加強研究所印章管理的幾點思考

何文上 魏繼昌 雒淑珍

[摘 要]印章管理是辦公室的一項重要管理工作，也是研究所管理工作中的重要組成部分，隨著新形勢下單位各項工作的不斷發展，使研究所印章管理同樣也面臨著新的問題，通過充分運用信息化手段、可回溯機制、有痕管理等有效措施，更加科學規范地管理研究所印章，使管理工作、服務工作再上新水平是作為樞紐部門的辦公室全體工作人員共同努力的追求。

[關鍵詞]印章管理；研究所管理；信息化管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.30.115

研究所的印章管理是一項重要的日常工作，加蓋印章也是研究所各類文書、合同、材料生效時的最后一道審核程序，設專人負責研究所各類印章的日常管理、保存、用印、材料留存，是印章管理的基本遵循。雖然各單位都有自己的具體情況，但都是在1993年國務院印發的《國務院關于國家行政機關和企業事業單位印章的規定》（國發〔1993〕21號）基礎上，結合單位的實際情況進一步規范管理。作為從事果樹科研工作的中國農業科學院果樹研究所，是我國成立最早的國家級綜合性果樹科研機構，到2018年已經成立60年，在印章管理工作上與其他科研院所相似，按照部門、人員崗位職責分工和相關規章制度嚴格管理。

隨著各項工作的不斷發展，特別是近年來科技創新、成果轉化、科技興農工作發展水平的不斷提高和發展速度的不斷加快，各種材料、合同的用印數量不斷增加，使單位有關領導和各職能部門工作人員的工作量、復雜度進一步攀升。僅以中國農業科學院果樹研究所的公章為例，一年下來的用印數量就在15000～16000次，每天的用印數量在40次左右，中國農業科學院其他兄弟單位與果樹研究所的情況類似。如何在遵守國家和上級主管部門有關規定、制度的基礎上，進一步規范流程、科學高效地對印章進行管理，更好地為單位發展服務，已經成為研究所有關領導和廣大職工迫切需要解決的問題。

通過調研發現，中科院、中國農科院的各個專業研究所的多數制度的更新周期為3～5年，也就是說，多數制度在實施3～5年后，就面臨著新一輪更新、修訂。印章管理規定的更新周期在5年左右，這從另一方面也反映出研究所各項工作在近年來的高速發展。具體到一個研究所，隨著部門、機構和職能的重新分工與調整，印章管理的規章制度也在發生相應的變化，但這種變化都遵循著更加規范、科學、高效方向發展，特別是隨著信息化建設的不斷發展，網上辦公系統的廣泛應用，很多線下流轉的工作流程都呈現向線上線下同步、線上流轉的趨勢，印章管理也是如此。這同樣符合“讓信息多跑腿，群眾少跑路”的改革要求。作為科研單位在落實“放管服”的具體工作中，我們應該以“放權要出活力、管理要出效率、服務要出質量”為指導，采取有力措施，進一步優化工作流程、提出工作質量。

1 進一步規范各類印章使用范圍及審批權限

研究所、研究所黨委印章是研究所依法依規履行職責、行使權力的重要憑據和標志，使用范圍是涉及全所的重要事項和以研究所名義印發的各類文件材料。各部門、研究中心以研究所名義上報、對外聯絡的各種報表、材料、公文，及以便函形式發出用于聯系公務活動的材料等，須具體工作人員起草，經所在部門、研究中心負責人審核并報主管所領導審批，其中研究中心上報的重要材料，須在主管所領導審核前先交由業務主管部門審核，并填寫辦公室統一印發的蓋章申請單后，辦公室根據領導審核情況加蓋研究所印章。其中，以研究所黨委名義上報的材料，須經所在部門負責人審核，并報研究所黨委書記審批后，填寫黨委辦公室統一印發的蓋章申請單，方可由黨委辦公室加蓋公章。發出公文、重要材料底稿或復印件應按分工在辦公室和黨委辦公室備份、存檔。研究所法人代表名章須經法人代表本人同意方可加蓋。分管所領導名章在分管業務工作范圍內使用，須經本人同意方可加蓋，以研究所名義對外的重要合同性材料不得加蓋法人名章或分管所領導名章。各部門、研究中心印章用于本部門、研究中心業務范圍內相關業務材料，由部門負責人審核需蓋章材料無誤后加蓋，同時留存蓋章材料備查。

2 不斷加強印章管理人員管理

不管是研究所的各類公章，還是各部門的印章，都是單位和部門對外聯絡的重要憑證和依據。管好用好印章是有關工作人員的重要崗位職責，隨著各項工作的發展，各類材料、文件不斷增加，印章管理工作人員肩上的責任也越來越大。要通過講解相關規章制度、法律法規和實際案例，使印章管理工作人員牢固樹立紅線意識、底線意識，嚴格按規章制度辦事。無關人員不得接觸印章，更不得私自在有關材料上蓋章。特別是要嚴防在空白紙張上加蓋任何公章。同時要向各級領導和廣大職工宣傳、講解用印審批流程、權限，加強對用印材料、合同的審核，各司其職、各負其責，強化各部門、中心負責人對用印材料、合同內容的審核職責，強化分管所領導對用印事項的審批職責，強化印章管理人員對用印材料的合法、合規性等格式審核，有力維護單位的正當權益不受損害。一旦發現問題，將對有關領導和工作人員進行追責、問責。在日常工作中，印章管理人員要將職責范圍內收回的各類蓋章申請單分類整理、存檔、備查，將具有存檔價值的用印材料，按照檔案管理要求，分門別類地按照時間先后順序進行存檔備查。

3 充分運用信息化手段加強管理

目前信息化辦公的應用范圍越來越廣，信息化建設與管理服務的各項工作的融合度越來越深，印章管理工作也不例外。通過網上辦公系統進行用印審批，為廣大職工和各級領導都提供了方便。同時，在各類蓋章申請單之后上傳附件材料的要求，也使用印材料的有痕管理、可回溯查詢變得更加簡便、易行。通過開發電腦、手機、平板等客戶端，使大家隨時都能根據工作需要參與到工作流程中，本身就是工作進步的一種具體體現。同時，印章管理的工作性質也對網上辦公系統的適用性、穩定性、安全性提出了更高的要求，通過綁定電腦、手機客戶端、實名認證、加強安全防護等措施，使系統運行更加便捷、可靠。同時，也為辦公室及各管理印章部門提高工作水平和服務質量創造了更好的條件。

參考文獻：

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