事業單位檔案信息化建設的影響因素分析

徐中蓮

摘要：隨著事業單位工作量的不斷加大，其檔案的管理就成為了迫切需要解決的問題。根據上述背景，提出事業單位檔案信息化建設的影響因素分析。影響事業單位檔案信息化建設的主要因素可以分為兩個方面。一方面是技術因素，另一方面是非技術因素。其中，技術因素主要指的是信息技術，在檔案信息化建設中信息管理、資源建設和信息服務都需要依賴于信息技術；非技術因素主要指的是為檔案信息化建設提供適宜環境的因素。

關鍵詞：事業單位；檔案；信息化；影響

事業單位信息化建設主要是以網絡技術為基礎，將資源建設作為核心，將重點放在紙質檔案數字化上，以此來加大檔案信息資源的開發利用。事業單位檔案的信息化水平是衡量其現代化程度的一個核心標志，因此，對事業單位檔案信息化進行建設已經成為事業單位工作者的必然趨勢。本文主要是根據事業單位檔案信息化的實際情況和相關的文獻，對事業單位檔案信息化建設的影響因素進行研究與分析[1]。

一、事業單位檔案信息化建設的影響因素

檔案信息化的建設不是個簡單的事情，需要多方面因素的共同合作與互相作用。其中主要包括兩類因素，即技術因素和非技術因素。技術因素又稱為硬環境，非技術因素又稱為軟環境。硬環境若是不好，檔案信息化建設就缺乏先進的技術支持，會導致檔案信息化建設的深度不夠，相應的對檔案信息的管理也不會盡如人意。若是軟環境表現為不足，其表現為人才與資金的匱乏，對檔案信息化建設的可行性研究不足，缺乏統一的標準、制度來對檔案信息化建設進行約束，這些都會直接對檔案信息化建設的進程產生影響[2]。

（一）技術因素

1.信息管理依賴于信息技術

事業單位檔案信息化建設的核心環節就是將檔案信息資源進行數字化處理，其主要表現就是將檔案信息資源以電子形式保存在網絡系統中，采用信息技術對其進行統一的管理。一般是將檔案資源轉化為電子文件，其管理的內容非常寬泛，不但需要進行收集、保存，還要對其進行統計、加工、處理等。并且在管理過程中的維護工作也很繁重，主要包括數據備份、存儲、載體轉換、訪問與安全控制等。

在我國經濟發展飛速的背景下，信息技術也在不斷的更新換代，因此就出現了新舊技術兼容困難的情況，這樣就會導致數字化信息保存后丟失、失真、無法識讀的風險極大的增加。在事業單位檔案信息化建設中實施信息網絡管理，不但可以將原有的檔案內容錄入到網絡系統中，然后計算機會依據自身的技術對檔案進行重組，這樣有利于用戶進行信息的檢索、分析和處理。但是在這過程中必須完善其安全技術體系，采取相應的安全保密方法，對檔案進行保護[3]。

2.資源建設依賴于信息技術

檔案信息化建設的根本是數字檔案信息資源。創建檔案信息資源主要有檔案的原文信息、檔案目錄及編研信息。其中的檔案原文信息一般情況下是在計算機系統中直接生成電子文件，或者可以通過數據轉換方法和掃描方法將原有的文件材料、錄像、磁盤等轉化成為數字化檔案；檔案目錄的建立主要由人工進行輸入，另外還可以通過檔案管理系統自動生成，檔案目錄一般都儲存為數據庫的形式；編研主要指的是對檔案信息進行加工、提煉的過程，對檔案信息資源進行開發和挖掘。編研信息主要是由原文信息和目錄信息進行加工而成，采用網絡技術對其進行編輯，得到的編研信息中包含文字、聲音、影像、圖片等多種形式，編研信息可以使他們達到完美的結合，在真正意義上達到了管理檔案信息的目的。

3.信息服務依賴于信息技術

信息服務主要指的是將檔案信息資源提供給用戶利用，傳統的方式主要是借閱以及復制，現今，隨著網絡的發展，網絡服務己經被人們所接受，并且其服務性更好，網絡服務主要包括提供檔案原文瀏覽、檔案目錄檢索、網上展覽、編研信息發布等。一般的，事業單位通過自身的網站來對可以公開的檔案信息進行發布。另外，網絡服務主要依賴于信息技術，隨著信息技術的不斷發展，相應的網絡服務中的檢索系統也需要進行及時的更新，這樣才會使網絡服務具有時效性。

（二）非技術因素

非技術因素指的是為檔案信息化建設創造適宜的環境，并對其提供保障工作，主要包括事業單位檔案信息化建設體制和機制的完善，標準規范的制定，法規政策的健全，人才的培養及資金投入等[4]。

1.體制和機制是單位管理與發展的關鍵，當然對檔案信息化建設來說也不例外。事業單位檔案信息化建設是社會整體信息化的一部分，需要根據國家以及地方的政策來對檔案信息化建設進行總的管理。目前，我國還沒有相對完善的信息化管理的體制與機制，責任劃分還不夠明確，管理不夠統一。因此，加快檔案信息化建設的體制與機制是現在最需要解決的問題。這樣才可以保證事業單位檔案信息化建設的順利進行。

2.檔案信息化建設主要采用的技術是先進的信息技術，在其過程中涉及到信息安全的問題，必須根據相關的法律、法規來進行規范?，F今，事業單位檔案信息化建設最迫切的需要是制訂與其相適應的檔案信息法規與標準。檔案信息化建設的過程中對數字化管理的標準要求就相對的更高了，其要求檔案信息化建設中具備標準的電子文件存儲格式、檔案信息交換格式等，這樣才可以進行有效的管理，實現事業單位檔案信息化建設[5]。

二、結束語

本文主要研究的是影響事業單位檔案信息化建設的主要因素，具體可以分為兩個方面。一方面是技術因素，另一方面是非技術因素。其中，技術因素主要指的是信息技術，在檔案信息化建設中信息管理、資源建設和信息服務都需要依賴于信息技術；非技術因素主要指的是為檔案信息化建設提供適宜環境的因素。希望本文對以后的研究有所幫助。

參考文獻：

[1]項靜瑤.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2017，46（21）：214-214.

[2]姜華.事業單位檔案管理信息化建設的探討[J].科學技術創新，2016，9（17）：165-165.

[3]王海龍.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化2016，19（8）：191-191.

[4]塔娜.事業單位檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2016，49（16）：101-101.

[5]王曉紅.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].黑龍江科學，2016，7（15）：143-144.