淺談如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

摘 要：事業單位檔案管理工作是事業單位內部管理工作中的一項重要組成部分，受到機關事業單位特點的影響，事業單位的方案管理工作具有保密性以及公共服務性等方面的特點。當前在我國機關事業單位行政體制以及人事制度改革的社會背景下，對機關事業單位的檔案管理工作不斷提出更加嚴格的要求。本文將主要圍繞著在機關事業單位行政體制改革以及科學信息技術提供更加科學化、系統化的管理手段的時代背景下，我國機關事業單位在檔案掛你工作中存在的問題進行討論分析，并為推進我國機關事業單位檔案管理工作的規范化、標準化提出針對性的措施。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；規范化；標準化

1 事業單位檔案管理工作規范化的重要意義

機關事業單位中的檔案是對以往社會實踐活動過程的真實記錄，檔案的建立有助于在以后的機關事業單位的工作過程中提供可靠且真實有效的原始材料和歷史證件。因此加強對機關事業單位的檔案管理工作具有重要的意義。

1.1 有助于機關事業單位的持續穩定發展

事業單位的檔案中是對自身發展歷史的與自身工作建設的真實材料記錄，同時檔案中包括了對機關事業單位中的公職人員人生發展經歷的相關記載，檔案中的資料記載是對整個機關事業單位相關信息材料的匯總，對事業單位日后持續、穩定的發展起到重要的支持與保障作用，因此需要不斷加強機關事業單位的檔案管理工作[1]。

1.2 為機關事業單位的后續工作提高可靠的參考依據

機關事業單位所建立的檔案，是對事業單位自身以及相關工作人員發展與建設的真實記錄，對發展過程中所建設和取得的成果的歸納與總結，因此在事業單位后續的發展建設過程中，檔案的資料記錄可以成為有效、可靠的數據資料支持。因此加強對檔案的管理工作，可以將檔案庫建設成為機關單位后期持續發展的數據資料庫，利用科學管理的手段對檔案中的信息進行有效的提取與利用。

2 目前我國在機關事業單位的檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏對方案管理工作重要性的認識

隨著機關事業單位的制度改革，其逐漸意識到加強對檔案管理工作重視的重要性。目前我國機關事業單位對檔案管理工作的重視度逐漸提高，并且在這個過程中不斷重視檔案管理方法的研究與創新工作，但是仍然檔案管理工作仍存在一定的問題。機關事業單位在進行檔案管理的工作過程中，受到自身管理經驗不足等方面的影響，無法對檔案進行全面化、科學化、系統化的管理，導致在檔案管理的工作中，檔案數量多、分散、孤本等狀況層出不窮。無法對檔案資料進行有效的利用。不符合當前我國對檔案管理工作的相關要求，對我國機關事業單位的檔案管理工作的連續性與可持續性發展造成不良影響。

2.2 檔案管理的工作人員隊伍建設存在缺陷

檔案管理工作是一項具有較強專業性的工作，對檔案管理人員的專業素質的要求相對嚴格，由于以往機關事業單位對檔案管理工作的忽視，對檔案管理工作人員的專業素質等方面沒有提出具體嚴格的要求，沒有專門的檔案管理的工作隊伍。縱觀目前我國事業單位在檔案管理工作的人員隊伍中，普遍存在檔案管理工作人員對檔案管理意識不足、業務能力較差的問題。

2.3 檔案管理工作的法律規范意識較差

我國有明確的法律條文對機關事業單位的檔案管理工作做出了明確的要求與規定，比如：《檔案法》、《檔案管理辦法》等相關法律。但是目前我國部分事業單位對該法律條文規定的認識不足，忽視對法律條文的學習與解讀，在真正的檔案管理工作進程中，又缺少相應的執行貫徹能力。這都是由于該機關對法律規范意識的缺失而導致的[2]。首先，機關事業單位必須要認識到檔案是對我國寶貴文化財富的記載于傳承，認識到檔案管理是一項重要的國家事業，才加強法律規范意識，認真解讀我國相關法律的要求，才能夠做好事業單位的檔案管理工作。

3 促進我國機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的方法

3.1 將公文制發作為推動檔案管理工作規范化、標準化的基礎和前提

檔案是在公文的基礎上發展而來的，公文制發是檔案建設與管理工作的重要前提與基礎。只有做好公文制發工作，才能為后續的檔案記錄工作的高質量化，檔案管理工作的標準化提供重要的依據保障。因此在公文制發的過程中首先做好公文的規范化與標準化，為實現檔案管理工作的規范化標準化提供可能性。公文制發要求，公文紙質的選擇要好，所選紙質大小規格要求統一，滿足國家專門的相關規定。

3.2 堅持“以我為主”的立卷建檔原則，推進檔案管理工作的規范化、標準化進程

目前我國機關事業單位在進行檔案管理的工作中，最突出的問題是重復建檔立卷組合的現象，這一現象與我國建檔工作要實現檔案保存與利用的科學化、實用化、便利化的理念相違背，因此要想解決這一問題，就必須堅持在檔案管理過程中“以我為主”的原則，在進行建檔管理的過程中，要堅持以本單位形成的文件為主的原則，該原則是在檔案建立與管理中總結出的實用性原則。他要求我們在進行檔案管理的實際工作進程中，不但要嚴格遵守《不歸檔文件銷毀辦法》，還需要認真把握一下三方面的問題：1）在進行文件立卷建檔的過程中，為了避免造成建檔混亂無序的狀況，準確把握文檔的時效性，只有將現行任務完成以后在能夠進行立卷建檔環節的工作，否則不能進行建檔工作。2）準確把握建檔的要點并進行分工合作。在進行實際的文檔立卷的過程中，注意區分不同文件之間的性質，精確把握文件對資料數據記載的區別，避免出現重讀立卷建檔的現象。不但造成建檔工作效率低的狀況，還導致出現數據資料的冗雜與重復現象的發生。3）實現建檔的規范化、標準化最基礎最重要的保證是提高案卷的質量。案卷的質量是指案卷資料在收集整理過程中是否能夠保證資料的完整性與準確性，這對檔案管理工作的規范化、標準化有著直接的影響。

3.3 引入信息管理技術，不斷加強對檔案管理工作人員的素質建設

社會經濟與科學信息技術的發展為社會各行業的工作帶來了巨大的發展變革。那么在進行機關事業單位的檔案管理過程中，可以利用現代信息科學技術的方式進行檔案管理工作，打破傳統檔案管理時效性與保存可靠性較差的缺陷，實現檔案管理工作的安全性與可靠性[3]。其次不斷加強對檔案管路工作人員的素質建設，提高檔案管理人員對檔案管理重要性的認知，開展檔案管理工作人員在職培訓等活動，不斷加強在職工作人員的業務管理能力和相關服務意識，為我國機關事業單位的檔案管理工作提供可靠的人員保障。

4 總結

面對我國事業單位不斷進行體制改革的時代背景，加強事業單位的檔案管理工作成為重要的工作內容。當前我國機關事業單位在進行檔案管理的過程中仍存在許多弊端，針對存在的問題不斷進行完善創新，實現我國機關事業單位檔案管理工作水平的快速發展與完善。

參考文獻

[1]新時期事業單位檔案管理的創新方法研究[J].徐春秀.才智.2018（08）

[2]新形勢下事業單位檔案管理與創新[J].歐陽唐喆.中外企業家.2017（33）

[3]淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].薛君.現代經濟信息.2018（04）

作者簡介

劉殿強（1976-），男，漢，山東省沂水縣，大學，研究方向：機關事業單位檔案業務