電商采購平臺的現(xiàn)狀問題分析及建議

張靜 周莉

[摘 要]我國21世紀(jì)的四大發(fā)明——高鐵、網(wǎng)購、支付寶和共享單車，在電商大趨勢下，個人網(wǎng)購已經(jīng)發(fā)展到單位電商采購，作為科研事業(yè)單位，80%以上的是集中采購，在京東企業(yè)平臺采購?fù)ㄓ梦镔Y和在中科院喀斯瑪平臺采購科研物資，政府已經(jīng)開始實施電商集中采購，軍工科研院所也趕上了電商的浪潮。在智能化的大趨勢下，只靠人力核算和談判嚴(yán)重影響了效率，可謂是20%的工作含金量卻耗費了80%的工作時間，投入產(chǎn)出比相當(dāng)不合理，透支未來的材料，以滿足當(dāng)前科研項目的任務(wù)，影響了科研人員的研究效率和效果。如何借助電商智能來解放人力，是當(dāng)前我方所發(fā)展亟須解決的問題。

[關(guān)鍵詞]科研單位；電商采購；信息化建設(shè)；財務(wù)工作；效率

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.23.191

1 背 景

文章主要從整合電商采購相關(guān)的文件規(guī)定和數(shù)據(jù)資源出發(fā)，針對電商采購的兩個平臺的運維報告進行梳理和體系化，結(jié)合我院所電商采購的實施情況，與文件中的方案目標(biāo)進行差距分析，試圖查找管理與執(zhí)行層面的問題，嘗試提出解決對策及措施。

1.1 《某科研院所物資采購管理改革調(diào)整方案》

2017年，集中力量解決科研物資采購效率低下問題。修訂物資采購管理制度，發(fā)布集中采購目錄和限額標(biāo)準(zhǔn)，針對零星科研用物資，引進電商平臺，實現(xiàn)采購模式由線下到線上的轉(zhuǎn)變。

2017—2018年，遵循政府采購法精神，結(jié)合國家科研物資放管服政策及國家內(nèi)控規(guī)范要求，解決調(diào)整后目錄內(nèi)、限額標(biāo)準(zhǔn)以上物資采購流程理順問題，發(fā)布院采購全流程內(nèi)控規(guī)范，優(yōu)化流程、提高效率。

2018年之后，持續(xù)提升。跟蹤國家采購政策調(diào)整，對線上物資采購管理和供應(yīng)商監(jiān)管進行持續(xù)優(yōu)化；對線下物資全面推進信息化實施，進一步提升院采購管理工作質(zhì)量。

1.2 《關(guān)于物資采購電商平臺正式啟用的通知》

單位應(yīng)全面梳理采購業(yè)務(wù)活動流程，明確電商采購模式下采購經(jīng)辦人、相關(guān)職能部門的崗位職責(zé)；加強分級授權(quán)，對金額較低的采購需求簡化審批流程，充分發(fā)揮電商采購便捷性特點。

單位應(yīng)做好政策宣貫與操作培訓(xùn)。使相關(guān)人員盡快熟悉和掌握網(wǎng)上采購的操作流程，確保相關(guān)采購工作順利實施。

單位應(yīng)對電商平臺采購物資實行統(tǒng)一驗收、統(tǒng)一結(jié)算。

1.3 人生若只如初見

初衷都是最美好的，跟上時代的步伐，控制好物資采購風(fēng)險。自8月21日起我方嚴(yán)格執(zhí)行電商采購相關(guān)的文件規(guī)定，據(jù)此提出電商采購財務(wù)報銷的具體要求，摸索并踐行的同時，了解到院內(nèi)確實存在單位未按照規(guī)定時間開始電商采購。初期掀起了一片唏噓抱怨，出現(xiàn)結(jié)算回款的及時性問題，總體上采購規(guī)則實施和配套條件在試運行的半年里滿足了電商采購的基本要求，但仍存在許多具體的現(xiàn)實問題和難題需要解決克服。

2 問題源自機制、體制與意識

2.1 電商平臺內(nèi)外溝通機制不暢、資源不足、商品價格及品質(zhì)存在問題

第一，整體物資溝通機制。

由于科研院所的保密要求，我方實施電商采購存在物理條件上的約束，首先是互聯(lián)網(wǎng)與涉密網(wǎng)的物理隔離，辦公時間采購的時間成本較大；另外辦公區(qū)域不能帶手機，聯(lián)系不及時；解放科研人員，委托采購中溝通不詳，采購的物資不符要求，導(dǎo)致溝通環(huán)節(jié)增加，溝通成本增加，溝通效果不佳。內(nèi)部統(tǒng)一驗收和配送，存在配送資源不足和聯(lián)系溝通問題。

第二，資源不足、地域問題。

B2B的平臺，貨源充足是關(guān)鍵，首先電商平臺入場時沒有對該院的物資采購進行大數(shù)據(jù)統(tǒng)計，憑空想象年采購量為5000萬元，結(jié)果我們試運行5個月采購量就超過3000萬元，普遍反映存量不足的情況下，影響的是我們科研院所的工作研究效率，若貨源充足，預(yù)計早早超過5000萬元采購量。

該院的機構(gòu)不止在綿陽，北京、成都等城市都有分支機構(gòu)，因此，電商入駐時還應(yīng)對該院機構(gòu)設(shè)置和所在地點進行調(diào)查，很多物資通過綿陽的商家采購，效率低下，地域應(yīng)根據(jù)機構(gòu)所在地放開。

第三，價格品質(zhì)矛盾問題，甄別商戶問題。

喀斯瑪商城的商品價格過高，商品無信息或信息過于簡單，無法根據(jù)需要選購。京東慧采平臺的部分商品價格比京東主平臺高，同時比線下高，同價同型號的商品出現(xiàn)品質(zhì)不一樣的問題。

喀斯瑪平臺上已經(jīng)發(fā)現(xiàn)無資質(zhì)的供應(yīng)商在平臺上供貨；京東慧采無法在線與商家直接溝通，而且普遍反映第三方供應(yīng)商的物流配送和商品質(zhì)量存在問題。

第四，京東慧采賬號設(shè)置問題。

京東賬號設(shè)置不能隨著客戶機構(gòu)的變革而個性化定制，最主要是及時性，我方賬號多，但可以根據(jù)其他大客戶的成功運營經(jīng)驗在設(shè)置賬號前進行了解，提出管理建議，不能利用事業(yè)單位垂直化體系從上往下來強制推行，賬號設(shè)置可以號留單位人變動，但變動后的人員信息要隨之更新。

2.2 責(zé)任意識缺失，主動性不足，公私信用分離

電商采購從個人網(wǎng)購發(fā)展到集體企業(yè)，結(jié)算方式也從個人的信用到了集體信用，但從電商采購的實際工作中，著實感受到責(zé)任意識的缺失，療養(yǎng)費、差旅費等涉及個人公務(wù)卡的報銷速度與電商采購報銷的速度形成鮮明對比，不主動追蹤索取訂單發(fā)票，出現(xiàn)發(fā)票遺失等現(xiàn)象，溯源則為責(zé)任心、主動性和公私區(qū)別對待的問題。

3 問題導(dǎo)向的對策分析

3.1 機構(gòu)改革，變革中順應(yīng)發(fā)展

黨的十八大以來，國家密集出臺政策，打破軍品研制行業(yè)壁壘，如采購信息網(wǎng)——2015年，全軍武器裝備采購信息網(wǎng)上線。截至2017年9月發(fā)布各類信息11000余條，競爭性裝備采購項目7200余項，解密國防專利3000余項。再如軍民融合規(guī)劃——2017年11月，國務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于推動國防科技工業(yè)軍民融合深度發(fā)展的意見》，進一步打破“民參軍”所有制藩籬。

我方也順應(yīng)發(fā)展，進行了機構(gòu)改革，所機構(gòu)及職責(zé)改革，科研生產(chǎn)相對分線，全面進入新模式，更加突出“核心”保障。財務(wù)與經(jīng)濟處猶如部門名字轉(zhuǎn)變，強化“賬房先生”向“經(jīng)濟經(jīng)理”角色的新轉(zhuǎn)變、新定位、新要求。作為變革中的一員，能感受到我方在財務(wù)與經(jīng)濟方面的重大開創(chuàng)，主要以經(jīng)濟運行分析和所預(yù)算編制進行事前事中的財務(wù)經(jīng)濟控制預(yù)警，從軍品價格管理、科技成果轉(zhuǎn)化、軍民融合、企業(yè)監(jiān)管等各領(lǐng)域開展經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)，通過信息化建設(shè)保質(zhì)提效，逐步完成財經(jīng)處角色的轉(zhuǎn)變，真正意義上發(fā)揮經(jīng)濟經(jīng)理的作用。

3.2 流程再造，管理中責(zé)權(quán)明晰

機構(gòu)改革中用人的最重要的一點應(yīng)該是因材施教、因地制宜，新任的電商采購小組組長，已經(jīng)開始對電商采購問題進行分析，逐步對電商采購流程進行再造，力爭目標(biāo)達到零庫存、零欠賬、及時配送。

同時，材料倉儲系統(tǒng)信息化建設(shè)還需要定期培訓(xùn)、回訪、反饋、按周或按月出運維報告，可借鑒浪潮財務(wù)核算系統(tǒng)和電商采購平臺運維報告，信息化覆蓋物資部采購的90%以上的材料，逐步從手工作坊到電子化，再到信息化，爭取到達智能化，真正實現(xiàn)出入庫信息化全覆蓋，提升材料核算的信息化、及時性和可核查性。

3.3 考核激勵，執(zhí)行中腳踏實地

第一，責(zé)任邊界，信用機制，腳踏實地。

摸索并做實流程中每個環(huán)節(jié)的細節(jié)，明確職責(zé)，劃清邊界，責(zé)任到人，誰采購、誰負(fù)責(zé)——對電商采購平臺的各采購賬號建立信用記錄，3次以上延誤報銷，賬號凍結(jié)，所網(wǎng)公示，考核中加強責(zé)任意識，做實每一筆經(jīng)辦的業(yè)務(wù)。

第二，遇到問題，提出建議，給予獎勵。

建立容錯糾錯的機制，執(zhí)行中遇到問題及時反饋，鼓勵提出管理建議和對策方法，在后續(xù)的專項獎勵中體現(xiàn)，充分發(fā)揮主觀能動性。

3.4 外部協(xié)同，溝通中提效共贏

3.4.1 對院內(nèi)單位——充分溝通、統(tǒng)一戰(zhàn)線、共同進步

我們確實應(yīng)該借鑒其信息化物資核算模式，進一步加快材料信息化核算的步伐，同時結(jié)合院里的實際，在業(yè)務(wù)討論會上充分暴露問題，問題導(dǎo)向找到解決方案，才能實現(xiàn)提效共贏，進而摸索出一套財務(wù)信息化或智能化措施或模式來迎接和適應(yīng)每一次新變革。

對比電商采購調(diào)整方案里的配套要求，從筆者了解到的，各單位確實自成一路，大不相同，但殊途同歸，大趨勢是要達到“2018年以后對線下物資全面推進信息化實施，進一步提升院采購管理工作質(zhì)量”，任重道不遠。

3.4.2 對電商平臺——順暢溝通機制、關(guān)閉第三方、用戶評價

從兩大電商平臺的運維報告可以看出，運維人員的問題分析和問題處理能力——高效，如京東1～3名運維的經(jīng)理對全院和院外綿陽其他企業(yè)進行結(jié)算對賬回款，整理和傳遞數(shù)據(jù)的效率令人咋舌，電商采購平臺的運維方式和理念值得學(xué)習(xí)借鑒，實現(xiàn)協(xié)同共贏的良性循環(huán)。

（1）順暢溝通機制，主動學(xué)習(xí)、個性化服務(wù)

從管理效率、溝通效果、信息化、物流配送和問題解決等方面來講，京東和喀斯瑪職業(yè)并專業(yè)，我們院所完全可以和他們進行深入的合作，對我們電商采購的管理流程進行管理咨詢和技術(shù)支持，請其對我們進行適時培訓(xùn)和技術(shù)開發(fā)，并提議組團參觀最前沿的采購平臺，學(xué)習(xí)先進的物流配送技術(shù)、倉儲系統(tǒng)運維和財務(wù)信息化建設(shè)等。以全方位的合作，真正意義上與時代網(wǎng)購接軌，開創(chuàng)合作雙贏的局面。

平臺運行已半年，對我方的需求特點、體量及機構(gòu)設(shè)置也有所了解，利用大數(shù)據(jù)做份中物院特色的電商平臺運維建議書，供我們參考。

（2）充足貨源、關(guān)閉第三方、用戶評價、監(jiān)察考核

完善健全京東自營的商品種類，充足貨源，尤其在節(jié)假日滿足大批量的采購；建立京東關(guān)閉第三方通道，避免出現(xiàn)品質(zhì)不合格、物流配送不到位的問題。

強烈提出用戶評價制度，借鑒淘寶訂單評價的模式，采購人員對每個訂單的商品描述、配送、質(zhì)量等方面進行評價，我方監(jiān)察部門通過定期的評價報告和價格品質(zhì)調(diào)查報告，對電商平臺的服務(wù)進行考核，提出改善意見，并進行處罰和曝光。

建立監(jiān)察機制，電商平臺是順應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物，但運行過程中必會出現(xiàn)問題，隨著喀斯瑪?shù)臒o資質(zhì)供應(yīng)商出現(xiàn)，供應(yīng)商故意抬高價格的行為，平臺加強供應(yīng)商的資質(zhì)審查的同時，作為客戶方也要反向監(jiān)察，我方監(jiān)察部門應(yīng)介入調(diào)查，采取互聯(lián)網(wǎng)曝光方式或者移交工商管理局等，以規(guī)避廉政風(fēng)險的電商平臺自身的廉政問題。

電商采購從個人推廣到企業(yè)，意在實現(xiàn)企業(yè)采購如同個人網(wǎng)購一樣高效、便捷，簡單純粹的目的，與政府采購和控制廉政風(fēng)險同步，發(fā)展大趨勢不可逆，但術(shù)業(yè)有專攻，電商采購相關(guān)人員需要專業(yè)培訓(xùn)，健全監(jiān)管機制，做實細節(jié)，執(zhí)行和提效才有保障。作為體制內(nèi)的國防科研事業(yè)性質(zhì)的經(jīng)濟體，經(jīng)濟效益與社會效益，組織發(fā)展與國家發(fā)展，集體發(fā)展與個人發(fā)展之間的關(guān)系，筆者認(rèn)為應(yīng)該是共贏并行的，發(fā)展的愿景更純粹一點，即為國防事業(yè)服務(wù)，科研技術(shù)研究是核心，一切在規(guī)矩內(nèi)圍繞核心運轉(zhuǎn)和發(fā)展，筆者認(rèn)為共贏提效就可以水到渠成。

參考文獻：

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