PDCA在提高醫(yī)院出院病案回收率中的應用

鐘玲

【摘要】目的提高出院病案回收率。 方法回顧性統(tǒng)計某院2016年出院病案回收情況，分析病案回收超期原因，采用PDCA循環(huán)法對201 7年病案回收進行管理，并與2016年進行對比，評價PDCA循環(huán)法應用于病案回收管理的效果。 結(jié)果運用PDCA循環(huán)法后，出院病案的七日回收率逐步提高，從最初的90%提高到100%；三日回收率從最初的66%提高到90%。結(jié)論運用PDCA循環(huán)法可以有效提高出院病案的及時回收率，提升病案管理的效率和質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】PDCA；病案管理；回收率

【中圖分類號】R1

【文獻標識碼】A

【文章編號】2096-5249（ 2018） 03-144-01

出院病案的回收管理是病案管理中的重要組成部分，是病案歸檔完整保存的基礎(chǔ)，也是將病案資料轉(zhuǎn)化為醫(yī)療信息的重要前提[1]。因此，提高病案回收率不但是等級醫(yī)院評審的需要，更是提高醫(yī)院科學管理水平的重要決策。

1 計劃階段（ Plan）

1.1現(xiàn)狀分析

醫(yī)院現(xiàn)有床位800張，2016年出院病歷數(shù)為28621份，實際7個工作日回收的病歷數(shù)為25760，病案七日回收率為90%，3個工作日回收的病歷數(shù)為19080份，病案三日回收率為66.66%。

1.2 原因分析

針對此問題，病案室聯(lián)同臨床科室召開了專題會議，通過頭腦風暴找出影響病案回收的主要原因為：（I）醫(yī)務人員對病案的主觀重視程度不夠：醫(yī)務人員常以門診、手術(shù)任務繁重為由延誤病歷書寫，隨著住院病人量不斷增加、平均住院日縮短，病人周轉(zhuǎn)加快，醫(yī)務人員對日益增長的工作量顯得力不從心，從而忽略了病歷書寫的時限性。（2）審核簽字環(huán)節(jié)多：住院醫(yī)師、主治醫(yī)師、正（副）主任醫(yī)師、科主任、質(zhì)控醫(yī)師、質(zhì)控護士等簽字環(huán)節(jié)多，若醫(yī)務人員溝通不及時，很容易延誤交接。（3）病案管理不到位：病案回收統(tǒng)計人員催繳力度不夠，定期反饋不夠及時。（4）獎懲制度未及時落實：病案回收小組未能對超期回收病歷責任人做出懲罰，也未作為病區(qū)績效考核；對長期回收病歷及時的病區(qū)和個人沒有任何獎勵措施。

1.3 制定管理目標

根據(jù)國家衛(wèi)計委以及浙江省《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則》的相關(guān)要求，聯(lián)合醫(yī)務科、病案室和臨床科室，通過限期整改，在保證病歷質(zhì)量的同時，逐步提高病案回收率，以達到三級綜合醫(yī)院評審B級標準[2]，即三日回收率達到90%及以上，并將執(zhí)行結(jié)果納入科室管理考核。

2 實施階段（ Do）

（1）完善制度：制定病案回收單頊規(guī)定，明確激勵和懲罰機制，將病案回收率與科室績效掛鉤，調(diào)動臨床醫(yī)護人員的工作積極性[3-4]。（2）加強宣傳與培訓：通過周會、QQ群、微信群以及內(nèi)網(wǎng)等方式進行宣傳，多方面、多渠道強調(diào)病案及時回收的重要性。（3）保持溝通順暢：與各病區(qū)保持良好有效的溝通，定期打印未回收病歷清單，督促科室及時送交，并告知科主任和護士長。（4）改善病案回收登記條件，由收工清點改為掃條碼登記，提高清點效率，確保回收的病歷能在當天及時清點完畢

3 檢查階段（ Check）

經(jīng)過持續(xù)的宣傳和催交，出院病歷七日回收率從最初的90%逐步提高，2017年2季度達到98.53%，通過全院努力，持續(xù)改進，七日回收率穩(wěn)定維持在95%以上，最高可達100%；三日回收率也由最初的66.66%提高到90.55%初步達到了三級綜合醫(yī)院評審B級標準（見表1）。

4 處理階段（ Action）

（1）總結(jié)經(jīng)驗：了解7日回收率>95的科室的經(jīng)驗，并進行全院推廣分享；分析回收率仍未達標的科室的問題所在，通過頭腦風暴探討具有針對性的解決方案。（2）努力方向：經(jīng)過一年的持續(xù)改進活動，醫(yī)院的病歷回收率得到了顯著提高，但也要認清現(xiàn)階段的病歷回收情況僅勉強滿足三級綜合醫(yī)院評審的B級標準，與A級要求相比，還存在一定距離，故下一輪PDCA目標設定為病案回收率達到A級標準（即2個工作日病案回收率≥95%，7個工作日病案回收率達到lOO%）。

參考文獻：

【1】李麗星，洪嘉銘，梁瑜，等.出院病案回收管理系統(tǒng)的應用[J]中國病案，2012，13（ 4）： 48-49.

【2】浙江省三級綜合醫(yī)院等級評審實施細則[S].

【3】陳細定，王霞云.運用PDCA對提高醫(yī)院病案歸檔率的作用[J]中國病案，2017，18 （3）： 4-6.

【4】李國芳，杜芃，張曉明PDCA循環(huán)閥在住院病案歸檔管理中的運用[J]醫(yī)學信息，2015，31（ 41）： 65-66.