圖書資料檔案管理的優化與創新路徑研究

向柯

[摘 要] 隨著科技與信息技術的高速發展，我中心辦公室內的圖書資料檔案管理工作也得到了相關的優化與創新，在優化與創新的同時應該注意突出圖書資料檔案管理工作的知識性和服務性功能，確保其可以更好的為讀者和社會服務。圖書資料檔案管理的工作人員必須轉變傳統觀念，勇于實踐創新，促進圖書資料檔案管理工作的快速發展。

[關鍵詞] 圖書資料 檔案管理 優化與創新

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

對辦公室的圖書資料檔案進行收集、總結、歸納、維護，然后再進行有效的分類就是圖書資料檔案管理工作的主要內容。圖書資料檔案管理的目的是為了讓讀者可以享受到更好的服務，但是現在的很多圖書資料檔案管理的工作人員并沒有認識到這項工作的重要性。因此，他們在進行圖書資料檔案管理時，會出現很多問題，導致圖書檔案資料管理現狀并不是很好。本文主要針對這些問題進行分析并提出相關的優化措施[1]。

一、現在圖書資料檔案管理中存在的問題

（一）圖書資料檔案管理制度不合理

科學合理的圖書資料檔案管理制度是做好圖書資料檔案管理工作的前提。但是現在很多的辦公室缺乏一個科學合理的圖書資料檔案管理制度，這就使圖書資料檔案管理的工作人員在工作的過程中沒有明確的約束，導致圖書資料檔案管理工作人員在工作的過程中態度過于敷衍，不能端正自己的工作態度，工作效率低，導致現在的圖書資料檔案管理工作效果不好。同時大部分的辦公室采用的都是傳統的圖書資料檔案管理方式對圖書資料檔案進行管理，這種方式已經不能滿足當下時代發展的需要和讀者的需要，很難讓圖書資料檔案管理工作取得很好的成效。

（二）圖書資料檔案管理過于重視形式化

現在大部分的辦公室已經開始建立圖書資料檔案管理制度，但是這些制度在建立和執行過程中存在很多問題，太過于注重形式，而忽視了制度的內容和可行性。圖書資料檔案管理過于形式化的原因一方面是因為制度的內容過于空泛，圖書資料檔案管理工作人員沒辦法按照制度中的規定來進行工作，另一方面是因為圖書資料檔案管理工作人員工作沒有認真負責，比如說新到的圖書資料檔案沒有及時登記，借出的圖書資料沒有登記，對散落到各個角落的圖書資料沒有及時進行整理等，導致圖書資料檔案管理工作完成困難。

（三）圖書資料檔案管理投入的資金和精力不夠

辦公室要具備充足的圖書和資料，但是現在很多辦公室的圖書和資料種類和數量并不能滿足讀者的需求，這種現象出現的原因是因為資金不足，對圖書購買的力度不夠，這是很不利于對圖書資料檔案管理工作的順利進行。同時，很多辦公室的工作人員沒有對工作投入足夠的精力，沒有對圖書資料檔案進行正常的維護整理，給辦公室的工作造成了不好的影響。

（四）圖書資料檔案管理工作沒有引入數字信息技術

在信息技術高度發展的當下，很多辦公室還沒有引入數字信息技術對圖書資料檔案進行管理，傳統的圖書資料檔案管理工作在進行操作時會出現很多弊端。因此，辦公室應該認識到信息技術對于圖書資料檔案管理的重要性。

（五）圖書資料檔案管理工作過程中讀者的問題導致管理成效不大

圖書資料檔案管理的日常工作中，因為讀者出現的問題給管理工作帶來了很多困難。很多讀者在辦公室閱讀完以后，不會自覺的把圖書資料檔案進行整理歸位，很多圖書資料檔案散落在辦公室的各個角落，增加了工作人員的工作內容，還有一部分讀者借閱圖書資料檔案以后不歸還圖書資料檔案，造成了圖書資料檔案的流失，影響了辦公室的正常工作，讀者的這些行為都給圖書資料檔案管理工作帶來了難度[2]。

二、圖書資料檔案管理優化與創新的方法

（一）建立科學合理的圖書資料檔案管理制度

圖書資料檔案管理制度的建立是辦公室的首要工作任務，建立科學合理的圖書資料檔案管理制度可以保證辦公室工作的正常運行。圖書資料檔案管理制度建立應該具備以下幾個方面，一是明確圖書資料檔案管理人員日常的工作內容，二是圖書資料檔案管理制度中要包含獎懲機制，保證工作人員的工作效率，三是圖書資料檔案管理制度要包含日常會遇到的各種狀況，保證每個環節的正常運行。

（二）注重落實圖書資料檔案管理制度中的規定

落實圖書資料檔案管理中的規定主要是針對圖書資料檔案管理工作人員的規定，因為很多工作人員在工作的過程中態度不好，效率低下，給辦公室帶來不好的影響。因此，辦公室的相關管理部門要制定相關的工作守則，保證工作人員日常順利進行工作，另外可以制定獎懲制度，提高工作人員的工作效率，保證給讀者提供更優質的服務。

（三）增加對圖書資料檔案投入的資金與精力

因為辦公室日常進行管理維護的主要是圖書資料檔案，因此加大資金投入購買更多的圖書資料檔案是很重要的，一是可以增加辦公室的吸引力，二是可以更好的為讀者服務，保證辦公室工作的正常運行。另外，可以對辦公室的工作人員進行培訓，培訓內容除了包括辦公室的相關制度、員工守則以外，還要包括對信息技術的培訓，讓工作人員可以掌握先進的技術進行管理工作，提高工作效率。

（四）把數字化的信息技術引入到圖書資料檔案管理中

當下已經是信息技術高速發展的時代，在這個時代中數字信息化已經應用到人們生活的方方面面，所以辦公室也要把數字信息化引入到圖書資料檔案管理中，提高圖書資料檔案管理工作的效率。辦公室可以引進相關的圖書資料檔案管理系統，對圖書資料檔案進行管理，把室內所有的圖書資料檔案進行分類輸入，這樣不僅提高了工作效率，也降低了工作難度。除此之外，辦公室應該聘請專業的人員對數字信息系統進行更新和維護，以確保不備病毒入侵，保證數字信息系統正常運行。

（五）對讀者宣傳正確的圖書資料檔案借閱規則

讀者是辦公室主要服務的對象，因此辦公室內的工作人員應該在館內設定宣傳標語，通過宣傳標語來提醒讀者遵守辦公室的規章制度。同時辦公室內可以開展一些講座、公告等對讀者進行正確的借閱圖書資料檔案的宣傳，讓讀者可以正確的閱讀圖書資料檔案，保障圖書資料檔案的整潔性和完整性，從而減少圖書資料檔案管理工作人員的工作壓力，提高工作效率。同時要對圖書資料檔案管理的工作人員進行培訓，告訴工作人員在讀者借閱圖書資料和檔案時，要把相關的注意事項告訴讀者，從而確保圖書資料檔案可以及時的歸還，保證圖書館內圖書資料檔案不丟失。

三、結語

綜上所述，無論是在古代還是在現代，圖書資料檔案都是人類不可或缺的精神食糧。因此，辦公室對圖書資料檔案管理工作進行優化和創新是必要經過的流程。因此，辦公室應該建立科學合理的圖書資料檔案管理制度，要落實圖書資料檔案管理制度中的規定，要對圖書資料檔案投入資金與精力，要把數字化的信息技術引入到圖書資料檔案管理中，要對讀者進行正確的圖書資料檔案借閱原則的宣傳，以確保辦公室內圖書檔案資料的完整性，從而可以更好地為讀者和社會服務

（作者單位：四川省疾病預防控制中心）

參考文獻：

[1]丁毅.圖書檔案管理現狀及改進策略[J].辦公室業務，2018（2）：159-160.

[2]王達.新時期圖書檔案信息化管理探究[J].中國管理信息化， 2017，20（20）：166-167.

[3]羅永紅.圖書資料管理的優化與創新路徑研究[J].職業，2015（26）：151-152.