航天企業PDM系統電子文件歸檔與管理過程研究

黃韻潔

摘 要：本文從電子文件形成、移交檢驗、組織管理、歸檔鑒定與整理、電子檔案利用、價值鑒定和存儲備份七個階段對航天企業PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理過程進行研究并論述了具體實現方法。

關鍵詞：電子文件歸檔；電子檔案管理；過程

隨著數字化產品研制技術在航天企業的廣泛應用，產品數字化協同研制和管理模式的實施不斷深入，產品數據管理（以下簡稱PDM）系統已成為航天企業產品研制、設計、制造的核心應用平臺，大量電子文件不斷在PDM系統中形成和管理。在此背景下，電子文件歸檔與管理流程也需隨之改變，由注重電子檔案的后端管理向增強電子檔案的前端控制轉變，實現電子文件的及時歸檔和統一管理迫在眉睫。

1 PDM概念

PDM的概念自提出后一直在不斷地發展和完善，綜合學術界各類觀點，對PDM的理解可以總結為：基于軟件，以產品管理為核心，能夠為產品的設計和制造提供協同工作環境，實現面向產品及其關聯數據、過程的全生命周期管理的技術[1]。

2 PDM系統電子文件歸檔與管理流程設計

結合《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，PDM系統電子文件歸檔與管理流程設計應以保障電子文件的真實、可靠、完整和可用為目標，落實電子文件歸檔和電子檔案管理的前端控制、全程管理、統一管理[2] 原則，利用信息化手段實現電子文件歸檔的全過程管理，為保障科研生產工作的順利開展提供檔案資源服務。PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理全過程應涵蓋電子文件形成、移交檢驗、組織管理、歸檔鑒定與整理、電子檔案利用、價值鑒定和存儲備份七個階段。

2.1 電子文件形成階段

產品設計人員在PDM系統中創建電子文件并提交審批，經審批流程中各環節流轉后，文件若通過審批，則轉為不允許修改的受控狀態。進入受控狀態是電子文件向數字檔案管理系統移交的前提。在此階段，PDM系統一方面應對電子文件進行統一分類與標識，基于產品結構樹組織和關聯相關數據，并維護電子文件的一致性和關聯性，保證產品電子文件的完整性和可追溯性；另一方面在電子文件形成過程中采集相關元數據信息，包含電子文件產生的背景信息、電子文件的屬性信息、組織電子文件的信息（如產品結構樹）等，并保證其完整和有效，若缺少信息或信息不合法則不能完成文件審批，從文件產生源頭實現電子文件的前端管控。

2.2 電子文件移交檢驗階段

為實現電子檔案的集中和統一管理，建議采用物理歸檔方式實現PDM系統電子文件向數字檔案管理系統的在線移交。PDM系統將受控電子文件及其元數據信息按照產品結構樹進行組織，通過數據接口向數字檔案管理系統推送。數字檔案管理系統接收后，自動進行數據的“四性”檢驗，檢驗未通過的數據駁回PDM系統重新組織提交。

數字檔案管理系統對接收的電子文件進行 “四性”檢驗，即檢驗移交電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性[2]。真實性即保障電子文件及其元數據在移交與接收檢驗時內容及信息的一致，可通過MD5校驗碼、數字簽名、建立可靠傳輸平臺等方式進行驗證。可靠性即確保電子文件移交人及接收檢驗人身份的合法，可通過驗證移交電子文件來源、移交人及接收檢驗人身份、權限控制、用戶行為審計等方式進行保障。完整性即保障移交電子文件內容及其元數據信息的完整，一方面需要保障元數據信息、電子文件的完整和有效，可對必填元數據信息進行非空性檢驗，對電子文件的數量、大小等進行比對或通過MD5碼進行驗證，另一方面需要保障移交數據內容的完整，需要在電子文件移交時對應形成移交清單，明確電子文件內容及其元數據信息，確保移交數據內容的齊套性。可用性即保障移交電子文件的可理解和可被利用。PDM系統應對移交的電子文件進行格式檢驗，專用格式的電子文件必須轉換為通用格式，并自動檢測轉換失敗的電子文件，通過系統日志進行記錄和提示，用戶依據日志信息對轉換失敗的電子文件重新轉換，保證電子文件可以正常瀏覽。

2.3 電子文件組織管理階段

對檢驗通過的電子文件，數字檔案管理系統依據產品結構樹自動建立產品資源樹節點，并將接收的電子文件及其元數據信息自動對應到相應的資源樹節點下，形成現行文件。通過對現行文件的合理組織管理，可以實現用戶對電子文件的快速借查閱，提高電子文件利用效率。

2.4 電子文件歸檔鑒定與整理階段

在數字檔案管理系統中對現行文件進行歸檔鑒定，篩選具有保存和利用價值的現行文件。然后對篩選出的電子文件進行元數據信息完善，包括編制文件檔號和設置檔案分類。最后，將信息完善的電子文件確認歸檔，成為電子檔案。在此階段應同步采集電子文件歸檔鑒定和整理的人員、操作時間、操作內容等信息作為電子文件的元數據項。

2.5 電子檔案利用階段

電子檔案利用階段應涵蓋資源檢索及知識服務兩個方面的內容。在資源檢索方面，用戶基于關鍵詞對目錄等結構化數據進行檢索，或基于系統的語義分析技術實現對非結構化數據的全文檢索。在知識服務方面，在數字檔案管理系統中構建知識管理模塊，自動分析并挖掘文件之間的關聯關系，形成專題信息，并由檔案管理員進一步組織形成檔案專題。檔案管理員基于系統功能分析用戶需求，自動挖掘檔案資源之間的關聯性，為用戶提供多層次的信息主動推動服務。電子檔案利用過程應建立精細化的瀏覽權限分配方案，用戶若具備相應的瀏覽權限，則可在線進行電子檔案的安全瀏覽；若不具備瀏覽權限，則經審批通過后可以瀏覽。電子檔案瀏覽權限到期后，系統自動收回瀏覽權限。

2.6 電子檔案價值鑒定階段

電子檔案應按照企業檔案管理相關要求定期進行價值鑒定。在數字檔案管理系統中設置部門鑒定人員及價值鑒定委員會成員角色，檔案管理員按照年度檢索鑒定范圍內的電子檔案，由部門鑒定人員對電子檔案進行初步鑒定，價值鑒定委員會成員對電子檔案進行最終鑒定。系統根據最終鑒定結果自動更改電子檔案的保管期限信息，并將無保存和利用價值的電子檔案轉移至銷毀庫。

2.7 存儲備份階段

在數字檔案管理系統中設置電子檔案的在線存儲和備份機制。電子檔案應能夠通過系統的批量導出功能，以元數據為單位進行組織后導出，并按統一規則（如采用文件檔號）命名。基于數字檔案管理系統、備份軟件及備份設備，建立完善的備份策略，以在線備份和離線備份相結合的方式實現電子檔案的異質異地備份。數字檔案管理系統中的檔案數據通過備份軟件在線備份至備份服務器；通過備份軟件將備份服務器上的數據備份至離線備份設備。通過離線備份設備的復制轉換功能形成電子檔案的光盤、磁帶、縮微膠片等，然后運輸至異地存儲中心進行存放，實現異地災備。當本地檔案數據庫發生故障，造成數據損壞或丟失時，可按順序選擇從在線備份設備、離線備份設備進行數據恢復；當本地屏蔽機房遭受物理損壞時，依靠異地存儲中心進行數據恢復。

3 結束語

電子文件歸檔與管理是電子文件全生命周期管理的重要環節，是為企業收集、積累具有寶貴價值資源的重要保障。在產品數字化協同研制模式快速推進的大環境下，應將檔案信息化與企業產品研制信息化統籌規劃建設，優化檔案管理業務流程，更好地發揮電子檔案為科研生產服務的價值作用。

參考文獻

[1]黃曙榮，安晶，王偉，陽程，《產品數據管理 PDM原理與應用 》，江蘇大學出版社，2014，4-5頁

[2]國家檔案局，《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，2016，13-14頁