淺談大數據背景下的電子信息檔案管理

王樹紅

摘 要：隨著云計算技術、互聯網技術的誕生，大數據又帶來了一次技術革命，并行較短時間內席卷各行各業。大數據即一種規模龐大的數據集合，其特征為數據規模十分龐大、數據流轉十分迅速、數據類型十分多樣以及價值密度比較低。通過大數據來管理檔案，能夠有效節約檔案信息查找的時間，提供更加便捷的服務。基于此，本文對大數據背景下的電子信息檔案管理進行分析。

關鍵詞：大數據；電子信息；檔案管理

1 大數據背景下電子信息檔案管理的重要性

1.1 保障企事業單位的信息安全

電子信息檔案中必然會包括關于企事業單位的重要信息，有不少信息還具有高度的法律效力，如若丟失或損壞，將會直接影響企事業單位機構的正常運轉，造成非常不良的社會影響，因此，開展有效的電子信息檔案管理工作是非常有必要的。

1.2 有利于我國各行各業的健康穩定發展

電子信息檔案管理工作旨在保存重要的電子信息檔案信息，這些信息有時會影響我國各行各業的發展狀態和發展方向，因此，開展科學、高效的電子信息檔案管理工作，將有利于我國各行各業的健康穩定發展。

2 當前企業電子檔案管理現狀及存在問題

2.1 檔案管理設施與技術相對落后

對企業單位而言，其在對人事檔案相關管理隊伍進行建設的時候，缺乏不但精通檔案管理相關技術，而且精通計算機相關技術的綜合性人才。企業在進行檔案信息化管理過程中需要計算機方面的技術支持，盡管目前大部分企業都具備檔案管理的信息系統，但因為對人事管理方面基礎設備的相關投入不夠，導致現行的技術手段仍相對落后，部分企業甚至還采用傳統的管理模式，檔案優勢無法得到最大化的發揮，對企業發展造成了一定的影響。

2.2 檔案管理制度欠缺

目前大部分企業在其人事檔案相關管理方面缺乏完善的管理制度，檔案收集及檔案管理缺乏規范性，經常出現檔案丟失現象或者信息缺失現象。此外，企業在其檔案利用及相關評估方面也缺乏合理性，無法體現檔案真正的利用價值。

2.3 檔案管理人員素質相對低

現階段我國大部分企業中從事檔案管理方面工作的人員通常都身兼數職，其檔案缺乏專人管理，導致檔案管理工作效率低下；從事檔案管理方面工作的人員其學歷普遍較低，且年齡也普遍偏大，因此對新事物方面及新知識方面的接受能力不強；大部分檔案管理者缺乏相關培訓，專業知識匱乏，專業技能較差。目前大部分企業仍采取傳統的檔案管理模式，信息化管理的程度普遍較低。

3 大數據背景下電子檔案管理完善措施

3.1 建成互相聯通的平臺，實現資源共享

要實現檔案資源的多樣化，依法管理檔案資源，各級國家機關、團體、企業事業單位檔案實現應歸盡歸、應收盡收；檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善。而為了滿足這一要求，建立一個相互聯通、資源共享的檔案平臺就顯得至關重要。

目前，國家批準的各級檔案室已初步形成一個檔案傳輸、利用的平臺，如何深化檔案館信息化建設、提高不同檔案館間信息的匹配程度、滿足跨領域和部門間信息查詢多樣化的要求，是大數據時代背景下電子檔案管理進一步發展需要思考和解決的問題。

3.2 注重一體化、標準化的管理模式

未來的檔案館將是一個集合了多部門、多領域、多層次的綜合信息存儲、查詢平臺，各級檔案館內部的資源分級、有效管理，是大數據技術運用的必備條件。因此，對現有的檔案應當按照規范合理分類、分級，以確保檔案傳輸、查詢的效率。數字檔案館建設過程中，各種標準規范相互聯系、相互制約，構成了一個動態的、高效的數字檔案館標準體系。因此，在數字檔案館建設的過程中，需要考慮到各方面、各層次、各領域要求的相互平衡與制約，既要遵循電子政務相關標準要求，又要遵循檔案信息化相關標準要求；在考慮檔案需求的同時，兼顧文件的需求；運用現在電子檔案的同時，考慮傳統檔案數字副本的需求。由此形成一個協調統一，兼顧各方的綜合檔案管理系統。

3.3 完善檔案管理制度

企業單位在收集檔案相關信息、整理信息以及提取信息的過程中需采取一體化形式的控制，而且還應在檔案管理相關工作中實施相應的考核機制，特別是基于大數據社會環境下，其相關工作者必須不斷豐富自身的專業知識、不斷提升自身的專業技能，做到與時俱進，此外還能對其相關工作者進行督促，激勵其工作積極性。

3.4 提升檔案管理人員素質

伴隨大數據的廣泛應用，對于檔案管理而言，傳統的管理模式已無法與社會發展需求相適應，必須對其進行創新，提升相關工作者的綜合素質。主要可從兩方面改進：其一，從事檔案管理的工作者必須具有較強的時代意識，確保其知識水平和技術能力做到與時俱進，以符合大數據社會背景的發展要求；其二，從事檔案管理的工作者必須熟練掌握大數據相關技術，可以利用這些技術對檔案數據進行開發、利用，增加其利用范圍。

3.5 提高檔案管理員隊伍建設

檔案管理的效率很大程度上取決于檔案管理員的素質，因此，應當提高檔案管理員隊伍的建設。

（1）檔案館招聘時應當選擇專業的、綜合性的檔案管理人才。檔案管理員的工作不僅限于檔案的整理，還應當包括電子檔案的接收、存儲、修改檔案格式、監控系統分類等。因此，需要管理人員同時具備檔案管理知識和計算機知識，對于檔案管理人員的招聘也應當注重全方位專業技能、專業素質綜合考量。

（2）定期進行管理人員培訓。檔案信息化建設改變了傳統檔案的管理方式，但部分管理人員沒有意識到信息技術對于檔案管理的重要意義，認為信息技術只是幫助檔案更好的保存，而忽視了信息技術起到的集中、篩選、分析等功能，阻礙了檔案管理水平的提高。因此，應當定期舉行檔案管理者培訓，普及信息技術及其在檔案管理方面的應用知識，增加檔案管理人員的業務能力和業務水平，加強管理人員素質培養，建立信息時代、高水準的檔案管理員隊伍。

（3）建立良好健康的競爭機制，合理設置崗位的同時，做到各崗位人才的互通、配合，真正發揮人才的價值，真正調動起檔案管理人員的積極性、主動性。

3.6 完善網絡查詢平臺的建設

各電子檔案館的網絡查詢平臺，成為用戶接觸到電子檔案館的首要媒介。如果網絡平臺上檔案信息分類不明確、查詢方法過于復雜，會造成用戶，尤其是中老年階層，對于電子檔案查詢無從下手，大量蘊含價值的信息無法很好的為用戶、社會服務。因此，電子檔案館應該加強對其網站的建設，實現電子檔案信息分類清晰；電子檔案查詢操作簡單化，在頁面上設置查詢引導；對于需要查詢紙質檔案的用戶，提供當地檔案館的地址，或幫助預約查詢時間；對于需要對數據進行分析、預測的用戶，可通過專家通道，找到與用戶需求相匹配的專家。完善網絡平臺的建設，不僅能提高電子檔案服務于用戶的水平，更能夠為建立人性化、智能化的電子檔案管理系統提供幫助。

4 結語

在大數據的社會背景之下，檔案管理相關工作也必將面臨新的挑戰，但是有挑戰便會有機遇，所以其相關工作人員需積極學習相關理論知識及技術知識，不斷提升自己的業務能力，牢牢抓住機遇，那么其檔案管理工作便會獲得新的發展空間，實現其更大的價值。

參考文獻

[1]付雙雙.大數據時代高校檔案建設轉型思考[J].山西檔案，2015（06）：57-60.

[2]姜文燦.電子信息類檔案管理的風險控制研究[J].管理觀察，2015（31）：181-182+185.

[3]馮圓.大數據在國有事業單位房產管理中的應用[D].西安工業大學，2015.