過手機了解故障車輛附近的維修企業(yè)信息，查看該維修企業(yè)的經(jīng)營資質(zhì)、消費者評價等情況。同時，還能夠在系統(tǒng)上查看到自己車輛以往的維修記錄，幫助維修企業(yè)更快更準(zhǔn)地找到車輛故障原因，為故障排除節(jié)省時間。

3.2 劃分多級權(quán)限

如果根據(jù)各個企業(yè)所屬的行業(yè)特征，為企業(yè)的檔案信息設(shè)置保密等級，從而在企業(yè)檔案電子信息化管理工作中設(shè)定一定檔案查閱權(quán)限，在企業(yè)檔案電子信息化管理系統(tǒng)中，無論是平臺修改還是查詢都應(yīng)該有著相應(yīng)的權(quán)限范圍，并且嚴(yán)格設(shè)定瀏覽器的應(yīng)用權(quán)限，將企業(yè)檔案電子信息化管理的保密性落實到實處，根據(jù)檔案信息的保密等級，確定該檔案是否可以查閱、下載或者打印，整個應(yīng)用軟件在企業(yè)檔案電子信息化管理平臺中都應(yīng)做好加密處理，從而有效的保證了企業(yè)經(jīng)營活動的穩(wěn)定安全，保證信息資源的完整以及高度機密，既能實現(xiàn)資源共享，方便所有的人查閱，保護原文件，又能實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的等級制度，只有這樣才能對工作人員起到約束的作用，權(quán)責(zé)分明，責(zé)任明確，將企業(yè)檔案電子信息化管理工作真正落實。

4 總結(jié)

伴隨著企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展和制度建設(shè)，想要全面提高企業(yè)檔案管理的水平，提升檔案管理的效率，就要堅持企業(yè)檔案電子信息化管理方式，明確技術(shù)的重要性，根據(jù)科學(xué)合理的對策，總結(jié)過去檔案管理工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，實時收集檔案信息，劃分多級權(quán)限，只有這樣才能真正保證企業(yè)檔案電子信息化管理工作的實際作用，推動企業(yè)的檔案管理和經(jīng)營活動，促進企業(yè)加快發(fā)展的道路。

參考文獻

[1]謝東曉.企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：43.

[2]黃黎黎.企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].企業(yè)改革與管理，2017（08）：15.