新鄉市檔案館2015—2017年利用情況調查報告

梁艷麗 張微 韓斐

摘 要：本文采用定量與定性分析的方法，對新鄉市檔案館2015-2017年接待利用情況進行統計分析，得出利用人次逐年增多且企業職工占比過半、利用者年齡偏高學歷偏低、利用者主要為新鄉本地居民或居住地在新鄉、本人現場查閱占絕對優勢、數據庫查閱數量逐年增高但仍以手工查閱為主、因私查閱遠高于因公查閱人次等結論。提出手工查閱可能帶來檔案實體、信息安全等問題，應加強學術研究查閱服務、建立科室協調機制等建議。

關鍵詞：新鄉市檔案館；2015-2017年；利用情況；調查

1 調查內容及調查目的

以新鄉市檔案館2015-2017年檔案（資料）查閱登記本為統計對象，分利用者結構、年齡、學歷、居住地、查閱目的、是否本人查閱、是否查到、查閱方式、查閱卷（件、冊）次、查閱檔案（資料）種類等12個大項50多個小項，對近三年的利用情況進行數據錄入、統計、分析，以掌握查閱群體的基本特征，了解查閱工作趨勢，為做好接待利用工作提供數據支持。

2 需要說明的幾個問題

2.1 利用人次。檔案（資料）查閱登記本未登記電話咨詢人次及有關情況，僅登記來館、來函查閱情況；史志局、黨史研究室等編史修志人員根據工作情況有時長期在館查閱，沒有“簽到式”登記；部分查閱人員尤其是未查到人員信息登記極不完整……這些都給調查工作帶來了一定困難。調查報告中的數據以登記本上有效信息為基礎，與統計年報略有出入。

2.2 利用者年齡、學歷。2015年查閱者身份證號、學歷欄絕大部分空白，該年度利用者年齡、學歷無法統計，僅統計2016年、2017年利用者年齡、學歷情況。

2.3 利用者居住地。利用者居住地分兩種，新鄉和其他，新鄉所轄縣（市、區）人員計入新鄉。

2.4 利用卷（件、冊）次。近年來破產企業職工來館查閱人次較多。以保溫瓶廠為例，為確保檔案實體和信息安全，提供利用的是復制件，且長期放置在接待利用中心，該廠職工登記后可自助式查閱，查閱數量登記為該全宗的檔案數量。基于此，不同類型、不同目的查閱者利用檔案（資料）數量占比難以統計。統計時查閱卷（件、冊）次分四個種類：0、1、2——10、10以上。

2.5 未查到問題。是否查到以復印情況為準，復印欄有數字，統計為查到，否則統計為未查到。未查到分三種情況：一是通過現場咨詢，館藏檔案沒有利用者所要查找的內容，查閱卷（件、冊）次為0；二是通過數據庫或紙質目錄查找，沒有查到，查閱卷（件、冊）次可能為0，也可能大于0；三是通過數據庫或者紙質檔案查找，沒有查到，查閱卷（件、冊）次不小于1。因此，統計數據中未查到的人次大于查閱卷（件、冊）次為0的人次。

3 統計利用情況分析

3.1 利用人次逐年增多且企業職工占比接近70%（表一）。2015-2017年利用人次分別為2703、3093、3535，呈逐年增多趨勢，2016年、2017年較上年增加比例分別為14.43%，14.29%。企業職工近三年的占比分別為69.96%、70.77%、72.33%，為主流查閱者。

3.2 利用者年齡偏高學歷偏低。2016年、2017年利用者年齡50歲及以上的人次分別為1984、2336，占全部利用人次的64.14%、66.08%；近兩年學歷高中及以下的人次分別為2140、2540，占全部利用人次的69.19%、71.85%。

3.3 利用者主要為新鄉本地居民或居住地在新鄉。近三年利用者為新鄉本地居民或居住地在新鄉的人次分別是2643、2994、3393，占全部利用人次的97.78%、96.80%、95.98%。這也印證了劉東斌先生的觀點：檔案的憑證價值有很強的區域性。[1]

3.4 本人現場查閱占絕對優勢。查閱內容與本人有關或者受單位委托雖與個人無關但需本人查閱的統計為本人查閱，受他人委托查閱他人檔案（資料）的為代理查閱。近三年本人查閱的人次分別是2657、2985、3406，占全部利用人次的98.30%、96.51%、96.35%；近三年利用者到檔案館現場查閱的人次分別是2701、3090、3534，占比均超過99.90%。值得深思的是，1990年至2002年統計的新鄉市檔案館（一庫）5106人次查詢，所有利用方式都是來人查詢，沒有一人來函、來電或者網上查詢。[2]十多年過去，服務方式單一的局面仍沒有改變。

3.5 查到率逐年增高。近三年利用者查到人次分別為1811、2279、2844，占全部利用人次的66.70%、73.68%、80.45%，查到率逐年增高。

3.6 數據庫查閱數量逐年增多但仍以手工查閱為主。近三年通過數據庫查閱檔案（資料）的人次分別為1092、1346、1600，但手工紙質查閱占比依次為52.87%、55.12%、54.90%，手工查閱占比過半。

3.7 查閱卷（件、冊）次為1及以下的接近60%（表二）。近三年查閱卷（件、冊）次不超過1的人次分別為1665、1852、2003，占全部查閱數量的比例分別為61.60%、59.88%、56.66%。

3.8 會計檔案查閱人次居高不下（表三）。近三年分門類統計的檔案（資料）查閱表顯示，會計檔案查閱人次分別為696、785、957，連續三年位列第一。

3.9 招工、知青檔案查閱占比不容小覷（表三）。近三年招工、知青檔案查閱人次分別為1129、1391、1635，占不同查閱門類人次的比例分別為47.48%、45.19%、38.73%。

3.10 其他專門檔案查閱人次驟增（表三）。近三年其他專門檔案查閱人次分別為77、123、641，后兩年較上年增加比例分別為64.94%、421.14%。其他專門檔案查閱中主要是人事檔案。這部分查閱者主要是通過接班的方式參加工作的，沒有招工表，只能通過人事檔案中的接班表來確定參加工作時間。

說明：新鄉市檔案館館藏缺乏科技檔案（本館只有自己形成的科研檔案），聲像、照片檔案利用較少。

3.11 因私查閱遠遠高于因公查閱人次（表四）。查閱主體分因公查閱和因私查閱兩種：持單位介紹信、受單位委托查閱有關內容的為因公查閱，持身份證等個人有效證件的為因私查閱。2015—2017年因私查閱人次分別為2381、2654、3078，占當年全部查閱人次的比例分別為88.09%、85.81%、87.07%，遠遠高于因公查閱人次及比例。這說明人民群眾利用檔案維護自身權益意識不斷增強。近年來，河南省內周邊地市檔案館的利用情況也有這種趨勢：開封市檔案館2004年7月至2006年6月查詢利用情況統計分析結果表明，同群眾切身利益相關的工資退休（包括工資、退休、待遇、身份等相關內容）、確權（包括土地、房產、企業合并、分家等相關內容）兩項在數量上都處于高位[3]；漯河市檔案館2011年至2013年因解決個人問題查閱檔案的卷次分別為1612、1525、4617，占當年查閱卷次的比例分別為73.71%、67.59%、85.60%[4]。

4 原因分析

4.1 歷史原因導致的知青、招工查找熱。20世紀50年代到70年代上山下鄉的知青以及他們回城后參與招工形成知青、招工檔案。隨著退休年齡臨近，為了證明工齡、辦理退休，由此催生了知青、招工查找熱。縱向來看，1990年至2002年，新鄉市檔案館（一庫）檔案利用統計分析中利用頻率較高的全宗有160號（知青檔案）、30號（招工檔案）[5]，2015年至2017年利用頻率較高的全宗仍有這兩個。可以預見，這批人退休后，知青、招工查找的熱度將成為過去時。也就是劉東斌先生所提出的檔案利用時效性的問題：“檔案的憑證價值具有一定時限的特點，它們只在某一段時間內起著憑證作用。而隨著時間的推移，這些檔案的作用則逐漸減少，以至消失。”[6]

知青、招工檔案是新鄉市檔案館較早進行數字化的專門檔案，查找便捷，輸入姓名等檢索項可以很快查到，如果查閱者的姓名、年齡等信息與數據庫中信息一致，2分鐘左右即可完成查找、打印、蓋章等工作。

4.2 破產企業檔案進館導致的會計檔案查找居高不下。近年來，新鄉市檔案館陸續接收了保溫瓶廠、紅旗棉織廠、鋼廠、中原紗廠、橡膠廠、水泵廠等多個破產企業檔案進館。為證明曾經從事有害工種，辦理提前退休，企業職工前來查找工資表。這部分檔案原保管條件差，檢索精準程度低，辦理退休要求提供工資表數量多，查找速度慢，對利用者和接待人員都是不小的考驗。

4.3數字檔案館建設緩慢導致手工查閱、現場查閱為主。截至2017年底，新鄉市檔案館館藏檔案數字化率約為20%，受經費等因素限制，數字檔案館建設較為緩慢。尤其是破產企業職工前來查找的工資表等檔案，完全是手工查找。

5 存在問題及對策

5.1 對現場查閱但未查到的人群要做好解釋及幫助工作。近三年未查到的人次分別為892、814、691，未查到比例依次為33%、26.32%、19.55%。出現這種情況的原因是多方面的。首先，《中華人民共和國檔案法實施辦法》（2017年修正本）第十三條第二款規定：“屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交。”新鄉市檔案館接收進館的檔案是20年前形成的，當時各立檔單位收集得是否齊全不是檔案館所能左右的。其次，并非所有的立檔單位都屬于進館單位，尤其是數量龐大的二級機構，很多都不在進館單位之列。再次，即便是進館單位，移交的檔案也不一定是該單位形成的所有門類、所有保管期限的檔案。最后，受行政區劃影響，不同歷史時期檔案館接收范圍不一樣。再加上接待者個人業務水平不同，查到率也不盡相同。因此，當查閱者因查不到檔案產生不解或者有其他情緒時，接待者要及時做好解釋工作，并根據工作經驗提供其他查找線索、途徑，為利用者提供力所能及的幫助。

5.2 手工查找可能影響檔案實體、信息安全問題。2016年，新鄉市檔案局查處一起在檔案館利用檔案過程中發生的檔案涂改違法案件。無獨有偶，2017年1月12日，新鄉市社保局有關工作人員來館核對知青、招工檔案13份，發現其中1份存在復印件涂改現象。同年2月14日，市社保局來館復查職工提供的工資表等檔案，發現線材廠某職工檔案復印件造假。為維護檔案的實體、信息安全，新鄉市檔案館接待利用中心采取了多項措施：一是采取技防措施，安裝監控，對利用者查閱行為進行實時監控；二是采取人防措施，做好查閱案卷的核對工作；三是對查閱頻繁的保溫瓶廠工資表提供復印件查閱；四是加強教育，在醒目位置擺放檔案查閱須知提示牌。

對于具有憑證價值的檔案來說，一般情況下如果人們要利用它的憑證價值去解決問題，利用一次也就足夠了。[7]本文中檔案利用的一次性因利用者身份、目的不同出現了兩種情況：一種情況是與檔案內容有關的查閱者本人，用以證明工種、工齡；一種情況是履行行政職能的市社保局工作人員，用以核對工種、工齡。對前者來說，能夠順利辦理退休就不用再次來館查閱；對后者來說，能夠確認工種、工齡就不用再次核對。筆者認為，面對檔案原件、復印件被涂改的風險，僅采取上述針對第一種利用者的措施是不夠的。在不能短時間將這部分檔案全部掃描的情況下，及時將已查閱工資表進行數字化、建立與社保部門工作人員的協調機制是必要的。對查閱者而言，檔案館將立此存照，確保其他利用者的權益不受損失；對社保局工作人員而言，檔案信息的安全性能得到保障，核對將更加高效。

5.3 教師、學生學術研究查閱服務亟待加強。普通公民大部分都是利用檔案的現實價值，普通公民利用檔案多是短暫的、偶然的。歷史研究人員利用更多的是檔案的長遠價值，歷史研究人員利用檔案則具有長遠性和持續性[8]。

近三年學生查檔人次高于教師，且學生查檔目的為學術研究的比例高于教師。來館查閱進行學術研究的師生來自清華大學、遼寧大學、中共中央黨校、中國社會科學院、華東師范大學、鄭州大學、河南科技學院、河南師范大學等不同院校，研究內容多為建國至改革開放前檔案，距查閱者生活的年代時間較為久遠，查閱檔案的內容、數量、質量對研究成果的影響較大。歷史學家戴逸先生就曾說過：“可以說，離開了檔案，就不可能進行嚴肅的、深入的歷史研究。”[9]建議指定對館藏熟悉的人員負責接待此類查檔人群。

5.4 查閱檔案時拍照、掃描可能產生的知識產權糾紛、檔案違法公布等問題。2017年，新鄉市史志局、黨史研究室查閱人次為250，調卷（件、冊）次為2325，掃描檔案（資料）28414頁；2016年，利用者拍照2749頁次。這部分掃描、拍照的檔案（資料）在利用過程中是否會產生知識產權糾紛等問題尚不可知；利用者對檔案拍照后是否會擅自通過互聯網等媒介傳播不可控制，由此可能產生不符合檔案利用、公布等規定的違法行為。對此，市檔案館應加強內、外管理，完善制度，強化監督，堵塞漏洞，防患于未然。

5.5 查閱過程中發現掃描件清晰度不夠等問題應建立科室協調機制。2016年10月13日，新鄉市檔案館工作人員為利用者查找知青檔案時發現掃描件內容不完整；同年10月26日，通過數據庫查找某職工招工表時發現掃描件清晰度不夠……這種情況盡管不常見，但在接待利用中發現的問題有些是信息科負責的、有些是庫房管理部門負責的、有些是征集接收科負責的，對此，檔案館應建立領導牽頭、科室協調工作機制，以問題為導向，舉一反三，及時查漏補缺。

本文為河南省檔案科研項目“新鄉市檔案館2007年—2017年利用情況調查成果的綜合運用研究”（項目編號：2018—R—05）階段性研究成果之一。

參考文獻：

[1][6][7]劉東斌.檔案利用和檔案價值的反思[J].檔案管理，2004（1）：8.

[2][5] 周應朝.新鄉市檔案館（一庫）檔案利用統計分析[J].檔案管理，2003（5）：23.

[3]吳雁平.開封市檔案館2004年7月至2006年6月查詢利用情況統計分析[J].檔案管理，2008（1）：67-68.

[4] 閆俊麗，何惠光.漯河市檔案館近10年檔案利用情況調查[J].檔案管理，2014（5）：54.

[8]任漢中.檔案學理論專題研究[M].武漢：長江出版社，2017：92.

[9]戴逸.加強聯系與合作，共同繁榮史學事業與檔案事業[A].第十三屆國際檔案大會文件報告集[C].北京：中國檔案出版社，1997：16.

（作者單位：梁艷麗、張微，河南省新鄉市檔案局；韓斐，河南省新鄉市牧野區疾病預防控制中心 來稿日期：2018-05-23）