信息數字化發展對高職院校檔案管理工作的影響分析

郁媛媛

摘要：21世紀是數字信息化時代，信息數字化已經滲透到了人類生產生活的各個領域，并且受到人們的廣泛青睞。現在高職院校的檔案管理，也正在運用信息數字化方法，它順應了檔案管理發展需要，有效提高了高校檔案利用率及校園管理水平。然而，當前高職院校在檔案管理方面存在一些問題，仍需進一步改進。本文主要對信息數字化對高職院校檔案管理工作的影響進行分析，希望能對高職院校檔案管理水平的提高有所裨益。

關鍵詞：信息數字；高職院校；檔案管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）42-0017-02

在新時代條件下，計算機網絡技術的迅猛發展，已經把我國推進到了信息化時代。為適應時代需求，如何實現高職院校檔案管理系統的網絡化建設，已成為高職院校相關部門和檔案人員亟待解決的問題。檔案作為重要信息介質，是學校科學管理、健康發展的重要保障。所以，建立科學合理的信息化、網絡化的檔案管理系統是當務之急。本文則從不同角度，針對信息數字化發展對高職院校檔案管理的影響進行闡述，希望能為提升高職院校檔案管理水平提供一些參考性建議與幫助。

一、信息數字化在檔案管理方面的優勢

（一）滿足高職院校檔案管理的發展需要

隨著社會的快速發展，大量實用性人才已成為時代的迫切需要，而高職院校的教育方向和模式，則有效適應了這種要求，相關領域和部門對職業教育也十分關切，所以高職院校在做好人才培養的同時，也應運用信息數字化管理手段進行檔案管理，做好檔案管理工作，以適應高職院校的管理需求，實現對大批人才的科學管理。另外，高職院校在運用信息技術對檔案進行管理的同時，也在一定程度上增強了學生的信息管理能力，促進了高職院校的教學管理，提高了學生就業率。

（二）檔案管理更具邏輯性

載體和信息是檔案的重要組成部分，然而這兩個部分與數據檔案管理都有著密不可分的聯系，所以便有了兩種基本的檔案管理內容和管理方式：物理管理和數據流管理。傳統檔案管理的管理內容和管理方式主要為物理管理，紙質文件為物質介質的基本管理對象，而信息數字化檔案管理的管理內容和管理方式則主要為數據流管理，檔案的數據信息為基本管理對象。管理方式和管理內容逐漸過渡到邏輯管理[1]。信息數字化的檔案管理方式有利于對遺漏文件進行補漏增缺，傳統的文書管理方式一旦遇到文件收集不全或者漏交檔案的情況，就必須要拆卷重做。而信息數字化檔案管理就可以有效彌補這個缺陷，靈活地進行檔案的補漏增缺，從而使得檔案信息更加完善，有效提高檔案管理的工作水平。

（三）有效提高檔案管理的效率和安全性

對高職院校檔案管理進行網絡化設計，建立起信息數字化的檔案管理系統，這對檔案管理工作極為重要，能夠極大提高檔案管理的質量和效率。傳統的檔案管理只注重收集和保管，并沒有對檔案進行資源開發和研究利用，致使有效資源浪費嚴重，資源利用率較低。信息數字化的檔案管理，正好可以彌補這些不足，將資源進行合理的利用和分配，充分發揮出資源的積極作用。此外，傳統的檔案管理中，檔案查閱者可以利用卷中的一份文件查看到整卷檔案的內容，這不利于檔案的安全性和保密要求。而信息數字化檔案管理可以設置權限，將其改為單個信息查詢模式，查閱者只能查看自己需要查看的那部分檔案，無法觸及和所提要查看檔案無關的文件，進而有效地提高了檔案的保密性、安全性。

二、信息數字化檔案管理的不利影響

傳統的檔案管理方式不能適應這個快節奏的現代化模式，因此高職院校必須運用信息數字化的手段對檔案進行管理。但是信息數字化在給檔案管理帶來高效率的同時，也存在一些弊端，我們要對信息數字化檔案管理的不利影響有充分的了解，從而辯證地運用信息數字化手段。信息數字化檔案管理的不利影響，主要體現在以下兩個方面：第一，設備上的問題可能會造成大量的設備浪費[2]。目前許多高職院校的管理部門對信息數字化檔案管理模式并沒有一個深刻的理解，管理人員的信息管理水平普遍偏低，不懂得怎樣利用先進的技術和設備，許多先進的設備在引進后因為不知道怎樣進行有效利用而被閑置在檔案室里。第二，對管理人員提出更高的要求。要做好信息數字化檔案管理，檔案管理人員必須具備更高的信息管理水平，因此，許多原來從事檔案管理的人員將無法適應檔案管理的工作需求，這將會出現管理人員的變動問題，給檔案管理帶來安全隱患。

三、加強高職院校信息數字化檔案管理的具體措施

（一）完善相關的制度和法律法規建設

在高職院校數字化檔案管理中，安全問題一直是一個不可回避的話題，其原因在于：現在高職院校的信息數字化檔案管理沒有相關法律法規的保障，所以相關管理者和責任人必須對癥下藥，盡快建立信息數字化檔案的法律法規體系。并且，高職院校自身也要建立、執行與完善信息數字化檔案安全制度，保障數字檔案安全，并從制度和法制層面給予根本保障。

（二）制定數字化檔案管理標準

數字化檔案管理在給高職院校的檔案管理提供新方法、新機遇的同時，也給檔案管理工作帶來巨大困難和挑戰。所以，高職院校要高度重視檔案的數字化管理，加大投入，引進先進設備，研發自主管理軟件，制定嚴格的數字化管理標準，建全數字化檔案管理系統，全程跟蹤檔案的記錄、保存、使用和管理，確保檔案的安全性和服務能力。另外，要將各種紙質檔案掃描成電子檔案，建立數字檔案數據庫，把紙質檔案和電子檔案相結合，降低紙質檔案的破損率，提高檔案完整性，確保數字檔案的工作效率。此外，完善檔案管理的配套設施和服務，比如參照圖書館書目管理系統建立檔案管理系統，便于檔案檢索和查閱，提高檔案管理和利用水平。

（三）提高檔案管理人員素質和信息管理水平

引進檔案管理類的專業軟件，可以有效提升高職院校信息化檔案管理的工作效率，因此高職院校的檔案負責人需要定期對檔案管理人員進行思想教育和技能培訓，讓檔案管理人員明確檔案管理的重要性，端正工作態度，提高專業技能和工作能力。建立一個科學的獎懲制度，對于在工作中沒有出錯誤或者極少犯錯誤的員工進行獎勵，對于在工作中表現差、態度不端正的員工進行懲罰。學校還應定期組織檔案管理人員去其他優秀高校學習考察，學習其他學校先進的信息數字化管理經驗，對本校檔案管理工作進行積極整改。學校也可以定期邀請信息數字化檔案管理專家來校進行指導培訓，解決學校檔案管理人員在工作中遇到的各種問題，提高學校整體檔案管理水平。

四、結語

綜上所述，高職院校的檔案管理是一項非常復雜、重要的工作，因此在進行檔案管理工作之前，要對高職院校檔案管理的影響進行充分分析。檔案管理人員必須積極更新工作意識，采取現代信息數字化管理系統對學生的檔案信息進行分類和整理，從而提高學籍和學校各類資源的管理效率，讓檔案管理充分發揮作用，更好地為高職院校的健康發展服務。

參考文獻：

[1]徐懿.信息數字化發展對高職院校檔案管理工作的影響分析[J].安徽警官職業學院學報，2017，16（2）：104-106.

[2]馮江博.信息數字化對高職院校檔案管理的影響[J].讀寫算：教研版，2014，（24）：326-326.