高校教學檔案管理信息化建設芻議

王鵬

摘要：隨著信息時代的到來，高校教學檔案管理也逐漸偏向信息化管理，這是時代發展的必然趨勢，也是實現高校教學檔案管理科學化高效化的必然趨勢。本文結合筆者多年工作經驗，就當前我國高校教學檔案管理信息化建設的現存問題做了相關分析，并提出了一些解決措施。

關鍵詞：教學檔案；信息化；現狀與對策

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）012-0089-01

教學檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分。近年來，隨著信息技術和互聯網的發展，高校的教學檔案管理也逐步向檔案管理信息化偏移。但是，由于各方面的條件尚不成熟，當前我國的教學檔案管理信息化建設尚存在一些不足之處，還需要進行大量的實踐和改革，方能推進高校教學檔案管理信息化建設的進一步發展。

一、當前高校教學檔案信息化建設的現狀與問題分析

現如今，互聯網技術和電子信息技術的發展越來越先進，我國的高校教學檔案管理也逐步邁向現代化管理，檔案信息化建設逐步發展完善，教學檔案的管理也逐漸從傳統的手工管理轉向現代化管理。但是，由于我國的高校檔案管理信息化建設起步晚，因此，目前還存在諸多的問題需要解決。

1.教學檔案管理標準規范建設不健全

無規矩不成方圓，在高校教學檔案管理信息化建設方面也是一樣，必須要有統一的標準規范來約束教學檔案信息化管理工作。但是由于歷史等多方面原因，當前的高校教學檔案管理信息化尚無統一的標準規范，這幾導致教學檔案管理信息化建設工作無統一標準衡量，各項工作難免出現雜亂無章的情況，不利于教學檔案管理信息化建設。

2.電子檔案保存不力

當前，高校的電子檔案保存還沒有建立統一的規范，因此比較分散，缺乏系統性；同時，由于缺乏強大的計算機硬件和網絡的支撐，導致電子檔案保存較為凌亂，甚至有重復保存的現象，計算機之間資源共享建設速度慢，利用率低。

3.電子檔案安全保障措施不強

由于電子檔案信息都是存儲在計算機中的，在查詢和利用過程中，計算機難免遭遇病毒入侵，造成計算機癱瘓，電子檔案信息受損，甚至數據丟失等，這對檔案管理工作來說事致命的打擊。

4.檔案管理的技術標準、組織工作程序標準低

當前，很多高校的教學檔案管理技術標準和組織工作程序仍然沿用以往舊有的程序和理念，但是這些標準已經無法滿足當前的電子信息檔案管理模式。傳統的檔案管理技術標準和組織工作程序沒有考慮到計算機信息處理技術的特點和發展，因此，建立起來的數據庫大多為條目數據庫，其中全文檔案信息占比甚小，所以在檔案的查詢與運用方面無法滿足當前的多種需求。

二、實現高校檔案管理信息化的對策

1.加強教學檔管理人員的信息化檔案管理意識

高校的領導班子應當重視其教學檔案管理信息化建設工作，并有意識的去強化檔案管理的重要性，要讓學校的檔案管理工作人員也重視起教學檔案管理工作，增強檔案意識，強化檔案管理責任意識和使命感。檔案管理工作人員應當把檔案的服務意識貫穿在整個檔案的建設過程中，用心建設管理檔案，用心服務教學、教師和學生，讓信息化教學檔案真正成為為教職工和學生服務的好幫手。

2.建立健全教學檔案管理信息化標準規范

高校在檔案管理方面應當順應時代發展的步伐，及時更新教學檔案管理標準和制度規范，通過建立健全教學檔案管理信息化建設的制度規范和標準，來對教學檔案管理信息化建設進行統一的規范管理，從而達到教學檔案管理信息化建設的高效、便捷、統一，更好的為廣大教職工和學生服務。

3.加強硬件設備配置，提升教學檔案管理的安全保障性能

檔案管理信息化建設的前提是具備強大的計算機硬件系統和安全的網絡平臺，因此，高校應當在計算機硬件配置方面及時給予支持，為教學檔案管理部門配備強有力的計算機硬件設施，以確保電子信息檔案建設的順利開展。同時，在硬件和軟件的安全性能上也應當投入一定的關注，創造一個安全的網路平臺，構建安全的防病毒防入侵體系，防治電子檔案信息數據被損壞。

4.分級分類實施檔案數據的數字化建設

高校的教學檔案一般種類繁多，所涉及的部門也較多，因此在檔案數據采集時就會產生很多不同部門不同級別不同類型的數據，因此，要實施檔案數據分級分類管理的模式進行采集和管理。不同的部門，不同的分級單位，分別規定好數字化檔案的范圍，然后每個單位和部門同步實施檔案數據采集，如此一來便可以避免重復勞動或相互推諉的情況發生。

5.建設高質量的檔案信息數據庫

檔案管理信息化是通過檔案信息數據庫來實現的，因此，建立高質量的檔案信息數據庫尤為重要。在建立檔案信息數據庫事，應當遵從統一的標準和規范，合理利用文件目錄功能，分門別類創建各級檔案數據信息庫。在檔案信息數據庫內，運用互聯網技術，將數據庫內的基礎檔案信息數據進行整合與挖掘，最終形成檔案基礎信息資源數據庫群，提高電子檔案信息數據庫的資源利用率。

三、結語

綜上所述，高校的教學檔案信息化建設是時代發展所需，關系著高校的教學檔案管理效率和檔案資源的利用率，是高校檔案管理的重要組成部分。它需要高校投入更大的人力、物力和技術力量，需要不斷提高信息化管理意識，不斷應用最新的信息技術，不斷完善基礎數據建設，提高管理效率，從而更好的服務和保障教學工作。