對大數據時代企業檔案工作的思考

秦利

摘 要：本文認為：要用大數據思想理念認識企業檔案工作，要有大數據的思維方式，要有大數據就是檔案的理念，要認識到檔案數字化不等于大數據。對于大數據時代企業檔案工作的思路：一是創新企業檔案工作體制，探索企業檔案管理新模式；二是擴大檔案管理對象，建設大數據綜合數字檔案室；三是拓寬檔案編研和開發渠道，主動提供檔案利用服務。

關鍵詞：大數據；企業檔案工作

“大數據”作為一種技術方法、一種思想理念得到了越來越多的重視和應用，深刻地影響社會各行各業的方方面面。檔案信息是數據的重要組成部分，因而企業檔案工作也必將深深地受到其影響。

1 確立大數據的思想理念

1.1 用大數據思想理念認識企業檔案工作。大數據時代企業檔案工作出現了一些新的特點。首先，用大數據理念建設企業檔案工作。大數據時代企業的數據量表現出前所未有的“巨大”，但是，許多企業檔案工作并沒有跟上時代的步伐，依然沿用傳統的理念管理企業檔案，這與大數據時代企業發展很不相適應。因此，應當用大數據理念建設企業檔案工作，用大數據技術建設企業綜合檔案室，用大數據技術收集管理檔案，用大數據技術開發利用檔案。其次，企業檔案的數據是巨大的、類型繁多復雜。要認識到大數據時代企業檔案的數據量是巨大的，企業發展的方方面面都有可能被計算機、網絡、新媒體等各樣的方式所記錄、存儲及傳播。企業每時每刻都在產生與制造海量的信息。企業檔案數據的類型也更加繁瑣、復雜，可分為文本、圖像、圖形、影像、聲音、超媒體鏈接等等不同的數據類型。最后，大數據技術為企業檔案的開發利用提供了便利。企業檔案的開發利用一直是企業檔案工作的薄弱環節，大數據技術為企業檔案的編研工作提供了便利條件，而數據挖掘又為企業檔案的編研和開發拓寬了渠道，也為企業檔案信息的共享利用提供了平臺。

1.2 要有大數據的思維方式。要做好大數據時代的企業檔案工作，適應大數據的環境，就應當有與之相適應的思維方式。首先，要有信息化思維。“信息化思維，就是在一切檔案工作中用信息化視角認識事物、用信息化方法分析矛盾、用信息化手段處理難題。”[1]思維方式決定人們的行為方式。具備了信息化思維，就可以更好地在企業檔案工作中推進檔案信息化對傳統檔案實體管理、檔案信息開發利用的改變，更加主動接受信息化帶來的新技術、提出的新要求，運用大數據技術來提高檔案工作的質量和效率。其次，要有技術性思維。“大數據”是現代信息技術條件下的產物，它是依托信息技術、依賴技術人員、依靠技術進步生存發展的。因此，要用技術性思維來考慮實現花最少的錢，買最適用的技術設備、發揮技術設備的最大功能、取得技術設備的最好效益。

1.3 要有大數據就是檔案的理念。大數據并不是像有一些檔案界學者認為的那樣與檔案毫無關系可言，而是有著密切的關系。“在信息化時代，記錄即是檔案，數字化的記錄一旦生成便變成了不可刪改的檔案。”[2]而“大數據產生的主體是人，這些數據是對人類生活和客觀世界的測量和記錄，涵蓋了人們生活的各個方面，它不僅是人們發表的隨身小記錄，更是整個大社會的記憶庫”。[3]大數據與檔案都屬于信息，也都是社會記憶，“在大數據環境下，一切數據和記錄都將成為檔案”，[4]因此，大數據就是檔案，或者說，檔案是大數據的一部分。有了大數據是檔案的理念，對于做好大數據時代的企業檔案工作有著重要的意義。

1.4 要認識到檔案數字化不等于大數據。檔案數字化在一個時期以來都是檔案工作信息化的重點工作，因而，“有同志樂觀地將檔案數字化與‘大數據等同起來，似乎只要實現了館藏檔案數字化，檔案工作就進入了‘大數據時代”。[5]顯然，這種認識是不正確的。紙質檔案數字化雖然與大數據有著密切的關系，但是不能等同于大數據。在大數據環境下，不僅要做好紙質檔案數字化，也要收集原生電子文件，更要收集各個業務部門通過業務系統產生的業務檔案數據，這樣才能在數量上向大數據靠攏，還有運用大數據技術做好檔案的編研、開發利用等等。大數據要比檔案數字化的內涵豐富得多。

2 大數據時代企業檔案工作的思路

2.1 創新企業檔案工作體制，探索企業檔案管理新模式。一是完善企業檔案工作體制機制，明確企業檔案部門為檔案信息建設的主要職能部門，建立檔案部門和信息化部門以及各個生產、業務部門的聯合工作機制，明確各自的職責，加強統籌規劃和協調配合。二是健全企業檔案工作規章制度和標準規范，制定本企業電子文件、數據處理辦法，推進數據標準化應用，明確各類電子文件、數據的歸檔范圍、構成要求及保管條件等，并確保檔案數據的長期可讀及有效。三是推進大數據綜合數字檔案室建設，實現與行政管理、生產、業務、科研等數據的無縫銜接，實現各類數據的全程管理和在線利用。

2.2 擴大檔案管理對象，建設企業大數據綜合檔案室。建設大數據綜合檔案室應當改變傳統的收集管理檔案的模式，適應大數據時代的要求，將企業各個部門方方面面產生的大數據作為主要的檔案管理對象，還應當將所有不同載體、不同類型的檔案數據納入管理范圍。使企業檔案室成為名副其實的大數據綜合檔案信息部門。其一，做好歸檔工作，確保企業電子文件、數據的齊全完整。企業電子文件、數據應該作為企業檔案數據的一部分進行歸檔，使之成為企業全部檔案數據的重要組成部分。要充分認識到電子文件、數據歸檔的重要意義，把電子文件、數據歸檔管理作為企業檔案信息資源建設和檔案信息化建設的重要內容來抓。其二，完善企業檔案信息化收集系統。在大數據時代，企業檔案的收集工作應智能、多元與高效。一是走出去。檔案工作者應該走出去，深入企業生產第一線，對企業生產的各個環節、各個程序進行調查研究，以掌握更多的信息流向、數據點等，并將有價值的數據信息納入收集系統。二是對企業生產的關鍵性節點實行全面的控制與監測，做到全面掌握及時收集。三是做好網站網頁以及企業業務電子郵件的管理。企業網站作為企業發布信息、與客戶互動的主要渠道，也會產生大量的企業業務信息數據。這些信息數據具有重要的憑證價值和研究參考價值，都是檔案數據。企業業務電子郵件也記載了大量的原始業務信息數據，同樣具有很大的保存和利用價值，也是檔案數據。因此，網站網頁和企業業務電子郵件也是企業檔案信息資源的組成部分，應當對其進行有效的管理。

2.3 拓寬檔案編研和開發渠道，主動提供檔案利用服務

2.3.1 應用大數據技術開展檔案編研工作。首先，開發多元化的檔案編研成果形式。大數據時代，以紙質為主要載體的檔案編研成果形式，已經不能滿足企業檔案利用者的需求，在大數據時代隨著手機、網絡媒體等新型媒體的迅速發展，依托計算機技術與網絡平臺開發的數字型檔案文獻編研出版物將成為檔案編研成果的主要形式，例如，電子圖書、數字期刊、手機出版物（微信、手機報紙）等等都是檔案編研發展的新方向與新領域，能夠大幅度提高檔案編研成果的傳播范圍和速度，擴大其影響力。其次，運用數據挖掘技術，開展檔案編研。一是分析企業檔案利用信息需求。對企業檔案用戶的信息需求進行數據采集、存儲、分析，預測其潛在需求。檔案編研者可以運用關聯規則分析、聚類分析、分類和預測等數據挖掘技術，發現企業檔案用戶之間的關系，分析企業檔案用戶的喜好和滿意度，根據企業檔案用戶的特點和歷史行為，向其推薦其感興趣的檔案編研材料。二是建立在線編研系統。利用計算機技術與數字化技術，提高企業檔案信息的檢索、存儲能力，縮短檔案信息加工、出版周期，通過網絡實時傳播檔案編研成果，實現企業檔案信息提煉、編輯、研究、發布一站式企業檔案利用服務。

2.3.2 企業檔案利用精準推送服務。所謂企業檔案利用精準推送服務，就是指檔案管理者在通過大數據分析了解掌握企業檔案利用者查檔需求的基礎上，通過大數據技術提取有用的企業檔案數據信息，并精準主動地推送給企業檔案利用者利用的檔案服務方式。主要有以下形式：

2.3.2.1 郵件推送服務。根據企業檔案用戶查詢過程中產生的需求語句，對其進行分析挖掘，獲取企業檔案用戶意圖，然后將企業檔案資源數據庫中相關的企業檔案信息以電子郵件的形式主動發送給用戶。

2.3.2.2 專題匯編服務。專題匯編企業檔案信息數據服務，可以針對不同的企業檔案信息數據需求主題，對相關的一類信息數據資源進行整合，通過整理、編撰、匯總企業檔案信息數據，并且以一定形式（檢索式或瀏覽式）展現。

2.3.2.3 企業檔案信息數據共享平臺。企業檔案信息數據共享是通過一定的傳遞渠道，將企業檔案信息數據傳遞給企業檔案利用者的過程。而這種共享過程不再受制于企業檔案信息數據的載體形式，而是通過現代信息技術，構建企業檔案信息數據共享平臺，實現企業檔案信息數據共享。主要有兩種形式：一是計算機檢索，企業檔案利用者可以根據自己的需求，通過登錄系統，實現企業檔案信息數據的自助式查詢。二是在線咨詢互動服務。建立企業檔案利用者論壇、留言板、電子郵件等即時互動功能。通過電子郵件、留言信箱、常見問題答疑、在線服務等方式進行交流，及時回復企業檔案利用者。

參考文獻：

[1]張軍.試論“大數據”環境下檔案人應有的思維方式[J].檔案管理，2014（3）：50-51.

[2]陳明潔.大數據時代對檔案現代化影響和要求[J].檔案管理，2013（6）：48-49.

[3]張丹.檔案與大數據關系之我見[J].檔案管理，2015（4）：81.

[4]王衛平.論大數據對檔案工作的影響及其帶來的挑戰[J].檔案，2014（4）：58-60.

[5]楊艷麗.淺議紙質檔案數字化與“大數據”[J].檔案管理，2014（4）：75.

（作者單位：河南省機場集團有限公司 來稿日期：2018-06-14）