關(guān)于加強物業(yè)檔案管理工作的思考

肖天翔

摘 要：城市快速發(fā)展過程中，房地產(chǎn)業(yè)的繁榮，人們對物業(yè)管理水平也有了更高的要求。物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作中非常重要的一項內(nèi)容，其直接與物業(yè)管理工作效果息息相關(guān)，因此需要重視物業(yè)檔案管理工作，使其能夠更好的服務(wù)于物業(yè)管理工作和服務(wù)于業(yè)主。文中分析了物業(yè)檔案的特點，并進一步對加強物業(yè)檔案管理工作的措施進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：物業(yè)公司；物業(yè)檔案；檔案管理；特點；措施

物業(yè)檔案是在物業(yè)開發(fā)和管理活動中形成的具有保存價值的原始記錄，在物業(yè)管理工作開展過程中，每一個環(huán)節(jié)都離不開物業(yè)檔案。物業(yè)檔案是物業(yè)管理工作中非常重要的一項內(nèi)容，通過加強對物業(yè)檔案進行管理，可以為物業(yè)公司的正常運營提供重要的信息支持，使物業(yè)檔案更好的服務(wù)于物業(yè)管理工作和業(yè)主，全面提高物業(yè)公司的物業(yè)管理水平，確保物業(yè)公司競爭力的提升。

1 物業(yè)檔案的特點

1.1 檔案管理的動態(tài)性

物業(yè)檔案管理較為繁瑣，但并不復(fù)雜。物業(yè)檔案相對較為固定，且具有統(tǒng)一的規(guī)格樣式。在物業(yè)管理工作中，由于物業(yè)公共部位的維修和養(yǎng)護、業(yè)主物業(yè)權(quán)屬變更發(fā)生變化、物業(yè)使用人租賃關(guān)系改變而發(fā)生變動性，要求物業(yè)檔案管理人員要針對這些變化而產(chǎn)生的文件材料進行收集，保證物業(yè)檔案能夠反映一個物業(yè)單位的完整變化。因此物業(yè)檔案管理具有較強的動態(tài)性。

1.2 檔案內(nèi)容的憑證性

在物業(yè)管理工作不斷完善過程中，物業(yè)檔案種類也不斷增加。當(dāng)前物業(yè)公司管理工作中形成的檔案可以歸納為兩部分，即維持物業(yè)公司各項工作正常運行的工作類檔案及物業(yè)公司在業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各種專業(yè)檔案。這些檔案信息具有重要的憑證性，能夠有效的維護物業(yè)公司和業(yè)主雙方的利益。

1.3 檔案利用的局限性

物業(yè)檔案不僅包括物業(yè)日常管理工作中房屋維修、綠化和保潔等普通檔案，同時也包括更多涉及業(yè)主隱私及公司商業(yè)機密的檔案。即物業(yè)檔案具有公開性和隱密性，這也使物業(yè)檔案利用存在一定的局限性。物業(yè)管理工作主要是圍繞業(yè)主日常生活的各個方面展開，與業(yè)主的日常生活緊密聯(lián)系，因此物業(yè)檔案利用率較高。這就需要在實際利用過程中要把握好物業(yè)檔案公開和保密之間的尺度。

2 加強物業(yè)檔案管理工作的措施

2.1 增強檔案管理意識

在物業(yè)公司發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)者作為經(jīng)營管理工作的核心所在，因此要想加強物業(yè)檔案管理，則需要提高領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識，使其意識到物業(yè)檔案對物業(yè)管理工作的重要性，因此全面提高公司員工的檔案管理意識，進一步促進物業(yè)檔案管理制度的完善，構(gòu)建完善的責(zé)任制度，將物業(yè)檔案管理工作責(zé)任落實到每個人頭上，并將檔案管理工作作為物業(yè)管理工作考核的重要指標(biāo)，從而在公司內(nèi)部形成良好的氛圍。同時，還要將物業(yè)檔案管理工作納入到物業(yè)管理工作計劃中，使公司員工在日常工作中能夠及時收集檔案信息，確保檔案信息的完整性，全面提高物業(yè)檔案收集質(zhì)量，確保物業(yè)檔案管理水平的全面提升

2.2 完善檔案管理制度

檔案管理制度是物業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，而物業(yè)公司卻并未建立起嚴(yán)密的檔案管理制度，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真考核企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀，借鑒其他物業(yè)公司檔案管理的成功經(jīng)驗以及國外的成功經(jīng)驗，逐步完善檔案管理制度，建構(gòu)嚴(yán)密的檔案管理制度體系，提高檔案管理水平。物業(yè)公司可以針對自身的特點，來構(gòu)建完善的檔案管理體系，并重視對檔案管理人員檔案管理制度的培訓(xùn)，使其熟悉具體的制度規(guī)定，并能夠在實際工作中嚴(yán)格按照制度要求來開展檔案管理工作，以此來提高物業(yè)檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。通過建立科學(xué)的物業(yè)檔案管理體系，并結(jié)合具體的措施落實物業(yè)檔案管理體系，抓好物業(yè)管理每一環(huán)節(jié)的工作，逐步提高物業(yè)檔案管理的規(guī)范性。使所有檔案人員都能嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，收集、整理、歸檔、保存物業(yè)檔案，逐步提高物業(yè)檔案管理水平。

2.3 做好物業(yè)檔案收集工作

由于物業(yè)檔案存在種類和載體多的特點，因此要想提高物業(yè)檔案管理水平，則需要做好物業(yè)檔案收集工作。物業(yè)公司檔案管理人員需要及時對物業(yè)管理活動中產(chǎn)生的檔案資料進行收集和整理，進一步豐富和完善物業(yè)檔案信息。收集到的原始材料，需要按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)形式的檔案，實現(xiàn)對檔案信息的分類管理。通過強化物業(yè)檔案收集工作，可以全面提高檔案收集質(zhì)量，確保物業(yè)檔案的完整性和真實性，為物業(yè)管理工作的有序開展起到重要的保障，減少糾紛問題的發(fā)生，進一步促進物業(yè)公司的健康有序發(fā)展。

2.4 引進先進的檔案管理方法，提高檔案管理的信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)檔案管理方法越來越多。就檢索方式上來說，分為計算機檢索和手工檢索，計算機檢索是一種利用計算機軟件實現(xiàn)的高效檢索方式，而手工檢索卻需要耗費大量的人力、時間，給檔案管理工作帶來不便。所以說，物業(yè)公司要積極引進先進的管理方法，引進先進的物業(yè)管理軟件系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作效率。而規(guī)模較小的物業(yè)公司檔案少，檔案管理則可以采用普通的EXCEL表格來完成，根據(jù)檔案工作的需要，重新設(shè)置EXCEL表格的某些選項，然后再將相關(guān)內(nèi)容錄入進去，利用EXCEL表格提高檔案管理效率。引進先進的管理方法可以提高檔案管理效率，減少管理人員的工作量，提高檔案的利用率，使物業(yè)檔案在物業(yè)管理工作中充分發(fā)揮作用和價值，提高物業(yè)管理效率。

2.5 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)

物業(yè)檔案管理水平高低與檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)。因此物業(yè)公司需要重視檔案管理人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作。通過招聘的形式吸引專業(yè)的檔案管理人員加入，提高檔案管理人員隊伍的整體水平。同時針對現(xiàn)有檔案管理人員要開展多種形式的培訓(xùn)和再教育，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)知識水平，使其樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，能夠在實際工作中運用先進的技術(shù)來進行檔案管理，積極推動物業(yè)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，確保物業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量全面的提升。另外，還要重視物業(yè)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高檔案管理人員的責(zé)任意識、保密意識和法制意識，使其能夠認(rèn)真、負(fù)責(zé)的完成檔案管理工作任務(wù)，使檔案更好的服務(wù)于物業(yè)管理，進一步提高物業(yè)管理水平。

3 結(jié)束語

物業(yè)管理作為服務(wù)活動，其服務(wù)水平直接關(guān)系到物業(yè)公司的生存和發(fā)展。物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理工作中非常重要的一項內(nèi)容，貫穿于物業(yè)管理工作的整個過程中，同時也是物業(yè)管理活動開展的重要依據(jù)，因此需要對物業(yè)檔案管理工作給予充分的重視，建立健全物業(yè)檔案管理制度，做好物業(yè)檔案收集工作，全面提高物業(yè)檔案管理人員的專業(yè)水平，創(chuàng)新物業(yè)檔案管理的方法，確保物業(yè)檔案管理工作的提高，使其更好的服務(wù)于物業(yè)管理工作。

參考文獻

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