基于信息時代下檔案管理工作的創新

姚近

摘 要：在二十一世紀，最重要的資源就是信息，隨著網絡的逐漸普及，網絡信息時代已經來臨。無論在什么時代，創新都是發展的源泉，同時也是時代進步的動力。在這一時代背景下，所有的領域行業都要受到信息技術的影響。因此就一定要對檔案管理工作進行創新，有效的提升檔案管理水平。基于這些本文對檔案管理工作的創新進行了系統研究，力求可以為日后開展檔案管理工作供以幫助。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；工作創新

一、引言

當今時代是信息化時代，不論是什么行業，都必須要符合時代發展的趨勢并一直進行斷創新下去，才可以保證自己的可持續發展，對于檔案工作來說更是如此。原始的檔案管理工作明顯不能夠適應當前的信息化時代，唯有創新并結合現代化的管理措施才能夠完美提升檔案管理水平的整體質量及效率，才能有效應對現在的時代背景中人們及時獲取信息的基本要求。信息化時代對于檔案管理工作來說一定是利弊共存的，所以必須借助創新來發揮信息化的先進性，保證能夠應對信息化時代所帶來的沖擊。

二、現存主要問題

2.1觀念陳舊

檔案管理工作的歷史可以向前延伸到千年之前，這段時間的管理工作重心主要就是保存，包括保存的工藝技術等都是工作重點。事實上能保證檔案不丟失不損壞就足夠了，同時這個時期檔案管理工作在實用性方面的要求并沒有什么過多的考慮，但現在是大數據橫行的信息時代，許多檔案以信息數據的形式存在，這些需要進行處理的檔案信息量極大，因此這個時候也能夠及時展現檔案的實用性。同時這對工作人員的要求很高，無論是專業技能還是基本信息素養都有著較高的要求，傳統的工作理念明顯已經不能適應如今的時代背景。

2.2管理模式落后

很長一段時間因為技術資金方面的原因，我國的檔案管理工作中所有工作都是由工作人員完成的，檔案的所有信息都是由工作人員完成填寫，之后的運輸存放標記等也是由這些工作人員進行。但是，這需要花費很多時間并且一定會有錯誤發生，同時要進行使用時也需要花費大量的時間去翻尋，這是一種極不便利的檔案管理方式，無論是工作質量還是效率都有很大問題。并且在當今信息化時代的到來后，直接使得檔案信息兩呈幾何倍數的遞增，這已經不是人力可以完成的了，這個時候的信息更新也無法得到保障。

2.3管理規劃問題

一般來說檔案信息資源會受到很多因素的干擾，無論是地區差異還是管理環境不同都會造成一系列的問題，這就導致我國并不能建立起一個統一有效的管理規劃。比如說南北方的氣候環境差距很大，在存儲過程中就可能會因為濕度問題出現光盤失效的狀況。同時現在的環境變化莫測，很難確定全國所有地區的檔案信息存儲環境最佳值。除過環境因素以外，在檔案信息化管理過程中本身也有著很大的變動性，這是屬于不可抗力因素，會致使檔案信息管理出現問題，比如說檔案信息的載體突然消磁，無法繼續使用，這要想進行下一步的管理規劃就是天方夜譚，所以說，管理規劃是現存的一個重要問題。

三、信息時代下檔案管理工作的創新途徑

3.1創新思維

在當今信息化時代背景下，信息即資源，而檔案也自然就成了社會的重要資源。所以對于檔案的管理思維也需要創新。檔案管理工作的主要重心不能再是檔案資料的保存應該要逐漸轉變為信息資源的實用性，最終使其為社會提供更大的價值。在這種時代背景下進行檔案管理工作，這對檔案管理部門也就有了更高水平的要求，同時對檔案管理中的工作人員提出了，一定要做到創新思維，做到與時俱進不斷的提升服務意識，使檔案信息能夠更好的服務于社會。

3.2優化服務

檔案管理工作的優化能夠從兩個方面來談，首先就是建立一個網絡服務的平臺，一般的檔案服務沒考慮到實用情況，要使用這些檔案信息必須要使用者親自去館藏中查找，而這個過程是很復雜的。先是工作人員去大量的備注資料中找到相應的信息，然后在根據這些信息在館藏中把相應信息資源取出，不論大量信息的查找，還是下一步的搜索都是個龐大的工程，對工作人員的要求很高。如果成功建立起網絡服務平臺，就可以利用便利的網絡信息技術快速完成信息輸入搜索，節省下大量的時間并能快速找到想要的檔案信息。

其次就是要增強建立檔案管理自動化設施，詳細一點就是和網絡平臺相結合，把所有的信息轉化為數據信息，講信息以數據資料的模式進行存儲，這種方式不僅保證檔案使用者能夠快捷使用，還節省了工作人員的工作壓力，進而保證了檔案信息的實用價值。

3.3建設檔案信息數據庫

在這個信息化的時代，國家或者大型企業中的文件是一個龐大的數據流，要想保證這些工作量龐大數據文件的有效管理，就不能用傳統的文件檔案管理方法，需要的而是建立一個符合信息化時代的檔案信息數據庫，但實際上建立這么一個數據庫并不是簡單的工作，它有著很大的長期性與挑戰性，絕不能急于求成，必須保證滿足數據信息建設的客觀發展規律。在建立數據庫時，需要重視網絡信息技術的全面應用，最終形成一個既可以快速搜索又可以網絡在線瀏覽下載的信息化數據庫。

四、結語

綜上所述，現如今社會的經濟飛速發展使得人們已經進入了這個信息化時代，這個時代對于檔案管理工作來說是利弊共存的，所以這就要求了檔案管理工作人員能夠在自己的工作實踐基礎上融合目前的時代背景，從而找到創新工作的思維方式，轉變理念思維模式來提升己身的專業意識。在此基礎上最大范圍的體現出檔案管理的實際價值意義。

參考文獻

[1]孟艷麗.信息時代下檔案管理工作的創新探究[J].辦公室業務，2017，3：147.