淺談二級學院研究生秘書工作

【摘要】隨著研究生教育規(guī)模的不斷擴大、培養(yǎng)模式的日趨多樣化，研究生管理工作日益繁重，研究生管理逐漸成為制約研究生培養(yǎng)質量的一個重要因素。為此，多數(shù)高校二級學院設立了“研究生秘書”職位。二級學院研究生秘書即是研究生院與二級學院、研究生導師與研究生之間銜接者，又是研究生教育管理工作的直接組織者和執(zhí)行者，因此，充分認識二級學院研究生秘書應該具備的作用和應該提升的能力，對于充分發(fā)揮二級學院研究生秘書的作用、切實提高研究生管理的水平、培養(yǎng)質量具有重要意義。

【關鍵詞】二級學院 研究生 秘書工作

【中圖分類號】G47.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）34-0018-02

一、二級學院研究生秘書應發(fā)揮好“四種作用”

充分發(fā)揮二級學院研究生秘書在研究生管理工作中的作用，是提高研究生培養(yǎng)質量的關鍵。

（一）思想引導作用

習近平總書記指出：“我國高等教育肩負著培養(yǎng)德智體美全面發(fā)展的社會主義事業(yè)建設者和接班人的重大任務，必須堅持正確政治方向?！彼枷胝喂ぷ餍枰灤┭芯可逃虒W的全過程，實現(xiàn)全方位、全過程的育人。研究生秘書作為研究生教育管理的一線工作人員，往往擔負著研究生政工干部責任，在學校、學院黨委（總支）等部門的領導下對研究生進行政治思想教育，是研究生思想政治教育的重要參與者。在對研究生進行分類引導，培養(yǎng)學生的體質、人文、審美、心理、思政、道德能力方面發(fā)揮著不可替代的作用。

（二）參謀助手作用

研究生秘書是分管院長的參謀和助手，要協(xié)助分管院長及導師制定培養(yǎng)計劃、教學大綱，還要協(xié)助教學檢查、評估等工作。同時研究生秘書要及時收集、整理有關教學、教務資料，建立健全的各類檔案。研究生秘書的工作既要圍繞工作重點按部就班、踏實工作，又要未雨綢繆、獻計獻策。在重大問題的處理上，增強敏銳性，發(fā)揮主觀能動性。另外，研究生秘書還要做深入教育改革的參與者，與授課教師積極配合，積極參加教學、課程、實踐課改革，提高研究生教育的培養(yǎng)質量。

（三）溝通橋梁作用

二級學院研究生秘書工作與研究生人才培養(yǎng)的教學過程中緊密相關，是研究生教育教學過程中的中介。因此，研究生秘書要擺正工作位置、端正工作心態(tài)，真正發(fā)揮服務育人的作用；同時，還要經常深入師生進行調研，想問題辦事情從大局出發(fā)，從而發(fā)揮綜合服務的作用，為教育教學工作順利開展增磚添瓦。

（四）行為示范作用

研究生的年齡結構、社會閱歷、生活方式等方面與本科生有較大區(qū)別，他們的團隊意識較淡薄、活動積極性相對較低。針對這一特點，二級學院研究生秘書應掌握合理的教育方式，做到為人師表，自覺在研究生黨團、學生會和社團的協(xié)助下，充分調動和發(fā)揮研究生自我教育、自我管理、自我服務的積極性與主動性。結合專業(yè)特點，組織社會實踐、學術創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)教育等活動以促進研究生綜合素質的發(fā)展。

二、二級學院研究生秘書應具備的“四種能力”

二級學院研究生秘書工作量大，瑣碎繁雜，頭緒眾多，工作繁重，要求其必須具備較為過硬的綜合素質。

（一）業(yè)務處理能力

二級學院研究生秘書的工作繁雜，內容多，且事務性工作居多。工作內容涵蓋了研究生的招生、培養(yǎng)、學位、學籍、就業(yè)等方面。這要求研究生秘書既要掌握秘書的基本專業(yè)知識，又要掌握相關學院相關學科的專業(yè)知識。同時要熟知研究生院和學院與研究生教育相關的各種規(guī)章制度，以及各位導師的教學、科研狀況等，同時要兼顧了解研究生的學習、科研和生活，提高自身組織協(xié)調能力，以利于研究生培養(yǎng)質量的提高。

（二）組織領導能力

二級學院研究生秘書的定位是為研究生培養(yǎng)服務，兼顧研究生管理，是研究生教育管理工作的基層執(zhí)行者和組織者，全程參與研究生的招生、培養(yǎng)、學位、就業(yè)指導、派遣等工作，兼顧教務，學工。因此，二級學院研究生秘書必須注意統(tǒng)籌安排。科學制定工作目標計劃，嚴密組織實施，才能使各項工作有的放矢、有序推進。

（三）溝通協(xié)調能力

良好的溝通協(xié)調能力是研究生秘書工作高質量、高效率的保障。作為研究生秘書要善于“彈鋼琴”，時常保持輕松平靜的心態(tài)，遇事不慌不忙。針對不同的對象，采用不同的溝通協(xié)調方法，要學會“換位思考”，才能及時妥善地處理教學過程中的問題。對待領導，要做到尊重而不恭維、服從而不盲從；對待導師，要做到平等協(xié)調、尊重理解、互敬互諒；對待研究生，要做到態(tài)度熱忱、真心實意；對自己，要做到工作勤勞、任勞任怨、處事穩(wěn)妥，好的工作態(tài)度也是順利開展工作的法寶。

（四）科學管理能力

研究生秘書在教學管理工作中經常遇到研究生院、學院、導師與學生等多方面的問題。大部分研究生秘書既要及時處理各類問題，又要兼顧正常的工作。因此，良好的工作方法是有效地促進工作開展的保障。在工作中，注意分清主次、溝通協(xié)調、有效安排、調動研究生自我管理積極性，從而促進二級學院研究生各項工作的順利進行。

三、二級學院研究生秘書成長應用好“三種力量”

二級學院研究生秘書隊伍是推進高校研究生教育改革不可或缺的重要保障，建設一支高素質的研究生秘書隊伍需多方發(fā)力、多措并舉，依靠多種力量促進其健康成長、穩(wěn)定高效的發(fā)揮作用。

（一）政策的引領力量

研究生秘書是高校實施研究生二級管理的重要力量，但從實踐看，部分高校對二級學院研究生管理人員不同程度存在重視不夠的問題，研究生秘書同時兼任科研秘書或教學秘書的現(xiàn)象較為普遍。改變這一狀況首先要從思想上認識到研究生管理工作的重要性，充分重視研究生二級管理工作。其次，人事部門應按編制落實配置專門的研究生秘書管理崗位，安排專職管理人員并大力提高研究生秘書的地位和待遇，使之在晉升、職稱評定、評優(yōu)等方面能夠享受到政策優(yōu)惠，從而激發(fā)研究生秘書的自信心和工作熱情，加強學院的研究生管理工作。

（二）制度的制約力量

管理行為學認為，獎勵可以得到，懲罰可以避免。研究生秘書工作效率的提高是研究生教學管理高效的一個因素。因此，要改革并完善研究生秘書的管理制度，規(guī)范各項規(guī)章并落實到位。加強規(guī)章制度的建設是實現(xiàn)研究生管理規(guī)范化、科學化的重要措施， 直接影響著研究生秘書的工作程序、質量和效率。健全的規(guī)章制度可以約束、指導和激勵研究生秘書的行為。只有健全各項規(guī)章制度，充分調動和發(fā)揮研究生秘書的工作積極性，才能把研究生教育管理水平提高到一個新的層次。

（三）培訓的提升力量

提高研究生秘書的綜合素質和業(yè)務能力將有利于推動研究生管理走向科學化。而提高素質和能力的最有效途徑就是加強崗位培訓和技能培訓，使研究生秘書能夠適應崗位的新需求。學校應將二級學院研究生秘書的培訓進修和學習交流納入學校的常規(guī)計劃。可以通過學歷提高教育、短期培訓班、工作經驗交流會、學術交流和跨校（院）參觀學習等方式，為二級學院研究生秘書成長提供實踐鍛煉的機會，提高研究生秘書隊伍的整體工作水平。

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作者簡介：

鄭桂紅（1977.02-），女，漢族，山東鄆城人，碩士，研究方向：生理學與生物化學。