電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用

蔡玲玲

摘 要：在檔案信息化建設里，電子檔案管理扮演著重要的角色，通過管理電子檔案可以提高信息化建設的規范性，有利于高效的處理信息。在實際工作過程里，不同行業的電子檔案管理方式也存在很大的區別。文章通過結合筆者自身的工作經驗，分析了電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用，為相關的工作人員提供參考和借鑒。

關鍵詞：電子檔案管理信息化建設行業應用

在長期的發展中，人類傳承文明的主要方式就是借助于文字記錄，借助于這些資料來研究好世界的發展史。伴隨著科學技術的發展，其改變了我們生活的方方面面，應運而生的電子檔案成為記錄，交流的重要手段，在推進檔案工作信息化建設中最為基礎和重要。

1 電子檔案特點及管理

1.1 電子檔案的特點

過去的檔案只要是借助于紙質檔案完成的，最早的記錄載體就是石頭，龜殼，竹簡，布帛等，而伴隨著信息技術的發展，電子檔案出現讓檔案信息化建設水平大大提高，借助于一些電腦和手機都可以制作出檔案。和過去的檔案存儲工作相比，電子檔案存儲是借助于虛擬空間實現的，突破了傳統的時間和空間的限制，可以在短時間內完成一些電子檔案的存儲和管理。因此，電子檔案有著適應現代社會快速發展的特質，能為各行各業提供巨大的信息，方便存儲，同時可快速供人們使用。

1.2 電子檔案的管理

電子檔案的制作比較簡便，修改起來也比較簡單，但是在具體管理時要有一定的規范性，尤其是一些比較重要的電子檔案，必須要具備一定的制作規則，只有這樣才能更好的開展后續工作。另外，電子檔案的分類非常重要，良好有序的分類方式，利于迅速的查找，提取，因行業不同，檔案內容特性不同，要求針對性的制定科學分類方式。電子檔案在存儲時更加簡單便捷，但是也存在一定的安全隱患，如果缺乏相關的防范措施，那么保密性降低，甚至還會遺失一些重要的檔案資料。最后，從電子檔案的提取和傳遞上來說，相關的電子檔案管理者必須要具備一定的專業素養，只有這樣才能更好的傳遞電子檔案。

2 電子檔案管理在推進檔案信息化建設中遇到的問題

在促進檔案信息化建設的過程里，電子檔案管理也面臨著很多問題，這些問題的存在阻礙著檔案信息化建設，具體問題分析如下所示。

2.1 要求標準不統一

要想推動檔案信息化建設，就要設置統一化的標準，對于電子檔案來說，其對系統具有一定的依賴性，在進行電子檔案管理的工作中覆蓋的范圍更加廣泛，所以必須保證數據的原始性，讓數據的交換環境更加安全，與此同時還要設置具體的格式標準和檢索的方法。事實上，電子檔案管理比過去的檔案管理復雜的多，如果缺乏統一的標準，也可是說是一片空白領域，所以，對其進行規范標準統一的工作刻不容緩。

2.2 檔案人員業務能力不高

在開展電子檔案管理工作時，必須要借助于技術人員的力量來推動檔案信息化建設，提高管理的質量。所以，必須提高相關檔案人員的業務能力。但是，現在的電子檔案管理在推進檔案信息化建設里缺乏高素質的檔案人員，一方面，與傳統的模式有所區別，在電子檔案管理工作中，其面向對象已經不是特指的某個人，因此就需要對其進行規范與要求，以便于需要的對象均能熟練操作使用；另一方面，由于電子檔案管理屬于新興的信息處理技術，需要對其進行一段時間了解之后，才可以將其運用于實踐，所以只有提高業務人員的實際操作能力才能更好的在檔案信息化建設里應用電子檔案管理。

2.3 電子檔案管理工作量大

一般情況下的電子歸檔包含了兩種，首先，借助于現在的存儲信息數據對信息進行數字化的管理，其次是接收檔案。從目前來看，以數字化的數據庫信息為來源，因此在數據信息處理上會面臨一定的問題。

2.4 信息專業人才缺失

電子檔案管理工作需要專業的科學技術的支撐，借助于先進的通信技術和計算機網絡技術可以提高電子檔案管理的效率。不過，僅僅具備先進的科學技術是遠遠不夠的，必須要具備高素質的信息專業人才來應用這些先進科學技術才可。優秀的電子檔案管理工作者，不僅可以熟練操作計算機工作，而且對于信息具有一定的敏感度，還涉獵其他相關領域的技術技能。然而，針對我國現狀，具有電子檔案管理才能的人才少之又少，甚至會出現一些沒有職業責任感的管理者，如果企業招聘了不能掌握先進技術的員工，那么就算有再先進的設備也無濟于事。不能讓電子檔案管理在推進檔案信息化建設里發揮作用。

3 電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用實踐

通過上面的 分析可以得知，電子檔案管理在推進檔案信息化建設中遇到的問題比較多，缺乏專業的信息專業人才，相關的工作人員綜合素質不高，所以必須加大重視力度，分析好電子檔案管理在推進檔案信息化建設應用實踐。

3.1 實施統一的規范標準

事實上，電子檔案工作涉及的領域非常多，為了讓電子檔案管理發揮其價值，必須進一步規范好電子檔案管理工作，讓其在檔案信息化建設應用里發揮自己的作用。實施統一化的標準可以推動大家的相互合作，合作推進信息化建設發展。

3.2 實現信息安全保障

我國的電子檔案信息管理工作的時間不長，缺乏一定的工作經驗，同時對于電子檔案管理的法律發揮不健全，這樣一來電子檔案管理的安全得不到保障，電子信息的安全性比較低，長此以往必然會失去用戶的支持，導致此項管理工作被荒廢。在處理電子檔案的過程中，信息安全問題絕對是工作重點，因此，需要建立信息安全保障系統，保證電子檔案在存儲、傳輸、使用中的真實、完整、可用和安全。

3.3 提高電子檔案管理人員的專業能力

從目前來看，網絡對于提高辦公工作的效率具有重要的意義，對于每一個檔案管理者來說，他們都在電子檔案管理應用里扮演著重要的角色。然而通過上述的分析可以得知，很多電子檔案管理人員不能積極的適應現在的技術，因此必須盡可能的提高其檔案信息開發與研究的專業能力。具體來看，主要從以下幾個角度出發采取措施：首先，在進行招聘時不能局限于招聘檔案專業人才，還要適當充實一定數量的信息技術人員，負責檔案信息方面的研究，為檔案工作信息化建設提供技術支持；其次，要加大對于現在工作人員的定時培訓，幫助他們解決工作上遇到的問題，同時還可以讓一些專業的專家到企業里開講座，并且還可以通過實際操作，將書本知識落實到實踐中。最后，不斷提高相關技術人員的專業能力，培養專業復合型人才，形成專業人才、復合型人才結構的合理配備，有側重點地分別承擔不同要求的工作。

4 結束語

通過上面的分析可以得知，電子檔案管理可以推進檔案信息化建設，也就是現在所說的大數據管理，其中覆蓋的科學技術比較先進，包括數據庫，云端，物聯網，人工智能等。國家已經具備相關的管理標準來規范檔案工作信息化建設和電子檔案管理，隨技術和需求變化，標準要不斷完善，對我們的檔案管理人員也有更高的要求，檔案工作信息化建設電子檔案管理任務面臨的挑戰巨大，需要我們不斷學習。文章通過結合筆者自身的工作經驗，分析了電子檔案特點及管理，研究了電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用實踐，為相關的工作人員提供參考和借鑒。

參考文獻

[1]高艷琴.檔案信息化建設的特征及發展措施[J].信息工作，2016，（257）：78.

[2]張嬋芬.試論電子檔案在交通運輸行政處罰路政案件檔案信息化建設中的應用[J].經營管理者，2017：384.

[3]李曉龍.淺析電子檔案管理的應用與安全[J].蘭臺內外，2016，（6）：22.

[4]鐘斌輝.新形勢下電子檔案管理村子的問題及對策[J].科技經濟導刊，2016，（36）：212，215.

[5]王建亞.大數據背景下檔案工作的機遇、趨勢與挑戰[J].北京檔案，2014（5）：25-27