新醫改下醫院檔案管理方法探討

計曉麗

[摘 要] 新醫改背景下醫院內部體制進行深刻的改革，醫院檔案管理也要適應新醫改的政策，改進檔案管理工作方法。在實際工作中，醫院檔案管理中存在著諸多問題，給醫院的檔案管理工作帶來了許多困難。醫院檔案管理工作要適應新醫改政策，就必須進行相應的改進工作，促進醫院檔案管理工作的完善和發展。

[關鍵詞] 檔案管理 醫院檔案 新醫改

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

醫院要適應新醫改背景下的改革，就要重視檔案管理工作。檔案管理工作對醫院經營狀況的發展和改進有重要的作用，是醫院運營發展的重要記錄，加強檔案管理工作，改進檔案管理工作方法，能夠使醫院更加適應新醫改的發展和革新，保證醫院在新醫改背景下順利開展檔案管理工作。

一、醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作的受重視程度與其它工作存在差異

在新醫改背景下，醫院的管理人員和工作人員對檔案管理工作的重視程度與其它工作存在差異。醫院的檔案管理工作中，現今的檔案管理人員多為兼職，也缺少相關的硬件設施建設，相關檔案在收集、整理和存檔過程中經常出現存放不當、遺失、損壞等現象，影響了檔案管理工作的效果，也使醫院檔案的利用率下降[1]。新醫改背景下醫院的經營模式是醫院改革中的重點，但是醫院還沒有真正意識到檔案管理工作對醫院的重要性，投入資金不足，在新醫改中檔案管理工作改革程度較低，導致檔案管理工作人員積極性不高，在檔案管理工作過程中又缺乏嚴格的工作程序，經常處于被動應付的狀態，從而使檔案管理質量低下，醫院檔案利用率低，難以發揮檔案應有的作用。

（二）醫院檔案管理的工作模式不規范

新醫改背景下，醫院還沒有建立相應的規范化管理工作模式，缺乏健全的管理模式和考核制度。部分檔案管理人員的工作人員缺乏更高的工作素養和綜合素質，受檔案管理工作的特點的影響，缺乏量化管理的基礎，在檔案管理工作中，工作人員沒有及時做好檔案信息的收集、整理和存儲，使得醫院檔案的利用率一直不高。

（三）醫院檔案管理人員缺乏專業素養培訓

由于醫院檔案管理工作的職業門檻比較低，基礎設施條件差，導致醫院檔案工作人員對檔案的管理僅限于紙質檔案信息的收集、整理和放置，或者電子信息化檔案信息的錄入和檢索等，缺乏專業的管理手段，導致檔案管理工作效率低下，不能滿足新醫改背景的相關要求。檔案管理人員工作頻繁變動，對醫院檔案的收集整理歸檔等缺乏了解，對工作環境和工作流程都不熟悉，影響到檔案管理的工作質量，管理人員普遍缺乏專業知識和綜合素質的培訓，業務能力不熟練，也不能很好地適應現代化管理工作[2]。

（四）醫院缺乏對管理人員的專業培訓

由于檔案管理人員的入職門檻低，管理模式落后，醫院的檔案管理工作效率低下，檔案利用率低。新醫改背景下，醫院檔案管理的工作范圍不斷擴大，涉及到醫院的各個科室，現今的醫院檔案管理一般使用信息技術和相關的檔案管理軟件，可以提高工作效率，降低工作量，也可以保證檔案信息的安全和完整[3]。因此在檔案管理工作中，醫院必須對檔案管理人員進行專業培訓，提高檔案管理人員的工作責任感和專業素養，引進信息技術，使檔案管理人員可以熟練掌握新的檔案管理工作模式。

（五）不利于適應新醫改的要求

現階段，受新醫改的影響，醫院的醫療、行政體系都擁有一套完整的管理制度和規范，但是檔案管理制度還不完善，醫院還沒有在檔案管理的相關制度中作出具體的規定和要求，對檔案管理缺乏統一的管理標準和模式，部分醫院缺乏檔案管理工作完整的考核制度，導致檔案管理工作管理缺失，缺乏監督，使得醫院檔案管理工作無法適應新醫改的要求，不利于醫院在新醫改背景下的發展。

二、新醫改下醫院檔案管理的相關措施

（一）提高對醫院檔案管理工作的重視

新醫改背景下，醫院管理層要提高對檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作對醫院的良好發展和新醫改的順利推行的重要作用，將其納入到醫院新醫改工作中來，強化檔案管理意識，加大資金投入，改變醫院上下對檔案管理工作的認識。使醫院的檔案管理工作人員可以意識到自身的重要責任，能夠有效完成自己的工作任務，及時做好醫院各科室檔案的收集整理工作，保證檔案的真實和完整，使其按照順序歸檔，便于檔案的查詢檢索。在使用電子檔案和數據庫時，要及時錄入新的檔案信息，對原始資料做好整理，保證醫院檔案信息的安全性和保密性，提高工作效率[4]。

（二）改善醫院檔案管理工作模式，健全醫院檔案管理制度

新醫改背景下，醫院可以改善檔案管理工作模式，推行更加合理的管理制度，做出合理的人員安排，使工作人員各負其責，減少檔案管理崗位上的兼職現象，檔案管理逐漸條理化、規范化。在檔案的收集管理等方面，醫院也要制定完善的收集、整理和存儲制度，規定各科室的原始檔案信息及時整理并上交，減少原始檔案的缺損和遺失現象，提高檔案信息的利用率。明確檔案管理人員的職責和工作范圍，做好檔案管理部門工作內容的指導和規范，與現代醫院管理方式相結合，在醫院中對檔案的重要性進行宣傳，轉變思想觀念，加強對檔案信息的利用。定期對檔案管理人員進行考核，將工作內容與獎懲機制掛鉤，加大對檔案管理工作的投入力度，建立醫院各科室之間的信息共享機制，保證檔案管理工作的規范化和制度化。

（三）開展檔案管理人員培訓工作

新醫改背景下，信息技術逐漸進入檔案管理工作中。檔案管理人員要做好大量檔案的整理工作，還要及時檢索出有用的信息，就必須掌握專業的計算機技能。醫院要定期開展檔案管理人員的綜合素質的培訓工作，提高檔案管理工作人員的責任感，提升他們的專業素養，及時向他們傳授信息技術和數據庫相關的知識，幫助他們學習先進的管理經驗和工作模式[5]。醫院也可以聘請相關管理專業的人才，帶動管理工作人員改工作方式，促進信息技術在檔案管理工作中的深化。檔案管理工作的效率與檔案管理工作人員的專業水平和綜合素養有很大關系。檔案管理工作人員要及時更新知識，提高自身業務能力，醫院要建立一支檔案管理人才隊伍，與時代發展接軌，不斷創新，建立檔案管理創新激勵機制，建立更加科學高效的檔案管理機制和人才培養機制。

（四）引進信息技術和現代化的管理方式

醫院要提高檔案管理工作的工作效率，改進檔案管理的工作方式，就要引進信息技術對檔案進行管理。加大相關軟硬件等基礎設施建設的投入，更新升級計算機的軟硬件設施，定期更新防火墻和殺毒軟件，注意檔案的保密性和安全性。對檔案信息進行數字化處理，既可以提高工作效率，減輕工作量，又可以節省檔案儲存的占地空間，使檔案得到完好保存，便于查閱。促進工作管理方式的現代化改革，設置嚴格的考核制度，將責任落實在個人，各科室要重視檔案管理工作中，做好原始資料的整理工作，設立科室中的檔案管理工作。

（五）提高醫院檔案信息的利用率，加大基礎設施建設

新醫改背景下，醫院可以擴大檔案的利用領域，使檔案管理的利用率不斷提升。醫院可以制定檔案使用的不同等級的權限，在各科室開放檔案使用，可以通過檔案了解患者的個人信息和患病信息，各科室間要打破傳統的壁壘，多進行溝通，加強科室間檔案信息的聯系，促進資源共享，患者也可以通過數據庫查詢自身的檔案信息，了解自己的病癥。制定嚴格的檔案保管、檢索和借閱程序，保存好借閱記錄，在檔案遺失或損毀后可以追責到人。各科室也要做好線上檢索，利用信息共享平臺，做出遠程、快捷、全面地查詢工作。檔案管理人員也要積極深入實際的科室生活中，及時對檔案進行收集和整理，了解檔案中的內容和信息，找出檔案中的缺陷并及時予以改正。醫院要加強相關的基礎設施建設，加大資金投入，引進先進的信息技術設備，設立獨立的檔案儲存室，并做好設備的維護保養工作。對以往的紙質檔案要做好存放工作，防潮防火，并及時向信息數據庫中轉移。引進必需的檔案設計和數據庫系統，營造信息化的檔案管理環境，有效保證檔案的安全性和完整性，使其適應新醫改的要求[6]。建立完善的信息化檔案管理體系，對各科室的檔案文件進行統一的信息化管理，在醫院內網中上傳和分享資料，促進醫院檔案的利用效率，加強安全管理，定期殺毒和升級防火墻，增強檔案信息系統的安全性。注意突發事件對檔案管理的影響，預防為主，可以組織人員提前進行演練，應對檔案信息安全問題，提高檔案保存安全系數，減少檔案遺失或損壞的因素。

（六）完善檔案的收集、整理和歸檔流程

在新醫改背景下，醫院的檔案載體也發生了變化，當下醫院的原始檔案包括手寫病歷、照片、錄音錄像和電子文件等等多種形式，為檔案管理的收集、整理和歸檔提出了新的難題。檔案信息的載體不同，更加容易遺失，也不便于管理人員的分類。檔案管理人員要及時收集原始檔案，減少原始檔案的遺失和破損。收集檔案后要在規定的時間內做好整理工作，分門別類進行整理和歸檔，對檔案信息進行掃描、保存，并及時錄入電子數據庫。做好檔案入檔的責任機制，檔案管理工作人員可以分別專門負責各自的科室，確保檔案完整收集后，及時歸檔，科學分類，便于檔案信息的檢索。

三、結語

新醫改背景下，醫院管理層要加快檔案管理工作的革新，抓住檔案管理工作中的各種問題，加強檔案管理工作人員的專業技能的培訓，提高管理人員的工作責任感。通過先進的信息技術的引進，提高工作效率，提升檔案信息的利用率，從而加快改進檔案管理工作的管理模式。

（作者單位：吉林省結核病醫院器械科）

參考文獻：

[1]林勇.基于新醫改下醫院檔案管理的改進方法探討[J].赤子，2017（11）.

[2]朱麗軍.新醫改背景下醫院檔案管理改進方法探討[J].辦公室業務，2018（4）.

[3]馬茂盛.新醫改背景下醫院檔案管理的改進方法探究[J].黑河學刊，2016（5）：20-21.

[4]伍俊誠.新醫改下醫院檔案管理的改進與完善思路解讀[J].環球市場，2017（11）：61.

[5]劉濰愷.新醫改下醫院檔案管理方法改進研究[J].中國保健營養， 2016，26（14）.

[6]劉莉莉.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].科技經濟導刊， 2016（22）：50.