大數據背景下檔案管理工作的強化措施

趙巖

摘 要：隨著科學技術的快速發展和進步，在當前大數據背景下，事業單位檔案管理工作面臨著新的挑戰。事業前段時間作為社會公共服務服務的職能部門，擔負著各方面的社會服務任務。由于檔案對于事業單位的發展至關重要，因此在當新大數據背景下，需要加強事業單位檔案管理工作，全面提高事業單位檔案管理的水平，更好的促進事業單位的健康、持續發展。

關鍵詞：大數據背景；事業單位；檔案管理；優勢；強化措施

當前各種先進的發展，有效的推動了現代產業的進步。特別是大數據技術的應用，使各行各業發生了較大的改變，同時也有效的促進了事業單位檔案的科學化管理。事業單位作為社會公共服務職能機構，在大數據時代，其對事業單位檔案管理工作帶來了全新的挑戰，基于這種情況下，需要充分的發揮大數據技術的優勢，全面推動事業單位檔案管理工作的創新發展，確保事業單位檔案管理工作效率和質量的全面提升。

1 大數據背景下檔案管理工作的優勢

1.1 實現檔案虛擬存儲，降低檔案管理成本

檔案是社會發展過程中留存下的珍貴資料，其是人類創造自然和改造自然的重要支持，具有非常重要的價值。但隨著時間的發展，檔案脹庫現象普遍存在，這給檔案資料檢索和檔案管理成本帶來了較大的難度。基于大數據背景下，通地運用大數據技術來對海量檔案信息進行處理，構建檔案數據庫，實現檔案信息資源的有效檢查和利用，可以進一步推動檔案的數字化發媕娿，實現檔案信息的虛擬化存儲，降低檔案管理成本，全面提高檔案管理工作的效率。

1.2 檔案檢索更加便捷，電子文檔利于管理

一直以來檔案管理工作中都存在重藏輕用的問題。基于大數據背景下，通過計算機內的檔案系統即可以實現檔案信息的高效檢索，只需要輸入檔案的關鍵詞、時間、日期和類型等，都能夠快速檢索到所需要的檔案信息，有效的促進了檔案服務工作的完善。而且通過構建檔案信息資源庫，有效的拓破了檔案信息利用上的時間、空間和地域方面的限制，檔案信息價值更好的體現出來，有效的推動了檔案信息資源的共享。

2 大數據背景下檔案管理工作的強化措施

2.1 制定嚴謹的數字化檔案管理規章

對于事業單位檔案管理工作來講，在當前大數據背景下，需要加快推動檔案的數字化發展，即需要通過制定一系列完善的檔案管理規范，并借助于電子技術來對檔案信息進行存儲，保證檔案信息的全面性和完整性。進一步建立健全事業單位數字檔案管理制度，確保檔案管理人員能夠在實際工作中嚴格按照制度開展各項工作，全面提高檔案管理工作的水平。

2.2 完善檔案信息化、數據化管理機制

基于大數據背景下，事業單位檔案信息化和數字化管理進程不斷加快，在這種情況下，則要通過建立健全檔案信息化和數字化管理機制，明確檔案信息化管理制度，從而為檔案管理工作提供制度保障。而且在檔案信息化和數字化發展過程中，還要安排高素質的檔案管理人員，加快構建檔案數據庫，并實現檔案數據庫的高效使用，以此來推進檔案管理的信息化和數字化建設。另外，在檔案信息化建設過程中，還要做好安全防范工作，明確檔案管理人員的具體職責，確保檔案數據資料的安全，有效的推動檔案信息化和數字化的發展。

2.3 提高檔案信息的開發效率，實現檔案資源的共享和傳遞

在當前大數據背景下，通過推動檔案信息資源的共享，可以有效的提高事業單位檔案信息資源的高效利用。這就需要在實際工作中，需要加快推動信息資源的共建工作。即要通過建立檔案信息資源管理系統，構建完善的檔案信息共享平臺，全面提高檔案信息資源的利用效率。同時還可以通過開發檔案網站，將各單位的檔案管理信息系統有效的連接起來，實現局域網內的檔案信息資源的共享，全面提高事業單位工作的效率，使其能夠更好的為社會提供優質服務。

2.4 做好檔案信息管理的安全保障

檔案信息資源是重要的物質和精神財富。事業單位檔案信息的安全是事業單位得以健康發展的重要保障。因此在當前大數據環境下，需要處理好檔案信息利用及檔案管理安全管理之間的關系。對于檔案管理部門來講，要積極尋求與大數據公司或是上一級信息部門進行合作，進一步開發大數據相關技術，并打破行業體制的束縛，積極探索對檔案安全技術的維護。基于大數據發展的角度來看，需要加快完善分布式構架技術，以此來降低檔案信息數據監管風險性。可以在實際工作中通過建立加密式局域網絡，構建檔案信息資源交流庫，加快促進紙質文字 表格的數字化轉化，融合數字資源信息，并做好檔案管理部門的終端的維護工作，確保檔案信息資源的安全。

2.5 構建智慧型的頂層云平臺

首先是構建智能型的存儲系統、分析系統、挖掘系統和訪問系統，這是智慧型頂層云平臺的核心，然后是制訂與之匹配的管理制度，相互間的良好配合才能實現共享數據、動態交流的目標。具體包括以下主要層次。

第一，基礎設施層，其功能包括集成分散的計算機設備、網絡設備等物理資源，通過網絡技術、虛擬技術等使之變為一個“資源庫”，云平臺對這個“資源庫”可以進行實時調度，并對其分區化管理，為云平臺提供數據存儲、查詢等功能。

第二，用戶平臺層，用戶所接觸的并不是基礎設施層，而是平臺層，用戶平臺層最大的特點是面向用戶，并為其提供相應的檔案服務。用戶通過對主要程序的控制，接收所需要的電子檔案。同時，此平臺還可以向用戶提供查詢數字檔案公共資源、檔案政務服務等功能。

2.6 培養高標準檔案專業人才

檔案數字化、信息化管理工作形式比較程序化，尤其是在大數據的背景條件下，繁瑣的數據處理，加上該工作與其他工作之間的聯系性不強，其探索研究和發展的空間有限，致使該工作的效能和效率不高，檔案管理人員需要提高信息化、數字化處理的能力。一是要積極招聘引進高校培養出來的檔案專業技術管理人才，充實到檔案管理隊伍中；二是要加強對檔案管理人員的檔案專業技術培訓，特別是檔案信息化、數字化技術處理方面的培訓；使檔案管理人員能夠熟悉應用信息化、數字化的軟件，對事業單位檔案信息化、數字化管理進行熟練的掌握和操作，不斷提高檔案信息化、數字化管理工作的效率。

3 結束語

在當前大數據背景下，事業單位檔案數字化重審的重要性更好的凸顯出來，因此事業單位明確大數據對檔案管理工作的重要意義，并結合自身的實際情況來積極有效的措施來加快推動檔案管理工作的發展。在大數據技術在檔案管理工作中應用過程中，要求單位要對有價值的數據進行處理，并深入挖掘，進一步明確數據挖掘的目的，避免造成人力、物力和財力上的浪費。更好的發揮出大數據的優勢，全面提高檔案管理工作的水平。

參考文獻

[1]魏一偉.信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化[J].辦公室業務，2016（10）.

[2]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013，（16）

[3]張欣.解讀大數據時代下檔案管理的價值提升[J].理論觀察，2014（1）.