企業科技檔案電子文件管理如何引入標準

丁建華

摘要：隨著我國社會經濟的不斷發展，科學技術的不斷進步，計算機技術的出現對人們的日常生活工作產生了巨大的影響。計算機技術在辦公這一方面的廣泛推廣和普及，極大的方便了對日常文件的處理，如今在檔案管理中，電子文件成為其中極其重要的一部分，但科技檔案電子文件中檔案管理的收集、整理、歸納等工作相對比較復雜，具有一定的難度，在科技檔案電子文件管理中，會出現一定的問題，所以，要在科技檔案電子文件管理中引入其標準，從而使電子文件的檔案管理變得更加的方便、快捷。本文首先對企業科技檔案電子文件管理所存在的問題進行了闡述，然后提出如何引入標準化企業科技檔案電子文件管理的相關措施。

關鍵詞：企業科技檔案；電子文件管理

電子文件的規范化是當前計算機信息時代的重要組成部分，對于社會的進步和發展有著重要的意義，企業中的科技檔案對于企業的發展和進步有著重要的推進作用，所以對企業科技檔案電子文件管理是當前的必然趨勢，在當前企業科技檔案電子文件管理所存在的思想理念相對比較落后、管理手段相對單一的情況，在企業科技檔案電子文件管理中引入標準是當前企業檔案管理中的必然趨勢，所以要將其企業科技檔案電子文件管理標準化，以此來保證企業科技檔案電子文件管理的規范性、簡捷性。

一、企業科技檔案電子文件管理中所存在的問題

（一）工作人員專業技術水平參差不齊。由于企業科技檔案電子文件管理工作的相關工作人員的不同差異性，對于企業科技檔案電子文件的歸檔工作，存在著因工作人員理解能力的不同所造成出現對企業科技檔案電子文件分類歸檔等方面的問題，從而出現相關企業科技檔案電子文件整理歸納不夠準確，無法及時、準確的反映出科研項目的進展過程。

（二）電子文件與存儲載體的發展速度存在差異。基于當前科學技術迅速發展的現狀，其電子文件的讀取媒介的發展日新月異，如果相應的存儲載體的更新跟不上電子文件的讀取媒介的發展速度，會出現因文件過期導致其文件無法正常讀取，在一定程度上造成了企業科技檔案電子文件內容的缺失。

（三）電子文件因其相對比較容易更改的特點，造成了在電子文件的權威性以及真實性等方面上受到了一定程度上的懷疑和挑戰。

（四）電子文件的安全性受到威脅。因其電子文件的特性，通常情況下電子文件是在傳輸設備以及網絡存儲等方面使用，在一定程度上威脅到了電子文件的安全性，容易出現電子文件內容被竊取以及損壞。

（五）電子文件的兼容性相對比較不同。因電子文件在存儲的格式上相對比較多樣化，具有相對比較多的種類，而對于其軟件產品功能的豐富多樣，容易造成電子文件的兼容性具有一定程度上的差異性。

二、企業科技檔案電子文件管理如何引入標準的相關措施

科技檔案電子文件的推廣和普及是未來社會發展和進步的必然趨勢，但基于當前企業科技檔案電子文件管理中的現狀，要引入其標準，使其企業科技檔案電子文件管理實現標準化管理，從而保證企業科技檔案電子文件管理的效率和質量。

（一）正確認識國家標準的重要作用，并對國家標準加以足夠的重視，深入貫徹國家標準，積極推廣和應用國家標準。例如，《GB/T2.286.1—2009 CAD 文獻管理長期保持的電子文檔文件格式 第一部分：PDF1.4（PDF/A—1）的使用》、《GB/T 18894—2002 電子文件歸檔與管理規范》以及《GB/T 17678.1—1999 CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》等。

（二）嚴格規范其體制。對于企業科技檔案電子文件的存檔格式、命名原則等部分做到嚴格規范，并對其企業科技檔案電子文件的分類和屬性加以檢查，減少文件歸檔的風險性，其標準體制要做到與國家政策法規相符合，同時，要考慮到國家進步和發展的趨勢，從而實現科學、系統、健全的標準化體系的構建。

（三）嚴格規范其過程。對于企業科技檔案電子文件的形成——制作——歸納等每個部分要以標準化觀念來進行，形成一個規范的、系統的企業科技檔案電子文件管理標注化理念，從而做到對企業科技檔案電子文件管理全過程的協調統一，保證企業科技檔案電子文件管理的有效性。

（四）加大對科技檔案管理數據庫系統的科研力度，對于企業科技檔案電子文件歸檔的審批手續、管理權限、細化錄入等，要加強其管理力度，保證企業科技檔案電子文件可以準確、安全以及完整的錄入，實現企業科技檔案電子文件的有效管理，確保企業科技檔案電子文件的系統共享性。

（五）確保企業科技檔案電子文件管理等級系統的有效構建。也就是對企業科技檔案電子文件的收集、整理、歸納、存儲以及后續更改等流程，以此確保企業科技檔案電子文件的真實性、有效性。

（六）加大對專業性技術人才的培養力度。重點培養相關工作人員的專業技術以及綜合素質，實現其相關工作人員各方面能力的全面提高。要以標準化的企業科技檔案電子文件管理工作作為重點，統一化企業科技檔案電子文件管理工作人員的日常歸檔工作。在一定程度上首先使用具有相關工作經驗以及專業技術的人員從事企業科技檔案電子文件管理工作，對于科研項目的立項、評審等過程要確保其企業科技檔案電子文件管理工作人員的全程參與，以此更好的實現企業科技檔案的電子文件管理工作。

（七）企業科技檔案電子文件管理的標準化是一個具有持續性的、相對比較漫長的過程，所以在對企業科技檔案電子文件管理引入標準的過程中，對于電子文件的歸檔也要予以足夠的重視，保證電子文件的歸檔與企業科技檔案電子文件的標準化管理同步發展、共同進步。

三、結語

本文首先對當前企業科技檔案電子文件管理中所存在的問題進行了詳細的研究和分析，然后針對其企業科技檔案電子文件管理的實際情況，提出了在企業科技檔案電子文件管理中如何隱去標準的相關措施。

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