檔案管理實現信息化的問題綜述

朱芬玉

摘 要：文章闡述了檔案信息化建設的概念，意義特點，進一步分析了檔案信息化的現狀，指出了存在的問題，最后提出了解決對策。

關鍵詞：信息化；檔案管理；問題；綜述

1 檔案信息化建設的概念、意義、特點

檔案信息化是利用現代化技術，利用計算機、網絡，在檔案管理工作中應用手段對檔案信息進行搜集、保存、管理，是人們提供使用的一種檔案管理模式。檔案信息化，就是在國家檔案行政管理的統一規劃和組織下，在檔案管理中全面應用現代信息技術，對檔案信息進行處置、管理和為社會提供服務，實現檔案管理現代化的進程。

1.1 檔案管理信息化建設的意義

檔案管理與信息技術有效結合，并在檔案管理機構集中指導下，實現檔案信息化，利用信息技術來對檔案資源進行科學、全面的處理，以此來全面提高檔案管理工作的效率。在檔案信息化建設過程中，檔案實體保管任務還是非常關鍵的環節，在具體工作中，通過對檔案信息的提取和保存，確保整個過程的科學性和一致性，同時依據信息化目標來完成檔案管理模式的改革、加快推動檔案信息的網絡化和數字化發展進程，全面實現檔案信息資源有效共享。

1.2 檔案管理信息化建設的特點

目前數據技術在各行業廣泛的應用，為檔案管理信息化建設工程工作提供了重要的支持。尤其近年大部分檔案管理部門都配備了信息化的管理，同時相應的部門檔案管理人員也能夠完成信息化的基本操作。再者國家相繼出臺了信息化建設的規范標準要求，不斷健全相關的法律法規，這都增強了各行業對檔案管理工作的重視度，為檔案管理信息化的實現奠定了良好的基礎。

2 檔案管理信息化的現狀分析

2.1 對于檔案管理信息化的重視度不夠

在當前社會經濟快速發展的大環境下，雖然我國檔案管理水平有了較大程度的提升，但對于檔案管理信息化的重視度還不夠，存在各種問題，例如鑒于擔心電子檔案存在的安全隱患，造成部分檔案管理部門過于依賴紙質檔案，不便于檔案的利用和查閱；亦有檔案管理部門采用紙質和電子雙重保管的模式，雖然考慮到了檔案的利用及安全問題，但同時增加了檔案管理工作人員的工作量，不利于工作效率的提高。

2.2 網絡安全問題，數據庫建設落后

由于互聯網+時代的到來，信息技術得到了空前發展，各種各樣的網絡病毒充斥著互聯網，有些電腦黑客專門攻擊信息化建設相對落后的校園網，非法獲取個人信息，對檔案信息安全造成威脅，導致信息維護面臨巨大的挑戰。檔案信息化的發展，各部門也建成了規模不一的數據庫，但是由于沒有專職技術人員的管理，數據庫沒有采取國家規定的標準及規范，導致使用者不愿意去使用，數據庫的利用率不足，也制約了檔案信息化建設發展。

2.3 投入資金有限

在檔案信息化建設過程中，基礎設施建設的質量和水平與信息化建設的成敗息息相關。因此在檔案管理信息化建設過程中，需要投入大量的資金來購置基礎設備和設施。但一直以來檔案經費都十分有限，這就導致檔案管理信息化建設過程中硬件配置不高，無法與網絡信息化的標準要求相符，（給）對檔案信息化建設工作的順利開展帶來較大的影響。

3 加強檔案管理信息化建設的措施

3.1 加大對信息化檔案管理的重視程度

檔案管理部門，堅持實事求是的原則，結合檔案管理部門的具體情況，轉變傳統理念，加大對于信息化檔案管理的重視程度，鼓勵工作人員討論信息化檔案管理，及時分析檔案管理部門的現存問題，提出相應的解決措施，最大程度保證信息化檔案管理工作正常開展。同時，擴大資金投入，增強信息化檔案管理的宣傳教育，組織相應的培訓活動，便于檔案管理部門解決在實際工作過程中所面臨的問題，提升決策的正確性。

3.2 擴大資金來源渠道

當前檔案管理經費主要來源于財政預算，由于經費來源的單一，這就導致經費資金十分有限。因此需要加大力度來拓展檔案資金來源渠道，地方政府需要將檔案信息化建設工作納入到地方預算工作中來，科學合理來擴大電子政務建設規劃，增加檔案信息化建設的專項資金，使檔案信息化建設工作有充足的資金支持。同時在檔案信息化建設過程中，還要積極引導其他社會組織的參與，以此來實現資金整合。

3.3 檔案信息化管理及技術的改進

目前有大多數企業仍然采用“死檔案”，這是當前檔案管理工作面臨的重大問題。新時期，企業必須要轉變檔案管理理念，建立“活檔案”，充分考慮信息提取的快捷、方便、準確。集中管理是通過實現檔案科學化管理的必經之路。科學化系統建設的方針是人和計算機的有機結合，也就是說，檔案管理人員通過計算機能夠直接開展檔案管理工作，這也是體制進行改進，保證集中管理和方便使用相結合。

3.4 提高檔案管理人員的業務素質

提高檔案管理人員的業務素質主要需要做到以下幾點：

1）選擇具備專業能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網絡上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業能力，業務素質較強的管理人員。

2）定期進行培訓，技術在不斷地發展，檔案管理人員也需要不斷地學習，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業務素質。

3）是通過建立競爭機制，并對具體崗位進行合理設置，合理配備人員，做到人盡其才，更好的發揮出檔案管理人員的積極性和主動性，激發其工作熱情，全面提高檔案管理工作水平，為檔案管理信息化的實現提供重要的人員儲備。

4 結束語

檔案是我們人類所經歷的歲月中對其中事情記載的載體，以記載的真實性以及原始性為前提，是信息的重要的構成部分。增強檔案管理信息化創建，可以提高檔案管理以及使用水準，充分施展檔案的信息能力。

參考文獻

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