簡論加強檔案信息化管理的作用及其策略

陳力

摘要：檔案信息化管理就是利用信息化技術以及網絡的管理模式和方法對檔案實體進行管理，并且提供相關服務。為了充分發揮其作用，本文簡述了檔案信息化管理的主要特征，對加強檔案信息化管理的主要作用及其策略進行了論述分析。

關鍵詞：檔案信息化管理；特征；作用；策略

隨著微機和網絡技術迅猛發展，檔案記錄方式出現了多樣化的趨勢，傳統的檔案管理手段已經不能適應新形勢，因此需要加強檔案管理的信息化管理。

一、檔案信息化管理的主要特征

檔案信息化管理的特征主要表現在：（1）網絡化特征。檔案信息化管理的一大特性就是網絡化。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業。基于網絡化基礎上進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大優勢。（2）便捷特征。檔案信息化管理具有便捷化特征。檔案信息化管理就是基于信息化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源形式，其有利于提高管理工作的效率和準確性，在查詢和整理環節也提供了巨大的便捷。

二、加強檔案信息化管理的主要作用

加強檔案信息化管理的作用主要表現為：（1）提高檔案利用效率。檔案信息化管理目的是借助信息技術，積極利用檔案，充分發揮檔案作用，將死板檔案變為靈活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現個人特性以及專業水平的內容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和員工的流動速率保持一致。檔案管理應該對檔案信息實行動態化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現代化手段建立人才業績跟蹤系統，不斷提升檔案的價值。（2）實現資源共享。實施檔案現代化管理，首先是在人事管理機構中設置信息中心，履行人事管理信息化的指導和技術支持職能。建立規章，規范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和發布者。人事管理工作的基礎是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大，動態變化頻繁、信息發布交流面廣，建立科學合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術工作者，而那些既了解人事資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現信息化管理，首先也是必須要做的就是合理的使用網絡技術，解決好信息共享問題。要想體現出網絡的優勢，就必須將信息中心當成樞紐，將權限授予信息使用人，確保信息服務能夠持續循環。

三、加強檔案信息化管理的策略

（一）提高檔案管理的信息化意識

要想提高檔案信息化管理水平，首先就要讓檔案工作人員接受檔案信息化管理的觀念，強化他們檔案信息化管理的意識，只有有了意識，才會付諸于行動，因此，可以對檔案管理人員進行信息化意識的培養，營造信息化管理的氛圍，工作人員對檔案管理的信息化有深入的理解和認識，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統的人工管理檔案更加順利的轉變為檔案的信息化管理，為檔案信息化管理打好思想基礎。

（二）建立健全檔案信息化管理制度

（1）檔案信息化管理有別于傳統的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案信息化管理的規章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案信息化管理有制度的保障，實現檔案信息化管理的規范化與標準化。（2）樹立安全保密意識。檔案信息化管理中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案信息化管理過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數據的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的策略防止黑客與病毒的入侵。

（三）加強檔案信息化管理設備基礎建設

先進的信息管理設備是檔案進行信息化管理的物質基礎，為了提高檔案信息化管理水平，企業或政府單位一定要加大對檔案管理的經費投入力度，為檔案管理部門購買先進的管理設備，改善、優化網絡環境，形成一個設備齊全，且能滿足檔案信息化管理要求的管理設備系統，有了優越的環境基礎和技術支持，檔案管理的工作效率將會大大提高，檔案信息化管理進程的步伐也會加快。

（四）規范檔案信息化的標準管理

檔案信息化管理并不是一項容易的工作，其涉及的環節較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化管理過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環節，盡量減少疏漏。信息管理系統建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的策略，按照行業化的標準對檔案信息化管理系統進行科學合理的構建。

（五）提升檔案信息化管理人才的綜合素質

主要表現為：（1）加強檔案管理人員的培訓。現有的檔案部門工作人員是檔案信息化管理的中堅力量。因此，在檔案信息化管理的過程中，要注重保障現有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發他們的積極性。加強對現有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。（2）引進檔案信息化管理的技術人才。檔案信息化管理過程中，系統的開發、軟件的維護等都需要高素質的信息專業人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發與管理方面的專業技術人才，以解決檔案信息化管理過程中的各種技術難題。

四、結束語

綜上所述，檔案管理的最終目的是對檔案信息進行使用。隨著互聯網的發展，信息技術已在檔案管理中的廣泛應用，不僅能提高檔案管理效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率，因此加強檔案信息化管理具有重要意義。

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