聲像檔案管理淺析

鄧昱 滿曼 葛松琰 董啟明

摘要：隨著社會的日新月異，特別是多媒體技術的持續更新換代，聲像檔案作為檔案管理的重要組成部分，憑借其生動、真實地反映歷史的鮮明特性，發揮的作用日趨壯大。當然，我們也要意識到當前聲像檔案的管理仍存在許多問題和不足，這對于檔案管理者來說是無疑是亟需解決的命題。

關鍵詞：聲像檔案；管理現狀；管理建議

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案作為一種新型檔案形式，不再局限于文字和紙張，而通過音頻、視頻和圖像的形式最大化的再現和記錄活動事件，突顯直觀性、紀實性和時效性，帶給人逼真、形象化的感受。從19世紀第一張紙質照片的產生，到20世紀50、60年代磁帶、錄像帶的出現，再到當下數碼照片和Mp3、rmvb等格式的音、視頻的廣泛應用，聲像檔案的種類日趨豐富和多樣化，也越來越多地在經濟、政治、醫療、文化等各個行業中發揮著舉足輕重的作用。當然，我們也清晰地意識到，聲像檔案在逐漸得到社會重視和認可的同時，管理過程中也不斷暴露出許多問題和不足，亟待解決和完善。

一、聲像檔案管理現狀

（一）歸檔管理意識不強

文書檔案作為最基本的檔案管理內容，經過多年的梳理和運行，各項管理工作都日趨系統化和規范化，而聲像檔案作為新生事物，形成時間較晚，很多單位對其重視程度明顯不足，歸檔和管理意識不強。聲像檔案的原始素材主要來源于大型活動或者會議，其重要程度不言而喻，為最大化的保留歷史資料，許多單位都配備了高端數碼裝備和專業人員來完成數碼影像的采集，但影像檔案未能及時交與單位檔案管理部門進行集中統一管理，一旦出現人員工作調動、離職等情況，極易導致聲像資料的遺失、損壞，從而造成珍貴歷史資料的永久性缺失，帶來不可估量的損失。

（二）規范性制度缺失

檔案管理作為一項系統性的工作，管理流程必須依據規范化的制度予以保證，特別是對保存和管理條件較高的聲像檔案尤甚。目前，有許多單位雖然制定了《通用檔案管理辦法》，但內容大多較為寬泛，未針對音像檔案的特殊要求進行詳盡的規定，因此建立《聲像檔案管理辦法》勢在必行。一是依制度管人，聲像檔案由于構成體系復雜，涉及內容廣泛，必須依靠完善的制度來統一思想認識，增強檔案管理的大局觀。二是依制度辦事，聲像檔案存儲和管理的特殊性，決定了在管理過程中必須建立嚴格的制度，做到操作流程規范，歸檔手續完備，切實保證聲像檔案的完整保存。

（三）專業能力不過硬

當前數碼、影音設備更新換代速度快，必然要求檔案管理人員的職業素養不斷提高，然而現有檔案管理人員大多并非檔案管理等相關專業出身，存在檔案管理水平不扎實、不過硬的弊端。同時，由于聲像檔案管理普及工作不到位，其他工作人員在調閱、利用聲像檔案的過程中，極易出現人為損壞、修改、刪除等問題，造成聲像檔案不可逆轉的損害。

（四）存儲條件欠改善

囿于重視程度不足和場地限制等問題，目前許多單位采取的都是將聲像檔案與文書檔案混放在普通文件儲存柜里，基本不具備恒溫、恒濕、防磁等保存要求，在永久性保存過程中，不可避免的會產生一定程度的化學的、物理的、生物的變化，導致照片發黃、黏連，錄像帶無法正常讀取等損壞，引起影像檔案的衰變，嚴重破壞了檔案的永久保存和利用。

二、聲像檔案管理建議

（一）增強管理意識

聲像檔案作為數碼信息化的產物，見證著時代前進的堅定步伐，也必將在檔案管理中占據愈加重要的位置。因此，各個單位要從思想上高度重視聲像檔案的管理，充分認識到聲像檔案在單位發展乃至社會進步中所發揮的重要作用。

（二）健全制度規范

結合單位自身特點，制定切實可行的《聲像檔案管理辦法》，明確細化聲像檔案各項規定，強化檔案管理的科學性和合理性。加大對《檔案法》和《聲像檔案管理辦法》的宣傳推廣力度，組織相關部門做好宣貫、培訓。真正做到有章可循、權責清晰，切實增強領導干部和檔案管理人員的法律意識和檔案法制觀念。

（三）提升人員素養

全媒體時代下，數碼設備正在以驚人的速度推陳出新，這就要求聲像檔案管理員必須緊跟時代發展的脈搏，定期進行數碼影像、聲像管理系統、檔案管理等相關內容的培訓和考核，不斷提升專業能力和素養，提升檔案管理隊伍的整體水平，推動檔案管理專業化、規范化和系統化。

（四）改善存儲條件

針對聲像檔案保存所需的恒溫、恒濕、防磁、防震、防光等特殊要求，建議各單位設立專門的聲像檔案室，購置專業防磁柜、影像柜或密閉鐵柜，遠離光線、磁場，確保檔案室保持適宜的溫濕度，并定期開展防火、防盜等安全檢查，嚴格確保聲像檔案安全，延長其使用壽命。

三、結束語

聲像檔案管理任重道遠，是我們每個檔案管理者義不容辭的責任和義務，愿我們充分運用科技和智慧，使聲像檔案在人類歷史的軌跡中記錄濃墨重彩的一筆，在社會發展的長河中散發耀眼奪目的光芒。

參考文獻：

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