工程檔案信息化管理的策略分析

曹蒙

摘 要：工程檔案作為記錄整個工程建設過程的重要載體，是相當有價值的信息資源。從前期開工準備，到建設過程的實施，再到后期竣工驗收，工程檔案管理是工程建設管理工作中不可或缺的內容。在當前信息化的大背景下，以計算機為主的這些智能化工具運用在工程檔案管理工作中，特別是大數據和云計算等技術，有效的推動了工程檔案信息化建設進程，為工程檔案信息化管理的實現奠定了良好的基礎。文中分析了新時期工程檔案信息化管理的重要性，并對工程檔案信息化管理的策略進行了具體闡述。

關鍵詞：工程檔案；信息化管理；基礎設施建設；電子化；數據庫

在當前信息技術快速發展的新形勢下，將現代化技術引入工程檔案管理工作，為工程檔案的有序整理、快速查詢帶來了更多便利，在真實反映工程建設情況的同時，也為工程相關事務的決策提供了可靠依據。信息化已經成為工程檔案管理的發展趨勢，但在實際工作中，工程檔案信息化建設相對滯后，因此需要積極采取有效的措施加以推進，以實現工程檔案的高效利用。

1 新時期工程檔案信息化管理的重要性

1.1 提高工程檔案管理水平

在工程施工過程中，對工程檔案管理工作不夠重視、缺乏標準化管理制度等因素，導致工程檔案管理的整體水平不高。針對這種情況，將信息技術引入到工程檔案管理工作中，運用先進的技術對工程檔案進行收集、管理和存儲，既能保證信息的真實性、完整性、有序性和規范性，夯實基礎檔案管理工作，又能促進檔案信息的深度開發，使其更好地服務于工程項目的設計變更、后期維護等，提升工程檔案管理的專業化、現代化水平。

1.2 實現工程檔案資源共享

當前我國工程檔案信息資源利用率普遍不高，且缺少較為完善和穩定的工程檔案資源共建共享運行體系。信息化建設就是利用信息管理軟件完成對檔案信息的管理和開發利用，確立網絡環境中檔案管理與服務的基本方法、權限范圍、規則制度，使信息共享成為可能，全面提高工程檔案信息的利用率。一份完整的工程信息檔案，對其他有類似建設項目的單位具有重要的參考價值，這是資源共享所帶來的檔案信息應用價值提升的表現。

1.3 促進工程建設管理工作的發展

工程檔案中集合了工程建設過程中的所有材料，包括招投標文件、立項文件、勘察設計文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等，信息內容繁雜，傳統的紙質化檔案管理無法滿足信息利用的多樣化需求，存在較大的制約性。而工程檔案信息化建設，一方面可以擺脫自然條件和人為因素對檔案的損害、破壞，盡可能地延長檔案的壽命，另一方面可以實現工程檔案信息的高效檢索，進一步促進工程建設項目的有序開展，并推動整個行業的信息化進程。

2 加快推動工程檔案信息化管理的策略

2.1 增強信息化管理意識

由于工程檔案管理工作無法帶來明顯的、直接的經濟效益，因而很容易被工程建設管理人員忽視。很多單位不清楚檔案管理的目的、內容，認為檔案工作只是簡單的搜集、保管，沒有清楚認識到它的重要性，更沒有把信息化建設提到重要日程上來。部分基層單位甚至沒有專職的檔案管理人員，兼職的檔案管理人員缺乏專業和系統的檔案管理知識學習，信息化技能操作水平也有限，加之崗位頻繁調換，致使無法適應當前的檔案管理工作要求。因此，工程建設管理人員首先要轉變檔案管理理念，充分認識到工程檔案對工程建設發展的重要性，為工程檔案信息化建設創造良好的內外部環境。

2.2 構建信息化保障制度

為了認真細致地做好檔案保管及利用工作，在具體推進過程中，需要構建完善的檔案信息化保障制度，培養專業人員嚴格按照制度標準和規定步驟開展檔案管理，并定期對制度進行更新完善。同時，將檔案信息化管理工作納入到年度考核指標，制定檔案管理目標責任制，在工程檔案信息搜集、整理和保存等環節落實好責任，加大對工程檔案管理體系建設的投入，為工程建設事業的健康發展提供重要的信息支撐。

2.3 實現與辦公自動化融合

隨著辦公自動化的普及，可以將工程檔案信息化建設納入辦公自動化體系中，實現二者的有機融合，打破傳統工程檔案管理模式的束縛，構建科學的工程檔案信息化管理模式。此外，在遵循規范性、安全性和效益性原則的基礎上，實現工程電子檔案與紙質檔案的同步歸檔和存儲，保證工程建設每一個過程中的有效信都能夠得到妥善的保管。

2.4 加強信息化基礎設施建設

通過運用計算機技術來實現檔案信息的收集、整理、歸檔，并進行檢索工具和目錄的編制，以便為檔案編研工作提供優質的服務。這就要求各單位在實際工作中做好基礎設施建設，配備齊全的軟硬件設施，并構建局域網，實現檔案的網絡化管理，使得文字資料、圖片、影像資料等都有合適的存儲介質和足夠大的存儲空間，為高質量的信息交互創造條件。

2.5 推進檔案信息資源建設

類別多樣、內容繁雜的工程檔案信息可以利用計算機技術來對其進行加工處理。首先是通過掃描、影印、上傳等方式，將紙質信息內容轉化為電子信息；其次對無序的信息內容按照特點和關鍵詞進行壓縮、提要；再次依據工程建設管理方面的專業劃分和術語加以歸類整理和相互關聯，使其轉化為與計算機軟件形式相符的二次文獻信息。但由于當前檔案軟件通用性較差，各單位開發的軟件不能互用，檔案信息管理軟件系統還存在許多不完善的地方，這是工程檔案信息化的發展的較大制約因素之一。因此要加快推進檔案信息資源建設，加快開發標準化的檔案管理系統，構建大數據庫，在全行業，甚至是跨行業跨領域逐漸推廣應用。

2.6 注重檔案信息化管理的安全性

對于工程建設管理單位來說，檔案的安全直接關系著工程的安全和效益目標的實現，尤其是一些國家重大工程，對資料的保密要求更加嚴格。傳統的檔案安全管理措施已經不能適應信息化的管理需求，信息技術在帶來便利和效益的同時，網絡環境的脆弱性也為工程檔案帶來了潛在的威脅。因此在信息化建設過程中，需要對檔案的安全性予以足夠的重視。采取有效的安全策略，運用信息安全技術和網絡防攻程序，加密保存高密級文件，才能保障工程檔案信息的安全。例如控制數據庫進入權限、區分人員類別控制訪問等級、對網絡服務器鏈接請求進行甄別篩選、按照文件密級提高訪問要求等。

工程檔案信息的安全性是衡量信息化建設水平的一個重要尺度，除了網絡威脅之外，還要特別注意計算機硬件損壞造成工程檔案信息被更改、丟失的情況。因此對于一些較為重要的工程檔案信息要異質、異地保管和備份，避免因硬件損壞而造成的無法彌補的后果。

3 結束語

隨著我國信息化技術的廣泛應用，對工程檔案管理工作提出了更高的要求。在工程現代化管理工作中，需加大工程檔案信息化建設力度，加大資金投入和各方面的支持，重視高素質綜合能力人才隊伍的培養，以全面提升工程檔案信息化管理水平，實現工程檔案信息資源的高效利用和及時共享，使工程檔案能夠更好的服務于工程建設。

參考文獻

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