淺析信息時代下檔案管理工作的創新

張橋生

摘要：作為我國信息資源管理體系中的一項重要工作內容，檔案管理工作能夠使我國社會經濟發展得更加順暢，能夠有效推動企業創新改革。順應信息化建設的潮流，檔案管理工作也要從傳統走向現代，迎合當前社會發展趨勢，使檔案管理工作能夠和信息化建設二者融為一體，使檔案管理工作能夠得到進一步的創新和發展。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；工作創新；創新途徑

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）012-0164-01

一、信息化檔案管理工作

（一）信息化檔案管理工作的概念

所謂信息化檔案管理工作，也就是利用現代網絡技術，輔之以信息科學技術為基礎，將檔案管理工作同互聯網二者相融合，再根據計算機對數據資料等進行有效搜集整理，使后期更加方便的利用，更好的為人民和國家服務。也就是說，信息時代下的檔案管理工作其實是一種人工向智能轉換的模式，它能夠更加方便和快捷，能夠提高工作效率。信息化檔案管理工作主要包括四方面內容：檔案管理基礎設施建設、細則規范建設、資源管理建設、系統軟件開發建設。

1.在檔案基礎設施建設過程中，要將具有現代化、數字化和信息化這三點為特征的資源平臺作為基礎，同時加強企業和國家的聯動，最終形成一個分級制管理的信息化檔案基礎管理平臺。

2.在細則規范建設方面，要以自身實際情況為基礎，并結合我國相關法律法規去制定標準規范。

3.在資源管理建設方面，要將各檔案管理資源進行高效整合，以建立一個具有詳細內容的檔案管理中心為最終目標。

4.在系統軟件開發建設方面，要將現代科學技術作為建設的基礎內容，將軟件功能進行綜合設置最終來提高系統軟件的實效性。

（二）將檔案管理工作進行創新的必要性

在信息時代下對檔案管理工作進行創新能夠實現檔案管理工作由人工化向智能化的轉變。實現信息化方案管理工作能夠實現電子文件自動收集和上傳，這種模式突破了傳統的管理的局限性，通過運用現代化服務手段，能夠建立起自動上傳以及自動歸檔的電子文件的工作程序，使工作人員能夠在第一時間內得到所需的檔案信息。同時，檔案管理工作的創新，表明它能夠順應信息時代的發展需要，能夠滿足信息化社會發展下人們的需要。數字化檔案室能使人們方便、及時、快捷、準確地獲得信息，突破了傳統檔案提供利用方式。隨著檔案室查詢資料人員的增多，維護好公民自身的合法利益適應了新形勢的發展需要。

二、傳統檔案管理中存在的缺陷

（一）檔案運輸過于困難

檔案不是只有紙制品類型，還有包含絲帛等材質的檔案。在運輸過程中，如果稍有不慎導致產生碰撞現象的發生，將會對檔案造成嚴重的損害，影響檔案的使用。

（二）保存過程比較困難

傳統檔案管理工作對信息資源的保存太過于簡單，同保存常應用紙質檔案的方式一樣，但是這些材質的檔案對存放的環境有相當高的要求，它不同于紙制品檔案，如果長期存放在陰暗潮濕或者陽光充足的地方就容易造成氧化和腐爛現象，最終會使信息資源受損。

（三）護理過程比較復雜

利用傳統方式對檔案進行管理的護理中，其過程非常復雜，耗費的人力和物力較大，時間也過于冗長。

（四）在利用過程中難度系數高

檔案管理過程中有大量的信息資源，即使工作人員耗費大量的時間對其進行整理編輯，也不會將所有信息進行完全歸類。在使用過程中，工作人員需要耗費大量時間去進行查找。如果遇到孤本現象，就更加棘手。不僅要對孤本進行謄寫，還要進行修復，在這個過程中耗時耗力，嚴重降低檔案資源的利用率。

三、信息時代下進行檔案管理工作創新的主要途徑

（一）信息化檔案管理理念要創新

信息化檔案管理工作理念能夠為信息時代下檔案管理工作的創新發展奠定扎實的理念基礎，同時，管理理念還能夠對日常中管理工作進行正確的思想指導，能夠引導檔案管理工作向數字化和現代化發展。在日常的檔案管理工作中，管理人員要堅持將科學發展觀作為一切工作的指導思想，要高度重視檔案信息化管理工作，要能夠將信息化對提高檔案管理工作質量的重要作用有一個清晰的認識。與此同時，相關工作人員還要轉變思想，樹立創新意識，不能因循守舊。要敢于進行拼搏和研發，要與時俱進，使管理理念跟上發展的步伐，在管理工作中，提高管理的時效性，利用它更好的為人民服務。

（二）將信息化檔案管理模式進行優化

要以信息時代為背景，進一步優化信息化檔案管理模式，為創新發展新時期的檔案管理工作奠定好基礎。首先，相關管理人員要做好觀念轉變，要將檔案管理模式進行不斷創新，使服務水平和質量有進一步提升。其次，由于傳統化的檔案管理模式過于分散，管理系統無法滿足各階層的需求。所以，檔案資料一定要高效整合，統一管理，根據不同單位，不同類型進行模塊劃分，使管理程序做到最簡。最后，要對管理系統的規范處理做進一步強化管理，要使相關管理人員能夠明確檔案管理工作的各項細則，在基礎設施建設方面，要進行規范化處理，使信息化檔案管理模式進行系統優化升級。

（三）構建信息化檔案管理平臺

在檔案管理方面，要將科學技術與檔案管理工作二者進行緊密結合，堅持一切從檔案管理工作的實際情況出發，堅持循序漸進工作原則，使二者能夠協調工作，最終使信息化檔案管理工作實現由初級到高級的轉變。在構建資料庫過程中，要成立綜合性檔案管理資料庫以及分級化檔案管理資料庫，利用二者協調工作，共同形成信息化檔案管理平臺，全面提高檔案管理工作的效率和管理水平，將信息化檔案管理進行全新升級。另外，相關管理人員的思維要進行創新，建立一個共享化的檔案平臺，使各個單位的資源都可以做到有效共享，減少檔案管理的繁瑣性，打破傳統檔案下的時間和空間的限制。值得注意的是，在平臺建立的過程中，要構建信息化檔案管理反饋機制，將工作過程中存在的問題進行及時反饋，最終使檔案管理資源實現優化配置。

四、結語

綜上所述，在信息化時代，檔案管理工作也應該抓住發展機遇，并且不斷增強檔案管理工作的科學性。在現階段，創新檔案管理工作已經是每個檔案管理工作人員的奮斗目標，也是檔案管理工作的創新的發展方向。檔案管理人員一定要解放思想、更新觀念，要敢于創新，強化檔案信息管理的地位，最終實現檔案信息的高效利用。