檔案信息化開發利用探討

賴錫彬

摘 要：隨著信息技術的飛快發展，現代檔案部門管理過程中，推動檔案信息化建設，促進檔案信息化開發利用成為其管理工作的重心，檔案部門應履行自身工作職責，積極開發利用檔案信息資源，滿足社會檔案信息需求。加快檔案信息化建設，分析信息化檔案資料有利于為現代企業發展提供具有價值的參考信息，因此檔案部門，檔案管理人員應注重檔案信息化開發利用，承擔起檔案信息開發管理的責任。本文分析了檔案信息化開發利用中存在的問題，并基于此提出提高檔案信息化開發利用的對策。

關鍵詞：檔案信息化；開發；利用

隨著信息技術的快速發展，檔案信息化建設已經成為各個檔案部門、檔案信息開發管理者工作、研究的重點。檔案信息資源的開發是檔案部門必須履行的工作職責，研究檔案信息資源開發問題，對于提高檔案部門檔案信息資源開發和服務能力具有重要意義。檔案信息化開發利用是指最大程度發掘利用潛在檔案信息，將技術階段的檔案信息轉變為資源階段的檔案信息，滿足來自社會各方面的發展需求，因此加強檔案信息化開發利用對于貫徹科學發展觀、構建社會主義和諧社會具有重要作用[1]。

1 檔案信息化開發利用中存在的問題

1.1 檔案信息化開發利用意識不強

就現階段而言，大多數企業已經意識到檔案信息化開發利用對企業發展的重要作用，但限于檔案信息化建設觀念尚未明確，檔案信息化開發利用的意識并不強烈，沒有投入足夠的資金、人才資源到企業檔案信息化建設中，進而無法完成檔案信息化開發利用。此外，企業職工檔案信息化開發利用的意識也不強烈，對于檔案資源的印象還停留在收集、整理、保管等工作層面，企業檔案管理較為被動，檔案信息化建設較為緩慢，檔案信息沒有得到充分開發和利用[2]。

1.2 缺乏檔案信息化開發利用的設備儀器

要加強檔案信息化建設，檔案信息化開發利用，就必須保證強大技術支持，這離不開計算機軟硬件，相應設備儀器，因此必須完成基礎設備構建。但現階段，大部分企業投入檔案信息化開發利用的設備明顯不足，使用設備都為企業現有的設備，導致檔案信息開發缺乏強大技術支持。檔案信息化開發利用對設備具有較為嚴格的要求，而計算機、交換機、寬帶等設施存在差異，容易導致設備之間不匹配，造成檔案信息化處理效率低下。此外，大多數企業也缺乏根據企業自身需求開發相應檔案管理軟件的能力[3]。

1.3 缺乏檔案信息化開發利用的專業人才

傳統的檔案管理工作，檔案管理人員只要做好檔案收集、整理、保管等工作，對檔案管理人員的綜合素質要求不高。但隨著檔案信息化建設，導致檔案信息化開發利用工作對檔案管理人員專業性要求較高，不僅要具備檔案專業知識、還要具備利用計算機分析、處理檔案信息的能力，現階段企業無疑嚴重缺乏檔案信息化開發利用的專業人才，需要加快具有檔案信息化建設能力的專業人才隊伍建設。

1.4 檔案信息化開發利用安全性不高

隨著計算機技術和網絡技術的發展和普及，給人們生活、工作帶來便利的同時，也為信息安全帶來了威脅。現階段檔案信息化開發利用較為嚴重的問題就是檔案信息的安全性難以保證，尤其對于企業而言，檔案信息一旦泄露，會對其生存、發展產生巨大威脅。目前企業檔案信息化開發利用安全性不高，主要原因是我國關于檔案信息化問題的法律法規尚未健全，檔案信息化在檔案法律基本處于真空狀態，而檔案信息化開發利用技術方面和人員管理方面也存在安全隱患[4]。

2 加強檔案信息化開發利用的對策

2.1 提高檔案信息化開發利用意識

隨著信息時代的到來，加強檔案信息化建設，加強檔案信息化開發利用迫在眉睫。而要加強檔案信息化開發利用，首先就要從對企業員工進行檔案信息化建設知識培訓入手，提高企業檔案信息化開發利用意識。企業管理層要提高對檔案信息化開發利用的重要性認識，提高檔案信息化建設意識，加大資金投入、加快相關企業規章制度建設，盡快完善檔案信息化建設，提高檔案信息化開發利用。此外，要做好企業各部門、各員工檔案信息化建設的宣傳工作，講解檔案信息化建設的目的、意義，讓所有員工認識到檔案信息化開發利用的重要性，調動所有員工參與到檔案信息化建設中，潛移默化提高企業員工檔案信息化開發利用意識[5]。

2.2 加大檔案信息化開發利用的設備投入

企業應加大檔案信息化開發利用資金投入，盡快完善基礎設備、設施構建，投入檔案信息化開發利用中，滿足其基礎條件。企業要購置匹配檔案信息化開發利用的硬件設施，并根據自身情況、發展方向等開發檔案信息化開發利用的軟件，提高檔案信息化開發效率。自身條件不足的企業，可以與軟件公司工作開發，要求軟件公司按照自身要求開發相應軟件，滿足檔案信息化開發利用需求。此外，企業還應做好設備管理工作，定期保養維護，保證設備處于良好的工作狀態，提高檔案信息化開發利用[6]。

2.3 加快檔案信息化開發利用專業人才隊伍建設

檔案信息化開發利用工作對檔案管理人員專業性、技術性要求較高，因此企業應加快檔案信息化開發利用專業人才隊伍建設，培養具有檔案信息化開發利用能力的檔案管理人才。企業加強具有專業檔案只是、計算機數據分析處理能力的復合型人才的招聘，提高薪資標準、福利待遇吸引專業人才。此外企業還應定期對現有檔案管理人員進行專業知識、技能培訓、考核，督促管理人員完善自我，提高檔案信息化開發利用綜合素質，為檔案信息化開發利用提供人才基礎。

2.4 提供檔案信息化開發利用安全保障

隨著檔案信息化建設的加快，相關政府部門應盡快完善檔案信息化的法規條例，為企業檔案信息化開發利用提供法律保護，提高一定的安全保障。此外，企業也應做好要檔案信息系統安全防護工作，從購買先進病毒防御軟件，做好檔案信息系統漏洞監測、及時安裝系統補丁等入手，提高檔案信息化開發利用安全性。另外，企業還應做好檔案管理人員的管理工作，對檔案管理人員積極開展道德素質教育、職業素質教育，制定相應規章制度，防止人為泄露檔案信息。

2.5 建設檔案信息數據庫

企業應建設自身檔案信息數據庫，使得在一定范圍內形成檔案信息資源共享，由各部門將部門檔案信息輸入，檔案管理人員進行管理。此外還應建立相應檔案收藏目錄、檢索目錄，對數據庫的使用權限等，更好幫助檔案管理人員進行檔案信息化開發利用。

3 結語

總之，隨著信息時代帶來，信息技術的發展，檔案信息化建設、檔案信息化開發利用成為檔案管理的重點研究方向，檔案管理者要提高對檔案信息化開發利用的重視度，不斷完善自身專業能力，應用技術和設備做好檔案信息化管理工作，發揮檔案信息資源的全部價值，促進企業的發展。

參考文獻

[1]劉波.大數據檔案信息化建設及其開發保護和利用[J].科技創新導報，2017，14（34）：158+160.

[2]高子靜.推動電力企業檔案信息化建設 促進檔案開發利用[J].檔案學研究，2017，11（S2）：32-35.

[3]陳永霞. 檔案信息化與檔案保護和開發利用[A]. 《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——管理科學與經營決策學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：，2016：1.

[4]趙婧儒.新時期檔案管理的要點分析[J].知音勵志，2015，17（23）：62.

[5]許明蓉.怎樣提高檔案信息化的開發與利用[J].廈門科技，2015，12（01）：44-46.

[6]馬玉敏.淺析檔案信息化的開發利用[J].中國管理信息化，2014，17（18）：122.