人事檔案管理中存在的問題及解決措施

戴永成

摘要：在這個高度信息化的時代，人事檔案的管理工作成為大數據時代信息安全管理的一個重要方面。但是在實際工作中也正是因為過去與現在管理方式的不同，造成了有些人事檔案電子化及信息傳遞的脫節，導致部分人事檔案的缺失或信息不準確。本文主要針對人事檔案的管理工作中出現的問題作出分析，并結合當今大數據時代信息交流的特點，探討解決問題的辦法、措施。

關鍵詞：人事檔案管理 問題 解決措施

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）10-0121-02

自古以來，人事管理制度一直受到統治階層的高度重視。從世襲制到舉薦制、察舉制，一直到后來在中國沿用了兩千多年的科舉制，統治階級都是在不斷改進選拔人才的制度。時代走進了高速發展的今天，開放、包容、共享已經成為人類社會發展的主題，信息共享日益成為時代發展的要求，這當中，人事管理信息的更新與共享，也為人們所關注。但是，在新舊管理模式轉換過程中，也產生了一些問題。

一、人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理不嚴謹

摒棄了古代統治階級對信息的壟斷方式，依靠現代網絡的便利，檔案很容易被泄露。首先是檔案管理關系混亂。主要是在編人員與非在編人員的問題。

在編人員的檔案主要在機關、事業單位、國企單位等的人事部門。而非在編人員的檔案則分布在不同部門，有的在人事部門的人才交流中心，有的在單位主管部門，有的在社會保險部門，有的在個人手中，致使這部分人群的檔案得不到嚴謹的管理，更嚴重的會造成檔案流失，使一些不法分子使用這部分資料謀不義之財。

除了檔案的存儲，檔案的交接轉移中也存在一些問題，人員流動中，除了在編人員的檔案，其他非在編人員的檔案得不到及時有效的轉移，造成人事檔案不連續、環節脫檔，致使后來單位無法及時對人員的檔案進行補充，造成棄檔、空檔。也有不少企業單位在招聘人才時，沒有把人事檔案交由職能部門保存，很容易出現管理盲區。

2.管理人員素質良莠不齊

在大多數非政府部門，特別是一些企業，對人事檔案管理工作的重要性認識不足，管理方式粗放，為了降低生產成本，安排非人事管理人員兼職或交由臨時人員保管，由于缺乏專業知識，在檔案資料的收集、分類、整理、歸檔上應付了事，無法保證人事信息的準確、完整，不能有效發揮檔案管理工作的職能作用。有些單位私自保存人事檔案，造成優秀人才的埋沒。個別工作人員，缺乏職業道德，對人事檔案管理極不負責，為了一己私利泄露人事信息，給社會、單位和個人造成損失。因此，選好、用好檔案管理人員是非常重要的。

3.人事檔案的內容缺陷

人事檔案內容方面存在缺陷，主要表現為以下幾個方面。第一，內容真實度不夠。主要原因是大多數檔案是由個人填寫，單位人事機構負責審核，由于工作量大，相關信息證明不足，人事信息的真實性、準確性得不到保證，導致個別人因為提職、晉升出現虛假信息問題。第二，檔案的內容填寫不完備。這主要是在人員調配過程中人事檔案轉移不及時造成的。所在單位不能填寫相關信息，就會造成上文所說的空檔、缺檔。第三，檔案的內容過于臃腫。除了缺檔，有的當事人的檔案填寫內容臃腫，有用的沒用的，都被收檔存放。

4.信息電子化過程中造成的遺漏

信息電子化管理存在的問題主要有三方面。一是龐大的信息量，給電子化工作帶來了繁重的任務。由于紙質材料內容錄入計算機，沒有什么特殊的技術含量，于是一些單位會找臨時人員有償完成“無聊的”工作，這樣做的結果，就會出現操作人員由于對工作不熟悉，對工作不負責任，造成紙質材料丟失、錄入信息錯誤甚至檔案信息泄露的情況。二是大數據需要一整套容量龐大計算精確的數據庫來存儲，如果沒有專業技術人才操作，難以建立系統安全防火墻，很容易被網絡侵入，丟失信息。三是目前我國正處在網絡覆蓋政務工作的成長期，個人人事檔案并沒有完全電子化，這也給檔案查詢帶來一定困難。

二、人事檔案管理工作的改進

1.優化檔案管理系統

統一管理在編與非在編人員檔案資料，改變以前檔案零星分布的舊況。可以設立備份文件，在當事人所在單位留存一份資料，便于查閱，備份文件歸政府檔案管理部門統一管理，既能保證檔案的完備性，又能有效預防空檔、缺檔的問題。因此，用人單位在管理人事檔案工作上，應設立專門的人事管理機構，配備德才兼備的專業技術人才從根本上優化管理系統。

2.培養專業的管理人員

配備專人專職負責人事檔案管理工作，不再使用兼職或臨時人員。專業化從業人員入崗流程，嚴格篩查從業人員能力。到崗后，切實做好人員的專業培訓工作。使工作人員樹立牢固的責任意識，從講政治的高度，認識檔案管理工作的重要性，養成對事業高度負責的良好習慣，堅守職業道德，嚴格守住檔案信息真實、可靠關，嚴格把住檔案信息管理的安全關。

3.優化檔案內容

搞好優化檔案內容應做好以下幾方面工作。

第一，利用第三方服務，客觀公正地反映檔案信息，由于檔案一般由個人填寫，有些信息沒有提供佐證依據，檔案信息的真實性無法保證。我們可以嘗試委托有資質的第三方服務機構取證、填寫，既能保證資料的真實性，也能避免內容冗余。第二，對于已保存檔案，要選派專業人員嚴加審查，盡可能糾正、刪除資料的錯誤、冗余部分。在填寫檔案時，注意進行分類。當事人不同的經歷，在不同領域的履歷，進行分門別類的存放。第三，在建立電子檔時，注意設置索引。當不同的用人單位需要查看該候選人相關經歷時，可以快速、準確地確定信息，為用人單位和專業人才搭建起信息橋梁。

4.拓寬檔案的開放對象

對于未就業人員尤其是應往屆大學畢業生的人事檔案，留存在不同部門，人才信息沒有得到充分的利用，千里馬遇不到伯樂，而伯樂也找不到千里馬。因此擴寬檔案開放對象勢在必行。例如：未就業人員人事檔案適當對具備資質的“獵頭公司”開放，通過“獵頭公司”為用人單位尋找人才，讓人才找到適合自己的崗位，帶動人才流動和就業，為地方經濟社會發展提供人才支持。

5.規范檔案的轉移，更新流程

隨著人員的調動，個人檔案也需要及時轉移，避免出現空檔、缺檔現象。人員到崗后，其個人檔案也應當隨之轉移到新的工作單位，交由相關人事部門管理。借助于現代化的網絡系統，及時更新政府主管部門的備份文件，做到兩方面齊頭并進，確保信息的準確、有效。

6.建立健全網絡檔案信息管理

現在是大數據時代，對于人事檔案來說，電子化是大勢所趨。而將紙質文件電子化也只是管理方式表面上的轉變。要體現電子化檔案相比較紙質檔案的優越性，就要做到對電子檔案的充分利用，發揮最大價值，通過技術手段，實現對個體的完整描述，為訪問者提供快速、全面、優質的服務。但是，訪問者只有經過授權，才能獲得查閱數據庫的權利。

三、結語

隨著信息化時代的發展，個人信息肯定會得到更合理的存儲，信息的價值肯定也會得到更加合理的應用。建立健全人事檔案管理制度，不斷完善檔案信息管理體系，就能為優化人力資源配置、提高事業發展水平起到積極的推動作用。

總的來說，人事檔案管理體系的日益完善，對于社會各階層人員來說，都是有益無害的，使個人信息安全得到了保障，適度的信息公開能為人才就業提供適合的崗位，讓人才發揮專業技能價值，為社會主義的建設提供強大動力。

參考文獻：

[1]王云慶，苗壯.現代檔案管理學[M].青島：青島出版社，2014.

[2]魯瑤.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學通訊，2006（4）.

[3]彭彩虹.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業務，2012（13）.

責任編輯：于蕾