淺談OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用

尤友岳

摘 要：OA系統(tǒng)是一種能夠?qū)崿F(xiàn)自動辦公的應(yīng)用系統(tǒng)，現(xiàn)代企業(yè)管理中應(yīng)用OA系統(tǒng)可以建立企業(yè)信息發(fā)布平臺，實現(xiàn)無紙化辦公，規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理工作，并且能夠增強企業(yè)凝聚力，實現(xiàn)協(xié)同辦公。當前，企業(yè)管理中OA系統(tǒng)的應(yīng)用呈現(xiàn)出門戶導向、業(yè)務(wù)導向和知識驅(qū)動的趨勢。在推行OA系統(tǒng)的過程中，企業(yè)應(yīng)當制定規(guī)章制度，加強各部門之間的協(xié)調(diào)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移和共享，貫徹人性化設(shè)計理念，并且有效防范OA系統(tǒng)使用過程中的風險。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng) 企業(yè)管理 應(yīng)用

一、OA系統(tǒng)概述

OA系統(tǒng)是一種實現(xiàn)辦公自動化的應(yīng)用系統(tǒng)，也是企業(yè)、公司日常管理運作當中使用非常廣泛的一種系統(tǒng)。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，OA系統(tǒng)的辦公性能也得到了極大的提升。OA系統(tǒng)本質(zhì)上就是一種無紙化的辦公手段，為了提高企業(yè)管理的效力和水平以及降低管理成本，許多企業(yè)和公司都會根據(jù)自身特點，建立自己的OA辦公系統(tǒng)。OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的功能主要體現(xiàn)在三個方面：首先，快速處理企業(yè)管理中的事務(wù)，例如會議記錄、日程安排等。其次，對企業(yè)的公文體系加以系統(tǒng)化管理。一個企業(yè)尤其是大型企業(yè)必定會就企業(yè)自身運營、管理制度、員工守則等方面制定諸多文件，OA系統(tǒng)則可以將公司內(nèi)外部的公文進行系統(tǒng)化地歸類和管理。最后，OA系統(tǒng)可以協(xié)助企業(yè)管理各種各樣的表單，將企業(yè)生產(chǎn)運營過程中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等資料進行管理，以便于管理人員根據(jù)表單數(shù)據(jù)進行科學地決策。

二、OA系統(tǒng)在企業(yè)管理應(yīng)用中的主要體現(xiàn)

OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用非常廣泛，通常體現(xiàn)在以下四個方面：

1.建立企業(yè)信息發(fā)布平臺

在企業(yè)管理中，信息的管理至關(guān)重要。尤其是集團型的制造業(yè)企業(yè)，在信息的上傳下達中往往面臨著因分子公司多地域分布、員工工作性質(zhì)及工作場所通信限制等因素而造成的信息傳遞不通暢或信息傳遞時效滯慢等困難，OA系統(tǒng)則可為企業(yè)搭建多維度的、統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺，使企業(yè)形成信息網(wǎng)絡(luò)集成，打破傳統(tǒng)信息傳遞模式與傳統(tǒng)交流方式，實現(xiàn)了信息廣泛、快捷、高效的傳播，提升企業(yè)信息管理效率。通過OA系統(tǒng)中的通知、公告、論壇等工具，將集團公司中的日常信息，如獎罰通報、人事公告、制度發(fā)文、公司新聞、員工活動等分門別類的、及時性的傳達給相關(guān)單位、相關(guān)部門、相關(guān)員工；通過OA系統(tǒng)的即時消息，使公司管理者和員工之間及時的做更多、更廣泛、更有效的溝通；通過OA系統(tǒng)的消息引擎，在線提醒系統(tǒng)中的信息變更、待辦工作、待閱文件。

2.實現(xiàn)無紙化辦公

傳統(tǒng)企業(yè)管理當中，書面和紙質(zhì)載體是開展企業(yè)工作和管理的重要手段，但這種模式不僅工作效率低，且對準確性的影響極大。在改革開放以后，隨著西方企業(yè)管理理念和方法的普及，我國企業(yè)也逐漸開始注重企業(yè)管理模式的變更。其中，最為重要的一個方面就是致力于辦公的無紙化，從而節(jié)省辦公成本，提高辦公質(zhì)量。

公司在OA系統(tǒng)中通過將紙質(zhì)的審批單據(jù)、發(fā)文文件進行電子化和模版化，將人工審批流程、業(yè)務(wù)催辦督辦進行網(wǎng)絡(luò)化和自動化，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公和移動辦公，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)手簽流程，從經(jīng)辦人員四處找人審批與等待人員到崗審批的低效率辦公中解放出來，讓系統(tǒng)實現(xiàn)便捷找人、快速通知、馬上辦理，從而全面提升業(yè)務(wù)審批效率，幫助企業(yè)優(yōu)化工作崗位、減少人員投入，提高單位時間內(nèi)的審批效率。

3.規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理工作

企業(yè)管理涉及到企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)運行的方方面面，人力資源、財務(wù)、成本、規(guī)劃、戰(zhàn)略等部門和職能均需要有條不紊地運行。尤其是在大型上市企業(yè)中，企業(yè)管理的工作體量非常之大，每天形成的各種文件和材料都需要進行規(guī)范化的管理。可以說企業(yè)基礎(chǔ)管理工作是企業(yè)正常運行的重要前提，如果不重視企業(yè)基礎(chǔ)管理工作勢必造成企業(yè)管理日趨混亂，最終給企業(yè)帶來滅頂之災(zāi)。

OA系統(tǒng)通過流程及權(quán)限管理、門戶及知識引擎等內(nèi)容全面規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理流程。例如公司在OA系統(tǒng)的流程門戶中設(shè)置了費控模塊，實現(xiàn)對公司財務(wù)制度、預(yù)算制度的行為規(guī)范管理。集團總部首先按照制度要求，在系統(tǒng)中經(jīng)過公司預(yù)算小組、董事會對各分子公司下達年度總預(yù)算，形成各公司的年度預(yù)算臺賬。各公司的經(jīng)營管理層再通過系統(tǒng)的部門預(yù)算流程將公司預(yù)算額分配到部門內(nèi)相應(yīng)的管理費用科目中，之后的所有部門人員在費用報銷流程與付款流程中都必須關(guān)聯(lián)相應(yīng)的費用科目，從而形成部門費用科目預(yù)算使用情況，各公司預(yù)算占用比例及執(zhí)行控制情況分析，為集團與各公司提供數(shù)據(jù)支持，同時公司在OA系統(tǒng)中設(shè)置了公司的經(jīng)營戰(zhàn)略目標與考核指標，設(shè)置了行政辦法流程、合同評審流程、人事流程與考勤流程、采購流程、銷售流程等各業(yè)務(wù)模塊的管理流程，并通過流程的角色設(shè)置與權(quán)限設(shè)置，使公司的行政管理辦法、合同管理辦法、人事與考勤管理辦法、采購管理辦法及銷售管理辦法等公司的管理制度在OA系統(tǒng)中以流程方式體現(xiàn)，使集團與各公司的經(jīng)營管理層在各自的管理范圍、權(quán)限范圍內(nèi)各司其職，并通過流程模塊中的數(shù)據(jù)匯報與匯總統(tǒng)計，為集團管理層與各公司經(jīng)營層及時提供數(shù)據(jù)指導，促進公司制度中全面落地與有效

執(zhí)行。

總之，OA系統(tǒng)通過對業(yè)務(wù)單據(jù)、審批流程、審批權(quán)限、審批時間、審批意見、流程使用范圍、審批委辦、審批轉(zhuǎn)辦及數(shù)據(jù)沉淀與分析等進行規(guī)范，來幫助企業(yè)實現(xiàn)制度的行為落地。

4.增強企業(yè)凝聚力，實現(xiàn)協(xié)同辦公

在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式中，企業(yè)各部門員工之間在工作上缺少直接聯(lián)系，對不同崗位的工作內(nèi)容也并不了解，因而導致各部門之間及企業(yè)員工之間缺乏凝聚力。

OA系統(tǒng)的知識管理模塊，可以將公司各部門、各崗位的職能規(guī)范、管理技巧、專業(yè)技能等知識在OA系統(tǒng)中進行采集、分類、沉淀、分享、學習和持續(xù)創(chuàng)新，從而打通部門與部門之間的業(yè)務(wù)隔閡、串聯(lián)上級與下級的信息傳遞，實現(xiàn)群眾智慧的激發(fā)、單位大量無形知識資產(chǎn)的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識的開發(fā)和利用效率。

其次OA系統(tǒng)在公司的管理中還起到助力企業(yè)文化建設(shè)的作用，首先通過企業(yè)論壇、調(diào)查問卷等欄目的聚集設(shè)置，提高員工對生活方面、工作方面及情感方面的發(fā)聲頻率，增強員工的主人翁意識，從側(cè)面助力了對“人”的管理，有利于提高團隊意識和貫徹企業(yè)的價值觀，讓用戶做系統(tǒng)的主人，調(diào)動員工的積極性，增強企業(yè)凝聚力。

三、OA系統(tǒng)在企業(yè)管理應(yīng)用中的發(fā)展趨勢

OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中得到深層應(yīng)用后，簡單的移動審批功能已不能滿足企業(yè)的管理需求，OA系統(tǒng)也必將根據(jù)市場和用戶的需求不斷改善和革新，其未來的發(fā)展趨勢可歸結(jié)為以下三個方面：

1.個性化的導向趨勢

OA系統(tǒng)目前在國內(nèi)企業(yè)管理中的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛，從國外的發(fā)展經(jīng)驗來看，未來OA系統(tǒng)的發(fā)展會更加注重人性化理念，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)最大程度的便捷性和開放性，從而為企業(yè)管理人員提供更好的用戶體驗。

OA管理系統(tǒng)的整體理念和框架是基本一致的，但是不同的企業(yè)對OA系統(tǒng)需求的側(cè)重點并不一致。因此，未來OA系統(tǒng)的發(fā)展將呈現(xiàn)出門戶導向、業(yè)務(wù)導向、流程導向、知識導向的趨勢，也就是根據(jù)各公司的組織架構(gòu)、經(jīng)營業(yè)務(wù)、管理制度及企業(yè)文化等實際需求來搭建和設(shè)計系統(tǒng)，從而不斷滿足不同企業(yè)管理工作的個性化需求。

2. 知識驅(qū)動企業(yè)管理

以知識管理為核心理念，建立知識和角色的關(guān)聯(lián)通道，使合適的角色在合適的場景及時間里獲取合適的知識，充分發(fā)掘、釋放人的潛能，真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息轉(zhuǎn)變成一種能指導人行為的能力，驅(qū)動促進企業(yè)管理工作。

3.信息集成的數(shù)據(jù)分析

以O(shè)A系統(tǒng)為信息集成平臺，將ERP系統(tǒng)及其他各管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)匯集，利用信息整合技術(shù)，消除信息孤島，將企業(yè)的信息資源有效管理和綜合利用，使企業(yè)信息系統(tǒng)形成互通互聯(lián)的整體，從而為企業(yè)領(lǐng)導提供定制信息、提供綜合經(jīng)營報表、提供多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式，為企業(yè)領(lǐng)導決策提供依據(jù)。

四、OA系統(tǒng)在企業(yè)管理應(yīng)用中的要點

1.建立健全規(guī)章制度，各部門協(xié)調(diào)配合

OA系統(tǒng)是對整個企業(yè)管理工作的整合，是企業(yè)開展工作的平臺，因此涉及面非常廣泛。橫向來看，OA系統(tǒng)將各部門以及所有員工的工作界面都搬到電腦系統(tǒng)當中，實現(xiàn)了信息和工作流程的互聯(lián)；縱向來看，OA系統(tǒng)構(gòu)建的是上下級或者業(yè)務(wù)前后端的工作端口。因此要想在企業(yè)管理中順利地推行OA系統(tǒng)必須要制定企業(yè)管理規(guī)章制度，對OA系統(tǒng)執(zhí)行、管理、監(jiān)督的人員明確到位，一旦出現(xiàn)風險事故必須能夠?qū)崿F(xiàn)責任程序倒流。此外，應(yīng)用OA系統(tǒng)的企業(yè)需要加強企業(yè)各部門之間協(xié)調(diào)配合，避免工作流程阻滯或者斷層，導致企業(yè)運營不順暢。企業(yè)應(yīng)當將業(yè)務(wù)流程與行政管理有機結(jié)合起來，從而使得企業(yè)OA系統(tǒng)運營能夠?qū)崿F(xiàn)效益的最大化。

2.關(guān)注新舊數(shù)據(jù)的遷移與共享

信息系統(tǒng)建設(shè)中有一句老話：三分技術(shù)、七分管理、十二分數(shù)據(jù)。企業(yè)采用OA系統(tǒng)會涉及到新舊數(shù)據(jù)的銜接問題。OA系統(tǒng)有效支撐企業(yè)業(yè)務(wù)開展、推進管理工作的必要前提就是及時實現(xiàn)新舊數(shù)據(jù)的遷移和共享。因為在OA系統(tǒng)中如果缺少企業(yè)既往的數(shù)據(jù)，即便建立起順暢美觀的OA系統(tǒng)，也無法實現(xiàn)有效管理。且一旦新舊數(shù)據(jù)銜接不及時，極有可能出現(xiàn)企業(yè)決策的失誤，還會造成企業(yè)數(shù)據(jù)資源的巨大浪費。所以，在推行OA系統(tǒng)過程中，企業(yè)要尤其重視歷史數(shù)據(jù)的整合，最好能夠設(shè)置專門的數(shù)據(jù)項目組對其進行管理，降低企業(yè)員工適應(yīng)使用新系統(tǒng)的難度。

3.充分運用人性化的設(shè)計與管理

OA 系統(tǒng)未來的發(fā)展趨勢之一就是門戶導向，人性化的理念也是當前商業(yè)市場上受到極大關(guān)注的理念。作為企業(yè)管理者，利用OA系統(tǒng)辦公和實現(xiàn)企業(yè)有效管理，需要不斷改善OA系統(tǒng)的截面和功能，貫徹以人為本的理念，站在便利員工和領(lǐng)導工作的立場來進行系統(tǒng)的設(shè)計和研發(fā)。例如在常規(guī)事項的審批界面上可以根據(jù)業(yè)務(wù)的常規(guī)特點設(shè)置一些格式化的審批語言和文本，從而有效提高員工的辦公效率。在OA系統(tǒng)的郵件系統(tǒng)中，企業(yè)管理者可以對郵件設(shè)置自定義群組的功能，便于領(lǐng)導或者員工發(fā)送郵件時可以有針對性地群發(fā)。此外，可以將員工個人的通訊工具與OA系統(tǒng)進行直接關(guān)聯(lián)，當員工在線下或者出現(xiàn)緊急情況時其他成員能夠及時將相關(guān)情況反饋給對應(yīng)的負責人員。

4.要進行全面的用戶培訓

OA辦公系統(tǒng)是一種全新的無紙化辦公模式，其本身的操作對于剛接觸的用戶來說可能會出現(xiàn)不適應(yīng)甚至排斥的現(xiàn)象，因此企業(yè)在推行OA系統(tǒng)過程中要注重對員工進行全面的培訓，進而將OA辦公系統(tǒng)的工作流程和步驟在企業(yè)內(nèi)部進行普及和宣貫，從而實現(xiàn)企業(yè)管理方式的順利過渡。培訓的方式一般有兩種：現(xiàn)場授課與實操。首先，應(yīng)當由專業(yè)人員就OA辦公系統(tǒng)的基本功能、工作原理等向員工宣貫，讓他們了解該系統(tǒng)的運作原理。其次，在理論授課完成之后，可以由專業(yè)人員在場指導進行辦公系統(tǒng)的實操，指導人對于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)當及時糾正。通過對員工進行全面的培訓，讓員工迅速適應(yīng)并接受使用OA系統(tǒng)進行辦公，從而實現(xiàn)企業(yè)辦公模式的順利過渡和銜接。

5.有效防范OA系統(tǒng)使用過程中的風險

盡管OA系統(tǒng)能大幅提高企業(yè)管理效率，改善管理質(zhì)量，但也同樣存在很多風險。近年來，經(jīng)常會爆出某某公司的客戶信息被黑客竊取，這說明企業(yè)的辦公系統(tǒng)會受到黑客的威脅。OA系統(tǒng)可以說是整個企業(yè)運營、管理的中樞，其中包含有企業(yè)的諸多商業(yè)秘密和客戶信息，一旦被黑客侵入，其后果必將是毀滅性的。此外，病毒軟件也可能會給OA系統(tǒng)帶來極大沖擊，網(wǎng)絡(luò)故障或者邏輯問題也會帶來OA系統(tǒng)功能的喪失，導致企業(yè)管理和辦公系統(tǒng)無法正常運行。因此，使用OA系統(tǒng)的企業(yè)應(yīng)當高度關(guān)注系統(tǒng)使用過程中潛在的風險，及時做好系統(tǒng)防護措施，一旦發(fā)覺可能存在危險，應(yīng)及時反饋技術(shù)部門采取措施，盡可能降低損失。

五、結(jié)語

隨著改革開放的深入發(fā)展，我國市場經(jīng)濟體制逐步建立，市場競爭日趨激烈。在此背景下，如何降低企業(yè)運營和管理成本，提高企業(yè)管理的質(zhì)量和效率成為了企業(yè)能否立足商業(yè)“戰(zhàn)場”的關(guān)鍵要素。OA系統(tǒng)以其高效、快捷地的工作效率受到越來越多企業(yè)的青睞，已成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，因此，建立適合企業(yè)發(fā)展的OA系統(tǒng)尤為重要。

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