電算化下對會計檔案管理的思考

阿麗瑪

摘 要：本文探討了企事業單位會計電算化實施后，電算化會計檔案的特點、職能的定位問題，著重論述了電算化會計檔案的管理工作，從而促進會計電算化事業的高效發展。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案；管理；問題；改善

會計檔案是企事業單位和機關團體在經濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計賬簿和會計報表等材料。它是記錄和反映單位經濟業務、財務收支善及其結果的重要史料和證據，是國家檔案卷宗的重要組成部分，在社會經濟活動中具有重要的作用。

隨著計算機技術的飛速發展，財務會計核算方式也發生了巨大變化，許多單位都已經實現了會計電算化，這一方面拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率，另一方面會也對電算化環境下的計檔案管理提出了新的研究課題。

1 會計檔案的作用

眾所周知，會計產生于經濟管理的需要，并隨著生產的發展而發展。目前，我國的社會主義建設突飛猛進，尤其是加入WTO之后，國內、國際間的經濟往來越來越多，會計工作在經濟管理中的地位也越來越重要。而會計檔案作為會計工作的一個重要手段和工具，在社會主義經濟建設中發揮著積極的作用，主要表現在以下兩個方面：

（1）會計檔案直接影響經濟工作。從宏觀來說，國家利用各企事業單位、各機關的會計檔案反映的數據逐級匯總，可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況，從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策；從微觀來說，各企事業、機關單位利用會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，制訂最優化的管理方案，以最低的成本獲取最在的經濟效益。

（2）會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。據有關資料顯示，僅1990年至1991年3月底，全國因經濟問題受到黨記處分的人員達到669人，移交機關立案偵查和逮捕法辦的有1152人。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來，及時發現問題，阻止腐敗的產生、蔓延，打擊經濟領域的不法行為，解決經濟糾紛，從而確保國家的經濟利益。

2 電算化會下計檔案管理的內容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理；.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點； 采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失；通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

3 電算化下會計檔案管理存在的一些問題

（1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

（2）會計載體本身性質帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。

（3）會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的件設施建設

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

4 如何改善電算化下的會計檔案管理

（1）完善會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會計檔案管理各項制度

①、建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

②、建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

③、建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

④、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

（3）提高會計部門人員素質，完善人員配置結構

會計系統是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量用計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系，代表著未來會計規范化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。

參考文獻

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[3]馬玉昆，《淺談會計檔案的管理》，《工業技術經濟》，2002年第l期endprint