為“數據跑腿”留好腳印

管先海 李興利

李興利（焦作市檔案局）：在2018年《政府工作報告》中，李克強總理再次強調，深入推進“互聯網+政務服務”，使更多事項在網上辦理，必須到現場辦的也要力爭做到“只進一扇門”“最多跑一次”。推進“互聯網+政務服務”，讓“數據跑腿”替代“群眾跑路”，已成為近年來全國各地的行動共識。本期沙龍，請各位同行結合實際，分別從單個全宗和一個地方檔案館的視角，談談檔案工作如何減環節、優流程、提效能、強服務，為“數據跑腿”留好腳印。

郭東升（臨清市檔案局）：為“數據跑腿”留好腳印，真是個及時雨的話題。現在人民群眾對檔案利用服務水平是非常在乎的。因為檔案服務已經成了人民美好生活需求的一部分。特別是檔案館，尤其是縣級綜合檔案館，老百姓逐漸成為檔案利用主體。而檔案館的檔案利用卻發展不平衡、不充分。特別是在互聯網服務上，表現得非常突出。浙江、上海等地區的檔案服務真的進入了“只進一扇門、最多跑一次”時代，但內陸許多欠發達地區檔案館的服務尚達不到這一點。我們要在這方面好好努力，為“數據跑腿”留好腳印。

吳雁平（開封市檔案局）：要做好為“數據跑腿”留好腳印，必須弄清三個問題：一要清楚為“數據跑腿”留好腳印指的是什么事。為“數據跑腿”留好腳印，實質上是“政務節點信息”的檔案化，指的是將數據跑過的每一步，即每一個節點辦理過程中產生的數據存檔保存。二要區別“數據跑腿”與“檔案數據跑腿”的不同。“數據跑腿”指的是政務辦理過程中產生的數據流動，重點是行政審批備案及政府服務辦理過程中相關的數據流動。而“檔案數據跑腿”是指檔案館（室）服務內容信息（檔案信息）的流動。一個是過程信息，一個是內容信息。就算檔案利用服務屬政府服務的范疇，“檔案數據跑腿”屬于“數據跑腿”，為檔案利用服務的“數據跑腿”留好腳印也應該是指檔案利用服務過程信息（電子臺賬）的存檔，至少應該是“檔案內容信息”+檔案利用服務過程信息，而不單單是“檔案內容信息”。三是要區分政府政務服務，特別是行政審批備案與檔案查詢利用服務的差別。兩者的差別有很多，特別顯著的一個就是政府政務服務，特別是行政審批備案的“多點”與檔案查詢利用服務的“單點”。由于個人有在檔案館保管利用科和市行政服務大廳窗口工作的經歷，對這點有直接感受。去行政服務大廳辦事，多數情況下都會在幾個不同局（委）窗口之間來回跑，但去檔案館查檔多數情況下不會在多個單位之間來回跑。明白了這個差距，就應該清楚要為“數據跑腿”留好腳印，檔案局（館）不僅要清楚自己在檔案利用服務過程中產生哪些 “腳印”（過程數據），更要清楚在政府服務中參與服務的各單位在服務過程中會產生哪些“腳印”（過程數據），哪些“腳印”要留（歸檔數據），哪些“腳印”不留（不歸檔數據）。在多機構辦理和首問負責的情況下，誰的留，誰的不留；誰是主辦單位，誰是協辦單位。留的“腳印”，留多久（保管期限）。沒走到頭的“腳印”留不留，不留的“腳印”如何處理，誰來處理，處理流程，誰來監督等等。要做好為“數據跑腿”留好腳印，檔案機構重點是要為政府機構的服務留好腳印，而不能只盯著自己的“腳印”。

胡文苑（浙江省檔案局）：2017年3月16日，浙江省出臺《浙江省公共數據和電子政務管理辦法》，同年5月1日起施行。按照“數據多跑路、群眾少跑腿”的要求，我們向立法機關提出三條建議（一是各級行政機關可以單獨采用電子歸檔形式，法律法規另有規定的除外；二是公共數據（大數據）和電子文件歸檔標準由檔案部門制定；三是各級檔案部門負責本區域公共數據和電子文件歸檔統一平臺建設），均被采納。這三條提供了“一站式”電子化歸檔的制度解決方案。為留住“數據腳印”，2017年4月21日，浙江省召開“最多跑一次”事項電子化歸檔工作部署會，會議要求進一步提升浙江政務服務網電子文件管理整體水平，為“最多跑一次”改革提供支撐。這里的“電子化歸檔”是指在保障電子文件安全、可靠、有效的前提下，直接以電子方式進行存檔，不需要以“紙質+電子”方式保存；“最多跑一次”事項電子化歸檔工作，就是將浙江政務服務網產生的電子文件，直接以電子方式進行存檔，形成“最多跑一次”事項在線歸檔、保存、移交、利用的長效機制。回首一望，部門融合、業務聯合、數據耦合、平臺整合、模式創新的深度和廣度早已超出當初常規預期。目前正集中攻克的“實現信息共享，打破信息孤島”，直觀表現就是“減材料”，從行政法角度實質就是行政程序中舉證責任倒置。電子化歸檔在前端業務環節普遍舉證倒置后，歸檔數據的準確、完整與傳統業務模式、傳統載體歸檔將面臨更加嚴峻的考驗：一是電子檔案（數據）交叉比對的時限大大提前；二是交叉比對的深度、廣度、對象超過以往。因為數據需求請求對象更加不確定，故對電子文件歸檔平臺設計、業務督促、數據質量檢查，校驗都是很大的考驗。“最多跑一次”對我們檔案系統最大依賴或者需求不在利用，而在如下三個方面：一是完整的電子證據鏈（辦事事項電子案卷）；二是電子檔案的長期保存；三是電子文件從云端落地后（歸檔保存）脫離原生環境，跨平臺跨系統的可用性保證。

程媛媛（焦作市檔案局）：“為‘數據跑腿留好腳印”這個課題的核心內容，絕不僅僅是讓檔案的數據多跑腿，讓利用者們少跑路，而是把檔案工作上升到更高的層面——為“互聯網+政務服務”留好腳印。我很贊同胡文苑提到的“公共數據（大數據）和電子文件歸檔標準由檔案部門制定”以及“各級檔案部門負責本區域公共數據和電子文件歸檔統一平臺建設”的做法。檔案管理部門必須是各單位、各級政府公共數據平臺的建設方和標準的制訂方，從頂層設計就把好關，才會使腳印留得更清、更全、更好。

丁曉琴（洛陽市檔案局）：“互聯網+政務服務”工作，其實質就是如何充分利用計算機網絡技術實現數據傳輸，盡量讓老百姓少跑路。在這場攻堅戰中，我個人認為檔案部門是有三種不同身份和任務的。具體如下：一是梳理檔案部門的行政審批權力，確定權責清單，對行政權力進行標準化和規范化，將所有的行政審批事項全部在網上公開，在統一的政務網上平臺統一受理，盡可能在網上辦理，讓數據多跑路，讓老百姓少跑路。二是更新服務手段，將傳統的手工服務方式盡快轉化為計算機檢索，最終實現檔案信息資源共享，能讓用戶在家中、在網上查到自己需要的檔案信息資源；三是做好電子文件歸檔工作。

何思源（山東大學歷史文化學院）：“互聯網+政務服務”是新時代提升政府效能、改善公共服務的重要舉措，檔案部門亦需貢獻自身力量，迎合時代發展。檔案部門服務“互聯網+政務服務”主要包括以下三項舉措：一是加快推進政務服務電子文件的“單套制”管理，按照電子文件的原生形態對其進行數字化管理，打通“互聯網+政務服務”的最后一公里，實現真正的、徹底的“互聯網+政務服務”。浙江政務服務網電子文件歸檔管理實踐就是典型案例，值得借鑒。二是檔案部門身處“互聯網+政務服務”環境之中，要積極更新服務理念、優化服務流程、創新服務方式，尤其是要強化民生檔案資源的遠程利用和資源共享，最大限度地方便人民群眾利用檔案資源。各地檔案部門開展的民生遠程服務工程以及各地政府建設的“電子證照共享服務平臺”就是服務民生的最佳典型，我們應當對這些經驗加以總結、提煉，再結合自身實際，制定策略，以檔案資源促政務服務。三是檔案部門要發揮自身專業優勢，以“檔案”的形式描繪政府職能轉變、優化公共服務的歷史圖景，“圍繞中心、服務大局”，積極參與，主動記錄，充分發揮檔案的記錄屬性以及留史、存憶的功能。

常冠林（亳州市郵政公司）：讓“數據跑腿”替代“群眾跑路”，為“數據跑腿”留好腳印，其實質就是打破信息壁壘，通過“大數據”平臺共享各單位、各部門的資源，將原來的由“一廳通辦”升級到“一網通辦”，精簡辦事環節，通過“互聯網+”改進服務模式，簡化優化各級審批流程，有效緩解群眾日益增長的公共服務需求與檔案部門線下服務能力相對不足之間的矛盾。作為檔案部門，也要對自己的檔案公共服務情況進行集中自查，并對各類檔案進行分類匯總，建立專門的檔案專題數據庫（如長春市依托全市電子政務網絡平臺，全市11家綜合檔案館均已建立了工人調配、職稱評聘、知青下鄉、婚姻登記、大中專畢業生報到證等13個民生檔案專題數據庫，以確保查詢精準到位），讓“檔案數據跑腿”替代“檔案用戶跑路”，同時為“檔案數據跑腿”留好腳印。

劉麗平（中國平煤神馬集團）：我們平煤神馬集團的檔案利用服務從1996年提供“檔案目錄”利用服務，變“跑多次腿”為“跑一次腿”；到2008年提供“檔案全文”利用服務，對不涉密、不需領導審批的檔案可以直接提供檔案掃描件，變“跑一次腿”為“部分不跑腿”；再到2017年以來，提供“檔案全文借閱網上審批”利用服務，變“部分不跑腿”為“不跑腿”，經過了長時間的探索。通過這些探索，我覺得要想真正實現讓“數據跑腿”替代“群眾跑路”，一要選擇一套適合自己單位的互聯網版檔案管理軟件系統；二要做好檔案規范整理和數字化工作，對館（室）藏檔案要有計劃、分步驟地進行目錄輸入和檔案全文掃描掛接工作；三要完善網上查檔的審批程序，真正做到“有檔可查（內容全）”“有人可批（網上簽）”“有權可印（能打印）”。同時，我認為作為檔案部門，作為保存“歷史記錄”的檔案工作者，我們在提供和享受“數據跑腿”服務帶來的方便和快捷時，更應該考慮如何保存網絡辦公辦事產生的電子文件，留住“數據跑腿”留下的腳印，切實擔負起為單位、為國家保存“歷史記憶”的重擔。

南燚（安陽市社會福利院）：為“數據跑腿”留好腳印，可以理解為通過“大數據”平臺共享各單位、各部門的資源做好檔案痕跡化管理的措施。在精簡審批手續簡化審批流程中，一要強化檔案歸檔程序，加強檔案數據庫的維護和管理，讓檔案的“進”和“出”都有據可查、有跡可循；二要強化電子文件的“單套制”管理，建立歸檔、保存、移交、利用的長效機制，提升工作效率，提高檔案的利用率，讓數據跑起來，為百姓提供方便快捷的一站式服務。作為一個基層單位檔案工作者，我認為要做好基層單位檔案信息化的“提效能、強服務”，為“數據跑腿”留好腳印，一要加強從事檔案管理人員的專業技能培訓，多培養高素質的檔案專業人員；二要招聘檔案專業人員，專設檔案管理崗位；三要強化檔案管理人員的“三心”（即對檔案工作的愛心、細心和耐心）意識，更好地服務于人民群眾。

（摘自《檔案界》論壇）