淺談事業單位檔案信息化建設面臨的困境及對策

趙坤鵬

摘 要：人事檔案是人才信息的主要載體，同時也是人才信息的主要來源，加強事業單位檔案信息化建設，對提高人力資源開發與管理效果與質量，具有積極的裨益。本文主要分析了當前事業單位檔案信息化建設面臨的困境，并在此基礎上行，著重探討了有效解決對策，旨在為推動事業單位人事檔案管理工作可持續發展建言。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化；建設困境；解決對策

人事檔案管理是事業單位管理的重要內容之一。人事檔案，記載了職工的個人身份、學習經歷、工作經歷、職務任免、職稱晉升、獎懲情況等，與職工個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關系等緊密掛鉤，是記載職工人生軌跡的重要依據。同時，也是職工在職期間的真實歷史記錄，是單位進行招聘、選拔、任用、考核、培訓的主要依據。人事檔案是重要的人事信息資源，是合理配置人力資源的重要依據。隨著事業單位分類改革、養老保險制度改革的推進，單位人員流動性加速，人事調動頻繁，因此，事業單位人事檔案管理必須緊跟時代，積極實現人事檔案管理信息化和規范化。

一、事業單位檔案信息化建設面臨的困境

（一）對認識檔案管理認識不足

目前，我國大部分事業單位把人事檔案管理放在其他工作的后面，缺乏對檔案管理的認識，致使檔案管理出現滯后性和形式化的現象。如今社會經濟體制進行了不斷的改革和完善，但是人事檔案的管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導致一些檔案管理人員身兼數職，對檔案管理工作缺乏系統性的認識，無法更好的開展人事檔案管理工作。

（二）人事檔案管理信息化建設有待完善

雖然大部分事業單位已經配備了“人事檔案管理系統”，但是由于對其缺乏系統性的了解和認識，從而導致大部分系統只是簡單的對員工信息進行記錄、統計，而未對員工的生活、工作等相關信息進行記錄，從而導致檔案信息化大打折扣。同時，還有一些事業單位未意識到人事檔案管理信息化的重要性，還在沿用傳統的手工操作，這樣不僅增加了檔案的保存和管理難度，而且也會對人事檔案管理工作效率產生影響。

（三）檔案材料缺乏規范化、制度化管理

在進行人事檔案收集歸檔過程中存在執行不嚴格、制度不健全的現象，從而導致檔案材料缺乏規范化、制度化管理，致使檔案資料缺乏一定的準確性和真實性。實際上，人事檔案需要對員工的基本信息進行真實的反映，但是在實際工作過程中卻存在嚴重的虛假現象。另外，人事檔案要求選擇16開規格的辦公用紙，如果出現卷角、折皺、破損的材料，則需要對其進行技術加工，但是對人事檔案材料缺乏統一的評價標準。

（四）檔案管理人員綜合素質不高

實際上，事檔案管理是一項系統性、復雜性的工作，其要求檔案管理人員對每一份檔案材料有個全面的了解和掌握，并根據實際需要及時增添相關材料，嚴格按照人事檔案管理的相關規范和標準來開展工作，但是大部分事業單位的檔案管理人員未參與過檔案知識的專業培訓，對檔案的管檔要求、重要性，檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業務不熟悉，加之事業單位改革后，縮減了管理人員的數量，從而導致檔案管理人員綜合素質不高，在一定程度上影響了檔案管理的整體水平。

二、破解事業單位檔案信息化建設困境的有效策略

（一）提高事業單位管理層人事檔案管理的重視程度

人事檔案信息化建設是一項專業性、持續性、政治性、保密性極強的工作，提高人事檔案管理認識，是確保人事檔案管理工作得以順利進行的關鍵。首先，要求事業單位領導者對人事檔案管理工作給予高度的重視，把其作為事業單位日常管理的主要內容之一來進行開展；其次，提高人事檔案管理人員的對檔案工作的重視，引導檔案管理人員對檔案管理各個環節有個全面的了解和掌握，以確保檔案管理工作有條不紊的進行。

（二）構建人事檔案電子信息化服務平臺

在人事檔案信息化建設過程中，應結合干部管理、人才工作、養老保險改革等需求進行廣泛深入調研，以人事檔案為基礎，開發建立人事檔案信息系統，運用人事檔案管理信息，采用統一的信息化管理平臺，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。利用各類現代信息設備和現代技術，將人事檔案資料整理錄入信息系統，通過相應的技術處理，設置相應模塊和字段，實現人事檔案紙質材料與數據材料的統一，通過不同的權限設置，防止人事檔案信息不被隨意修改。

（三）完善人事檔案管理的規范和制度

通過對事業單位人事檔案管理工作的社會現實需要和實際情況來對現有的人事檔案管理規范和制度進行補充和完善，并對各項規范和制度的實施情況進行嚴格的監督。人事檔案材料的收集是檔案管理最為基礎的工作，直接決定了檔案管理工作的效率和質量。如今，隨著社會經濟體制的不斷改革和完善，對人事檔案材料的規范和制度提出了全新的要求。這樣一來就需要檔案管理人員嚴格按照現有的規范和標準來對檔各種案資料進行及時收集、細致鑒別、認真整理、詳細歸納、安全保管，從而更好的提高檔案材料的準確性、完整性和真實性。同時，還需要明確人事檔案案卷整理細則，使其達到全面性、科學性、完整性的要求，為相關工作的開展奠定良好的基礎。

（四）促進檔案管理人員隊伍建設

隨著事業單位改革的不斷進行，有效的推動了相關工作的進行，提高了單位的工作效率和質量。但是要想更好的確保事業單位人事檔案管理工作的進行，就需要構建一支具有較高專業水平和較高管理水平的檔案管理隊伍，培養一批具有較強創新意識和較強實際操作能力的檔案工作人員。此時就需要對人事檔案管理人員進行定期的培訓和教育，使他們更好的了解和掌握相關知識和技能，更好的意識到檔案管理工作的重要性。同時，還需要對人事檔案管理人員進行最新管理技術和管理手段的培訓工作，使檔案管理工作更好的跟上時代發展的步伐，更好的提高檔案管理工作的質量。

三、結語

綜上所述，事業單位在我國社會經濟發展中，起著非常重要的作用。但由于受到多種因素的影響，當前事業單位人事檔案信息化建設還面臨一定的困境。事業單位管理層應從思想意識上重視和加強人事檔案信息化建設，以增強人事檔案信息利用效率與效益，提高事業單位服務民生的能力。

參考文獻

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