高校學生檔案管理信息化建設的探索與思考

【摘要】高校學生檔案信息管理工作中，加強互聯網信息技術的應用，能夠有效提升高校學生檔案管理水平。本文中將重點圍繞高校學生檔案管理信息化建設的探索和思考。

【關鍵詞】高校 學生檔案 檔案管理 信息化建設

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）34-0252-01

高校學生檔案是學生在校期間生活、學習和各種動態的真實記錄，內容包括學籍檔案、性格愛好、獎懲、參加的重大活動等，通過文字描述、照片和影像資料留存等方式記錄下來。其具有一定的保存價值，能較真實的反映出學生在校期間的學習和生活及其它方面的表現情況，為用人單位了解學生提供了重要的材料依據，對學生參加工作和未來工作及生活都有一定的重要作用。

一、高校學生檔案管理信息化建設問題思考

現階段高校學生檔案信息化建設中存在著一定的突出問題，在對這些問題進行思考的基礎上，可以更加有針對性的探索推進高校學生檔案信息化建設進程的路徑。目前，存在的問題集中體現在如下幾個方面：

（一）學生檔案信息管理制度待完善

目前，高校普遍已根據高校檔案管理辦法和主管部門的要求，建立起了檔案信息管理部門，并制定了高校學生檔案信息管理的相關制度。但是，從這些管理制度在具體的實施過程中，依然缺乏足夠的細致、規范性，并無法切實滿足學生檔案管理工作的實際需求。

（二）檔案信息管理系統有待進一步完善

目前的檔案信息管理系統已具備基本的檔案信息管理功能，能夠滿足高校學生檔案信息管理的日常需求，但存在一些有待完善的地方。具體體現在：第一，檔案信息在細致性、規范性層面有待進一步完善；第二，檔案信息管理系統的維護工作和更新工作及時性不足；第三，檔案信息的數字化層面待提升。因此，有必要進一步對學生檔案信息管理系統予以完善。

（三）檔案信息管理隊伍專業水平待提升

目前，高校學生檔案管理工作中中國，已設立了專門的檔案管理機構和負責人員。但是，從人員配備的角度來看，存在一些問題：第一，專業性人才配備不足，缺乏專業的檔案管理技能和信息系統操作技能；第二，學生信息檔案管理工作人員創新性意識不足。依然循規蹈矩的進行檔案信息工作，缺乏主動創新工作方法的積極性和主動提升自身檔案信息工水平的意識。

二、高校學生檔案管理信息化建設改進策略探索

在明確高校學生檔案的重要性基礎上，應充分借助網絡時代下先進的信息技術，推進高校學生檔案信息化建設的進程，有效地提升高校學生檔案信息化水平。具體如下：

（一）完善學生檔案信息管理制度和流程

第一，學生檔案管理工作應由專職部門負責，包括收集、整理和歸檔學生相關信息等，同時還要密切聯系其它部門，完善相關制度和流程，共同開展學生檔案管理工作。學生檔案資料記錄內容要有選擇性，而不是點點滴滴都要記錄，這就要求檔案管理人員具有辨別能力，通過仔細分類學生各項信息進行有價值的信息存檔。

第二，需要專門的管理人員和熟悉電子數據管理系統操作的人，做好電子數據管理系統維護工作，并定期更新學生的檔案信息內容，使學生的個人信息處于不斷更新和完善中，為用人單位提供最全最新的信息。

（二）完善檔案信息化管理系統

為了實現高校檔案管理的信息化，需要建立和完善檔案信息化管理系統，同時需要高校樹立現代化管理理念。新時代高校的學生，就應該有新時代的思想，要轉變傳統的思維模式，采用現代化的科學管理方法，高校檔案管理的好壞體現著學生能力的強弱。具體如下：

第一，完善高校檔案管理模式，能夠使學校的管理理念和水平得到更好展示。學生成績好壞不是判定學校好壞的唯一標準，學校吸引學生的能力和學生考研情況等都體現著一個學校的好壞。高校將學生檔案管理得越細致、越規范、越現代感十足，就越能幫助學生更好地展現給就業單位，提高學生的就業率。

第二，實現檔案信息數字化是高校實現檔案信息化管理的重要內容，從而使學生檔案管理變得更方便快捷。實行檔案管理信息化，能使大量的信息得到有效存儲，還利于信息查閱，提高了學生檔案管理效率。建設檔案信息化要制定完善的計劃和方案，避免造成不必要的資源浪費。學生檔案數據庫的建立要根據實際情況進行，要有較強的可操作性，從而保證數據庫的信息安全和系統穩定。

（三）加強高校學生檔案管理隊伍建設

高校學生檔案管理部門必須與時俱進，不斷提高檔案管理員的信息化業務素質和水平，這樣才能進一步做好學生檔案信息化管理工作。首先，組建一支高水平的學生檔案管理工作者隊伍，隊伍成員要包括專業檔案管理人員和網絡維護人員；其次，引進和培養具有創新思維和廣闊視角的信息化檔案人才，使其能走在檔案信息化建設的前方，通過采用各種方法和手段推進學生檔案信息化工作不斷向前；最后，要對在職學生檔案管理人員進行針對性的培訓，通過培訓不斷提高他們的自身素質和業務水平，從而提高整體學生檔案管理隊伍的綜合水平。

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作者簡介：

常佳（1984年8月28日-），女，陜西榆林人，大學本科，西安歐亞學院學生發展處輔導員。研究方向：學生檔案管理、大學生思想政治教育。