國有企業檔案管理工作存在的問題及對策

周琳琳

摘 要：國有企業在我國經濟發展中起著主導作用，當下我國經濟發展面臨新的形勢，為增強國有企業的活力、控制力和影響力，必然要對國有企業進行改革。在國有企業改革與發展過程中，要做好檔案管理管理工作。檔案管理工作不僅涉及到人事調動，還記錄著國有企業日常工作和生產活動的相關數據，對推動國有企業的改革與發展起著重要的作用。

關鍵詞：國有企業；檔案管理；存在問題；退出企業；

進入新時期以來，黨和政府高度重視國有企業檔案管理工作，國家檔案局印發了《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，要求國有企業檔案工作要遵守《檔案法》的規定，認真落實《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的要求，逐漸實現檔案管理數字化、科學化、現代化、法治化，提高國有企業檔案管理工作水平，將國有企業檔案管理工作對國有企業發展的推動作用發揮出來。檔案管理工作貫穿于國有企業各項工作之中，涉及到國有企業的每一名員工，影響著國有企業的改革與發展。但長期以來國有企業的檔案管理工作，因受各種不利因素的影響，導致檔案管理工作水平不高，效率較低，影響著檔案管理工作作用的發揮。

1 檔案管理工作存在的主要問題

1.1 重視程度不夠

黨的十九大以來，黨和政府對國有企業的檔案管理工作提出了更高的要求，要求推動國有企業檔案管理工作的數字化和現代化建設。但是從國有企業的實際情況來看，國有企業檔案管理工作處于一個不受重視的地位，國有企業管理者未從思想上認識到檔案管理工作的巨大作用，在檔案管理工作上資金投入不足，導致國有企業檔案管理工作設施缺乏，信息化設備較少，檔案管理工作難以實現數字化。其次對檔案管理工作的重視程度不夠，致使國有企業檔案管理工作的服務作用難以發揮，不能夠在國有企業的改革過程中，跟上國有企業改革的步伐，成為國有企業改革中“拖后腿”的存在，影響著國有企業改革的速度。此外因得不到管理層的重視，國有企業檔案管理工作較為隨意，工作效率較低，對國有企業的人事資料、生產資料的收集、整理、分類等工作自然也無法做到位，且在內容格式上存在較多錯誤，沒有落實國家檔案局所規定的標準，使國有企業的檔案管理工作較為混亂，調用和保管檔案工作存在著較多的漏洞。

1.2 現代化水平較低

科學技術的進步極大的改變了檔案管理工作的現狀，數字化、現代化成為檔案管理工作的發展方向，我國檔案管理部門也極力提倡和推動國有企業檔案管理工作的現代化水平，但是因各國有企業的管理情況不同，對待檔案管理工作的重視程度不同，導致國有企業的檔案管理工作現代化水平較低。國有企業檔案管理工作現代化水平較低主要體現在管理現代化和信息化兩個方面。從信息化水平來看，在部分國有企業中，檔案管理工作仍然以人工為主，信息化設備較少，個別的甚至沒有信息化設備，檔案的整理和分類完全依賴于人工。雖然部分國有企業在檔案管理工作上引入了信息化設備，配置了局域網平臺。但是因缺乏專業的技術人才，導致信息化設備處于擺設狀態，沒能發揮出信息化設備的工作能力。從現代化管理工作來看，國有企業的檔案管理工作仍是傳統的管理模式，沒有或較少應用現代化管理手段，管理人員的工作積極性較低，檔案管理工作效果較差，導致國有企業檔案的收集、整理、分類、查閱、調用等工作手續繁多且麻煩，不利于現代化國有企業的發展。

1.3 檔案的開發利用程度較低

因國有企業檔案資金投入不足，檔案管理人員較少，導致國有企業的檔案管理工作職能將工作重心放到檔案的收集、整理、保管等工作上，對檔案的開發和利用較少。國有企業的檔案管理工作不僅僅是收集和整理檔案，而是應整合檔案資源，讓檔案管理工作服務于國有企業的發展。如可對國有企業中關于生產情況的檔案記錄進行整理，尋找出國有企業在生產方面的問題，從而為國有企業的管理層提供科學的依據。但是因檔案的查閱、整理是個費時費力的工作，加上不受管理層的重視，導致國有企業的檔案管理存在著開發利用程度較低的問題。

1.4 退出企業檔案管理的問題

近年來隨著國有企業改革的深入，部分國有企業關閉下屬破產、經濟效益較差的國有企業，整合國有企業的資源，以推動國有企業更好的發展。隨著退出企業的增多，涉及到退出企業職工的檔案轉移問題逐漸增多，但是因國有企業檔案的歸檔、保管工作不力，導致退出企業的檔案管理存在著以下問題：1.檔案材料過于分散。因在檔案的日常管理、保管、歸檔方面的不足，國有企業的檔案收集到的資料過于分散，且因后期沒有很好的整理所收集的資料，導致國有企業的檔案部分在員工手中，部分在檔案室，沒有形成詳細完備的檔案資料。以致于在退出企業的檔案移交工作上無法有效的進行，所移交的資料也是不完整的，給轉入檔案的單位帶來了極大的麻煩。2.檔案移交手續不規范。退出企業的檔案管理人員在調動工作或離職前，常常未能按規定辦理檔案移交手續。或者在移交過程中，移交手續不規范，監管制度執行不嚴，人為造成了檔案的不齊全、不完整，導致無法真實全面地反映立檔單位的歷史全貌。補辦檔案現象嚴重。因檔案管理工作保管不力，或在員工個人手中的檔案，存在著信息不全、格式錯誤、內容錯誤等問題，導致退出企業在移交檔案時，需要補辦檔案，才能夠順利的完成移交工作。4.影響職工權益和個人利益。近年來，隨著國有企業關停并轉的不斷增多，大量的下崗職工與原企業解除了勞動關系。雖然，有部分下崗職工會選擇在職介中心辦理檔案托管，但仍有大部分下崗或協保人員的檔案仍然會放在原企業保管，退出企業對這部分職工檔案的管理不規范、責任不明確問題凸顯。再加大多數職工對自己的檔案不知情，不重視，不能及時發現問題，到需要查找或辦理退休時已時過境遷，責任往往無處追討，由此給職工權益和個人利益造成了直接的損害。

1.5 檔案管理人員問題

國有企業檔案管理人員存在的問題主要是缺乏專業的檔案管理人才、檔案管理人員流動性較大、管理人員素質較低。出現缺乏專業檔案管理人才的主要原因是國有企業很少招募檔案管理人員，通常由辦公室人員兼任或轉任，因檔案管理工作并非本職工作，部分兼任人員并未將主要精力投入到檔案管理工作上，導致檔案管理工作水平較低。其次檔案管理人員流動性較大，一是兼任人員被調職，二是檔案管理工作待遇較低，管理人員主動申請調職或輪值。最后管理人員素質較低是因為對檔案管理工作不重視引起的，因缺少專業人員，且后期的培訓工作較少，導致檔案管理工作人員的整體素質較低，影響著國有企業檔案管理工作效果的提升。

2 提升國有企業檔案管理工作水平的措施

當下國有企業的檔案管理環境發生了變化，為適應國有企業的改革和發展，國有企業檔案管理者要認識到檔案管理工作日趨復雜化的現狀，提升檔案管理工作的信息化水平，采取現代化的管理手段，促進國有企業檔案管理工作邁入高效化、科學化、系統化的階段。

2.1 提升檔案管理現代化水平

提升國有企業檔案管理現代化水平，主要是在檔案管理中引入現代化管理方式，推動國有企業檔案管理的信息化工作。1）首先在引入現代化管理方式上，要改變國有企業檔案管理依賴人工管理的方式，要利用檔案管理的信息化設備，實現檔案管理的智能化。國有企業要調整檔案管理工作模式，在檔案管理工作中落實責任管理、質量管理、計劃管理、系統管理等現代化管理方法，完善檔案管理工作制度，推行責任工作制度，明確檔案管理人員的職責和工作內容。對管理人員的工作進行質量管理，嚴把質量關，要求檔案管理人員必須按照國務院和國家檔案局的相關規定進行，嚴格落實檔案制定標準，設立績效管理制度，對質量合格的員工進行獎勵，以獎勵促進管理質量的提升。要根據國有企業的改革和發展需要，有計劃的開展檔案整理工作，充分利用檔案，為國有企業的改革和發展提供信息支持。2）在國有企業檔案管理工作的信息化建設上，首先要加大投入，購買檔案管理信息化建設所需要的計算機設備、網絡設備、掃描儀、輸入設備等硬件設施，還要購買相應的管理軟件，構建檔案管理局域網，可接入國家檔案局網絡，進一步提升檔案管理工作的信息化程度。其次對檔案室內的檔案進行數字化處理，錄入到數據庫中，并采取加密處理措施，防止檔案信息的泄露。最后利用檔案管理軟件，實現信息化的管理工作方式，主要在檔案的收集、整理、分類、歸檔、查閱、移交、保管等方面實現信息化，從而為檔案智能化管理奠定基礎。

2.2 加強檔案管理人員隊伍建設

針對當下國有企業檔案管理人員調換頻繁的問題，國有企業的管理者要重視檔案管理工作，注重引入高素質的檔案管理人員。首先改變檔案管理工作由其他辦公室人員兼任的現狀，要專人專崗，由專業的檔案管理人才負責。其次要改變檔案管理工作人員流動性較大的問題，提高檔案管理人員的待遇，提升檔案管理人員的服務意識，讓檔案管理人員熱愛本職工作。最后要加強檔案管理人才的引入工作，對現有的檔案管理人員進行業務培訓，提升其理論知識和業務能力。

2.3 針對退出企業的措施

退出企業的檔案管理工作較為繁瑣，提高退出企業檔案管理工作，要依托上級單位的支持，由上級單位派來專業的檔案管理人員幫助破產企業進行檔案移交工作。首先要做好檔案的整理工作，對退出企業的檔案進行整理，檢查歸檔記錄，確保所有的檔案都在檔案室內。在整理時要分門別類，重點做好人事檔案的整理工作，為后期的人員檔案移交工作奠定基礎。其次認真審查檔案信息的準確性，查看檔案中所記錄信息是否真實，檔案是否有缺頁漏頁現象，若有則要聯系相關人員，調閱歸檔、查閱記錄，及時的確定責任主體。對于退出企業中的人事檔案，若無移交單位，則移交至上級單位黨辦或人力資源部門，不可交給個人保管，防止檔案信息的泄露。

2.4 提高檔案的有效利用

提高檔案的有效利用，就是在國有企業的檔案管理工作上，對國有企業一些不需要保密的檔案，進行整理與分類，對其中的信息進行篩選，將其中有利于國有企業改革與發展的部分整理出來，放置到國有企業檔案管理網絡上，實現內部共享。為保證檔案信息的安全，一是要建立安全技術防范的局域網絡，對檔案信息進行加密；二是要實行賬戶驗證系統，只允許持有國有企業賬號的員工，在國有企業內部網絡中登錄和查閱檔案資料。

3 結語

綜上所述，國有企業的檔案管理工作存在著一些問題，影響和制約著國有企業檔案管理工作的發展。通過對國有企業檔案管理工作問題的分析和研究，加強國有企業檔案管理的現代化水平，提高人員素質是有效的解決途徑。

參考文獻

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