職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及有效發(fā)揮

霍海波

摘 要：對于職業(yè)院校來說，檔案涉及發(fā)展方向、教學(xué)工作等多個方面的內(nèi)容。如何提升檔案管理水平，發(fā)揮管理服務(wù)職能，對職業(yè)院校的發(fā)展具有顯著的現(xiàn)實意義。本文旨在分析現(xiàn)階段檔案管理工作服務(wù)的現(xiàn)狀，以此為切入點，探究如何有效創(chuàng)新服務(wù)模式，為院校檔案管理工作提供制度保障。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；檔案管理；服務(wù)職能

檔案是記錄院校活動的重要載體，是對發(fā)展過程的真實記錄。隨著檔案制度的不斷改革和新時期各種技術(shù)手段的應(yīng)用，檔案管理工作面臨全新的挑戰(zhàn)。針對現(xiàn)階段檔案管理服務(wù)中的缺陷，應(yīng)該從多個角度予以解決，并在改革和創(chuàng)新中探索檔案管理的新模式。

一、職業(yè)院校檔案管理服務(wù)的現(xiàn)狀和問題

1.檔案服務(wù)水平問題

傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式下，學(xué)生和教師要到檔案室才能獲取檔案信息。但在信息技術(shù)的普及階段，這樣的服務(wù)模式暴露出明顯的滯后性，影響檔案管理服務(wù)水平。因此，檔案管理工作應(yīng)著力改善現(xiàn)階段的被動服務(wù)模式，更好地發(fā)揮服務(wù)職能。

2.檔案信息結(jié)構(gòu)問題

由于職業(yè)院校的檔案內(nèi)容涉及范圍廣，具有顯著的參考和利用空間，因而檔案結(jié)構(gòu)的合理化對檔案的利用價值具有重要影響。而隨著職業(yè)院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和學(xué)生數(shù)量的增加，檔案資源無論是從類型上還是數(shù)量上都會明顯增加，所以檔案信息結(jié)構(gòu)不合理成為最突出的問題。

3.檔案管理人員問題

管理人員的素質(zhì)和管理模式也是檔案管理工作的主要問題之一。要想真正提升檔案管理工作水平，管理人員就應(yīng)該與信息受眾群體做好交流和溝通工作，并解答他們在信息獲取中遇到的問題。從目前的管理工作來看，很多管理人員忽視了溝通的重要性，這在一定程度上影響了檔案管理的服務(wù)職能。

二、如何有效發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能

1.創(chuàng)新檔案服務(wù)模式

新時期信息技術(shù)為各項工作提供了便利。因此，檔案管理部門應(yīng)該在服務(wù)模式上進(jìn)行創(chuàng)新，提升服務(wù)水平。例如：合理利用互聯(lián)網(wǎng)手段對檔案進(jìn)行分類和管理，構(gòu)建電子檔案庫。尤其是一些應(yīng)用價值較高的紙質(zhì)檔案，電子檔案模式能減少其損毀的可能性。管理人員可以通過郵箱、微信等方式，對學(xué)生和教師需要的檔案資料進(jìn)行發(fā)送，不僅提供了方便快捷的服務(wù)，也提升了檔案管理的工作效率。對于一些專題檔案，應(yīng)開展展覽和陳列工作，在日常管理過程中讓需求者了解檔案資源的內(nèi)涵；與此同時，將檔案室中的檔案目錄進(jìn)行規(guī)劃和整理，便于需求者借閱和查找。

2.優(yōu)化檔案信息結(jié)構(gòu)

檔案管理人員要根據(jù)檔案的價值程度和利用率，對所有檔案資料進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，并從優(yōu)化過程中對檔案資源進(jìn)行合理開發(fā)，收集對學(xué)生和教師有價值的檔案信息。在細(xì)節(jié)管理方面，要有針對性地對檔案進(jìn)行歸檔和整理工作，尤其是職業(yè)院校的學(xué)生在畢業(yè)之后通常會直接走向工作崗位，因此對專業(yè)知識方面的檔案需求會比較大。檔案管理人員對于此類檔案要開展專門的收集和整理，將學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、研究檔案進(jìn)行分類。這樣不僅便于需求者查閱，還便于內(nèi)部統(tǒng)計，大大提升了工作效率，促進(jìn)了檔案管理服務(wù)職能的提升。

3.加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)

檔案管理人員的改進(jìn)可以從人才培養(yǎng)、人員素質(zhì)提升和管理人員溝通等方面入手。其中，在人才培養(yǎng)方面，學(xué)院要意識到提升檔案管理的服務(wù)職能，需要高素質(zhì)的人才管理隊伍作為支持。因此院校要加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)，重點對檔案管理人員的能力和業(yè)務(wù)水平進(jìn)行培養(yǎng)。需要注意的是，信息時代下，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的理論知識，還應(yīng)學(xué)會利用新技術(shù)手段輔助管理工作。例如：運用網(wǎng)絡(luò)知識建設(shè)數(shù)據(jù)庫，并通過微信、郵箱等方式與檔案需求者進(jìn)行交流和溝通。檔案管理人員只有在與需求者進(jìn)行良好溝通的前提下，才能更好地為他們提供服務(wù)，從而促進(jìn)檔案管理服務(wù)職能的提升。

三、檔案管理服務(wù)的意義

檔案管理服務(wù)對職業(yè)院校來說具有顯著的現(xiàn)實意義，重要性體現(xiàn)在兩個方面。首先，檔案管理服務(wù)是對客觀歷史的一種記錄，發(fā)揮著顯著的記載作用。職業(yè)院校的檔案內(nèi)容涉及學(xué)院管理、發(fā)展等價值較高的資料，因此做好檔案管理服務(wù)工作可以有效保存重要的資料，提升檔案的可靠性和準(zhǔn)確性。其次，檔案具有參考和借鑒功能，通過查閱檔案，可以了解學(xué)院在某一時期的發(fā)展情況，并從中獲取信息，為學(xué)院今后的發(fā)展提供參考和借鑒，促進(jìn)教學(xué)水平和管理水平的提升。

四、結(jié)語

在新時期，職業(yè)院校應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理服務(wù)工作的重要性，采取合理的手段加強(qiáng)服務(wù)職能，在服務(wù)模式、管理體系等多個方面進(jìn)行優(yōu)化改革，從而為師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，真正發(fā)揮檔案的價值，為學(xué)院今后的發(fā)展和建設(shè)打好基礎(chǔ)。

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（責(zé)任編輯：王 瑜 黃天駿）