淺談實施機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的途徑

張健

摘 要：在機關事業單位中，檔案管理工作需要迎合新時期發展，提高管理過程的規范化與標準化，從而實現管理的有效性。同時，為進一步提高檔案管理過程的服務質量，需要深入實際，明確檔案管理的重要性，進而提出具體提高其規范化和標準化的策略。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；規范化；標準化

檔案管理對于機關事業單位來說至關重要，為實現檔案管理的規范化與標準化，需要采取科學的措施，同時也需要不斷總結檔案管理過程的有效經驗，通過進一步科學優化，深入進行檔案管理工作實踐，從根本上實現檔案管理過程的精細化，做到每個工作流程都能夠實現規范化、標準化，從而助力檔案管理工作能夠不斷創新與發展。

1 機關事業單位檔案管理工作的重要性

1.1 有利于優化人事工作

在機關事業單位檔案管理工作中，人事檔案可謂是較為重要的一部分，在人事檔案中，記錄了每位工作人員的具體情況，同時在發掘人才的過程中，人事檔案也給發掘人才搭建了橋梁。相關的管理人員可以通過對人事檔案的查看，對每位工作人員進行充分的認識，進而對人員進行調整，使每位工作人員都能在適合自己的崗位并發揮出自己的優勢，提高工作效率的同時還能給事業單位帶來更大的經濟效益。

1.2 提升機關事業單位的綜合競爭力

在機關事業單位檔案管理工作中，只有將檔案管理工作與信息技術進行結合，使其實現信息化管理，使檔案管理工作規范標準，才能使事業機關單位呈現出可持續發展的狀態，并提高檔案管理工作的準確性，提高機關事業單位檔案管理工作質量和效率的同時，也提升了機關事業單位的綜合競爭力。

2 機關事業單位推進檔案管理規范化標準化的實施途徑

想要有效實現機關事業單位檔案管理的規范化和標準化，必須要將先進的技術進行結合，那么在實現的過程中，不但要改進檔案管理的方式方法，還要不斷創新管理方式，融入新的管理思想，并與傳統的管理方法進行區分。就傳統檔案管理方法來說，首先是紙質檔案管理不易存儲的缺點，而將信息化技術進行結合，就可以有效彌補這一不足，通過對計算機的使用，將檔案進行歸納整理，還能將機關事業單位內的檔案進行分類，有效提高的檔案管理工作的效率和質量。

2.1 深化檔案改革，升級管理方式

就目前我國機關事業單位的檔案管理工作來說，有著極大的壓力，在對檔案管理工作進行管理、整治、檢查時，都會涉及到之前檢查過的數據，例如在對機關事業單位檔案管理工作進行檢查時，要查看上次對檔案管理工作的檢查情況，如果有整改等措施，就要檢查這次是否進行了整改，該問題是否還存在。在檢查之前數據的過程中，檔案材料可以說是尤為重要，而檔案材料的種類也被區分為多種，所以機關事業單位相關的工作人員必須要對檔案進行科學合理的管理和維護，如果使用了信息化技術進行檔案的儲存和管理，那么就要對其進行病毒檢查和病毒查殺，同時對重要的數據資料等進行備份，以免病毒對計算機造成影響，使數據資料等出現丟失的情況。另外，機關事業單位的相關部門也要對檔案管理工作進行重視，并對檔案管理工作進行詳細的了解，不斷創新管理方法，使檔案管理工作跟上時代變化的腳步，減少工作時間的情況下有效提高檔案管理工作的效率。

2.2 加大宣傳力度，增強檔案意識

在機關事業單位中，檔案管理工作同其他工作相比也十分重要，但是往往在很多情況下，無論是管理級別人員還是工作人員都忽視了檔案管理工作的重要性，所以在一定程度上影響了機關事業單位的發展，因此，必須要增強管理人員和工作人員的檔案管理意識，這就需要對其要進行大力的宣傳。首先，機關事業單位可以定期對相關工作人員開展培訓活動，其內容重點就是檔案管理工作的重要性，在開展培訓活動的過程中，潛移默化的增強相關人員的檔案意識；其次，在機關事業單位內可以開展一些相關的活動，在活動的過程中宣傳和烘托出檔案管理工作的重要性。

2.3 理順管理體制，狠抓組織落實

機關事業單位的領導人員本身就要具有較強的檔案意識，并且要對檔案管理工作進行重視，了解檔案管理工作的重要性，在招聘檔案管理人員的過程中，應該將責任心、管理能力、創新能力的人員進行優先選擇，雖然檔案管理工作在難度上較為薄弱，但是對工作人員的責任心、工作能力以及嚴謹有著較高的要求，因此，缺乏責任心、做事不嚴謹的應聘人員就要對其進行拒絕。另外，在招聘管理人員工作落實后，機關事業領導應對其指定科學合理的管理體制，讓每個管理人員都認識到自己在管理工作中的職責，管理體制的出現不但可以對管理人員進行嚴格的要求，還能使管理人員具有良好的責任心。

2.4 全面普查案卷，去粗取精

對于機關事業單位的檔案管理工作來說，雖然檔案管理內容重要，但是不乏其中存在一些沒有意義的檔案，或者資料不全、人員已經離職等的檔案，這些檔案不僅占據了極大的檔案存放空間，還給相關的管理人員帶來了較大的工作量，給管理人員帶來困惑，因此，針對這些沒有意義的檔案應該及時進行清理，并將其中價值意義較高的檔案進行分門別類的擺放，使其在調取和使用時更快速的找到。

2.5 按照規范標準進行重新組合

檔案管理工作并不僅僅是將檔案進行分類和保存，而是要對檔案進行全方位的管理，所以，管理人員要對一些內容相對較為復雜并且檔案訂裝較厚的檔案進行重新組合，將一些有聯系相關的檔案文件進行組合，在檔案中會有很多檔案出現沒有頁數、沒有目錄的情況，所以要對這部分進行重新制作等，保證檔案符合規范和標準，優化機關事業單位的檔案資源。

2.6 規范著錄工作

將信息化技術應用到機關事業單位檔案管理工作中，其最為基礎的一項就是著錄工作，該項工作可以對計算機的真實性及可靠性帶來極大的影響，所以，針對著錄工作的重要性，管理人員要按照相關部門的規定來開展著錄工作。因為在機關事業單位中，不同的部門都有不同的檔案，而不同的檔案管理部門也都有一定的區別，所以在使用計算機對檔案進行管理時，必須要根據本部門的具體情況來使用信息化技術，制定出規范的著錄細則。

2.7 統一分類號

想要使計算機發揮出更好的效果，必須要對檔案進行統一分類號的工作，這項工作的開展可以使計算機在工作中對檔案進行檢索，在進行統一分類號工作時，也要注重其質量和效率，因為統一分類號對計算機檢索工作有著極大的影響。另外，統一分類號必須要符合我國相關的法律條例和規定，使檔案前后標引統一、檔案分類統一，達到檔案管理的規范化要求。

3 結束語

科學技術的發展，使檔案管理工作步入了信息化建設的時代。傳統的紙質檔案將逐步轉變為電子檔案，現代化檔案管理不僅儲存量大、占用空間極小、安全性更高，還大大提升了檔案信息處理的能力與檔案的利用率，對于實現機關事業單位檔案管理工作的標準化和規范化有著極大的促進意義。

參考文獻

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