淺議如何在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)項目管理

朱文娟

摘 要：本文結(jié)合ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)自身的特點，分析了ERP系統(tǒng)與項目管理之間的聯(lián)系，并對如何在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)項目管理進行了詳細地闡述，分別從項目管理與成本控制兩個方面提出看法并進行論證，最后進行總結(jié)。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 項目管理

中圖分類號：F272 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）01（c）-081-02

良好的項目管理幾乎包含了所有的管理學(xué)知識，不僅僅是表面上的財務(wù)工作或者人員安排，它涉及成本、人力資源、風(fēng)險管理、質(zhì)量控制、采購等各個方面。因此，僅僅通過人力來實施項目管理難免會在細節(jié)的地方有所差錯。為了將項目管理工作更加完善，引入企業(yè)管理中常用的ERP系統(tǒng)將會對項目管理的規(guī)范化有非常大的幫助。ERP（Enterprise Resources Planning）系統(tǒng)全稱為企業(yè)資源計劃，在誕生之初是為了滿足企業(yè)中物流、資金和信息三者之間的配合而開發(fā)的集成了不同功能軟件的一系列軟件集合，簡單來說就是軟件集合系統(tǒng)。它能夠?qū)⑵髽I(yè)日常經(jīng)營中各個部門的各項工作都進行及時的數(shù)據(jù)收集管理，讓各個部門都能夠及時通過這一系統(tǒng)了解所需的信息，也為管理階層更好地實施管理提供了強大的輔助能力。與企業(yè)管理有著異曲同工之妙的項目管理也具有企業(yè)管理中一些重要的要素，將ERP系統(tǒng)運用到項目管理中來無疑對項目管理的規(guī)范化有著莫大的幫助，也能夠在極大程度上減輕項目管理人員工作的強度。

1 項目管理與ERP之間的聯(lián)系

如果僅僅通過概念來看，項目管理過程應(yīng)該屬于ERP系統(tǒng)中的項目管理子模塊。但是實際工程中的項目管理過程不僅僅是財務(wù)問題，更涉及到人力資源、物資統(tǒng)籌安排等問題，并不能夠簡單的將實際工程中的項目管理與ERP系統(tǒng)中的項目管理子模塊（PS模塊）視為等同。實際工程的項目管理過程，可以看作ERP系統(tǒng)的縮減版，因為它所具備的特點完全包含在了ERP系統(tǒng)之中，但是又沒有完全等同。例如，項目管理中的財務(wù)問題可以類比ERP系統(tǒng)中的財務(wù)模塊進行解決，項目管理中的人力資源問題可以借助ERP系統(tǒng)中的人力資源管理模塊進行優(yōu)化，但是二者之間并不能等同，原因在于項目管理中人力資源通常會涉及到大量的勞務(wù)派遣情況，這在企業(yè)ERP管理系統(tǒng)中是并不存在的，但是項目管理中所使用的ERP系統(tǒng)可以借助自身特點進行二次開發(fā)，將原有的人力資源系統(tǒng)進行更換或者升級，以便ERP系統(tǒng)能夠更好地適應(yīng)實際工程需要。所以，在項目管理過程中結(jié)合自身特點開發(fā)ERP系統(tǒng)是非常重要的一點，它決定了ERP系統(tǒng)最終是否能夠真正地為項目管理提供幫助。

2 項目管理在ERP中實現(xiàn)的途徑

2.1 項目成本管理方面

2.1.1 材料成本管理

項目管理過程中會涉及許許多多的材料費用入賬問題，材料費用在入賬之后由于各種原因沒有及時上報，造成統(tǒng)計決策部門決策失誤的現(xiàn)象也是時有發(fā)生。通過ERP系統(tǒng)下的WBS結(jié)構(gòu)，能夠?qū)⒏黝愘M用自動進行收集上傳，大大提高了財務(wù)數(shù)據(jù)的時效性。數(shù)據(jù)通過WBS結(jié)構(gòu)上傳之后經(jīng)由系統(tǒng)自動與采購入庫等數(shù)據(jù)發(fā)生交互，實現(xiàn)了自動化原材料數(shù)據(jù)管理，對降低統(tǒng)計人員勞動強度具有重要推動作用。項目管理部門可以根據(jù)ERP系統(tǒng)所反饋的原材料數(shù)據(jù)及時進行正確的材料采購活動，對材料成本的掌控能力得到進一步地提升，也大大減少了由于數(shù)據(jù)反饋不及時所造成的采購失誤的問題。當(dāng)然，材料成本管理在ERP系統(tǒng)中最終能夠得到更好的效果與入賬人員的關(guān)系非常密切，畢竟系統(tǒng)不能識別錄入數(shù)據(jù)的真實有效性，入賬人員所錄入的數(shù)據(jù)是否真實會直接決定后續(xù)所有工作的成果，因此ERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用還需要加大數(shù)據(jù)錄入人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。

2.1.2 費用響應(yīng)控制

目前多數(shù)項目運行過程中，成本的管理幾乎完全依靠財務(wù)部門來進行，但是由于財務(wù)部門并沒有經(jīng)常到項目實際運營現(xiàn)場去，項目的實際運營情況也不甚了解，這就造成了許多時候財務(wù)人員進行成本劃分時與實際情況存在較大的偏差，這種偏差積累到一定量之后就會對企業(yè)造成巨大的損失。而當(dāng)在項目管理過程中采用ERP系統(tǒng)之后，項目的各個分項工程所占用的成本資源便能夠得到統(tǒng)一的收集處理，財務(wù)部門工作人員在進行成本劃分時所依據(jù)的數(shù)據(jù)也更具有真實性，更加能夠反映項目實際運營情況。同時，對于某些分項工程在實際進行過程中發(fā)生的費用使用速率突然變動等情況，財務(wù)管理部門能夠從ERP系統(tǒng)反饋回來的數(shù)據(jù)更加及時地分辨情況，對需要資金資助的分項工程進行及時的支持，極大減少了費用流程響應(yīng)所需時間。因此，ERP系統(tǒng)對項目管理中費用的相應(yīng)速率提高具有重要的促進作用，緊密結(jié)合系統(tǒng)與項目實際情況能夠更加讓項目進行更加順利。

2.1.3 設(shè)施成本管理

項目管理除了材料管理之外，機械設(shè)施的成本管理也相當(dāng)重要。在傳統(tǒng)設(shè)施成本管理過程中，設(shè)施的購買基本依靠采購部門單獨進行。由于采購部門對項目的整體情況難以有較為全面的把控，經(jīng)常會出現(xiàn)機械設(shè)施采購之后閑置的現(xiàn)象。在項目管理過程中引入ERP系統(tǒng)之后，機械設(shè)施采購所增加的成本能夠通過系統(tǒng)下的子模塊及時對上級領(lǐng)導(dǎo)決策人員進行反饋，而采購部門在進行后續(xù)采購時，也能夠通過ERP系統(tǒng)了解項目對機械設(shè)備的真實需求情況，這樣極大降低了由于個人主觀意見導(dǎo)致的機械設(shè)備采購失誤現(xiàn)象的發(fā)生。并且，由于內(nèi)部各個部門都能夠通過ERP系統(tǒng)查詢到自己所需的數(shù)據(jù)，對于機械設(shè)施的成本控制能夠形成多方監(jiān)督效應(yīng)，讓有監(jiān)督能力的部門能夠及時正確地發(fā)揮出自身的監(jiān)督效應(yīng)，輔助成本控制效果的提升。

2.2 項目管理方面

2.2.1 進度控制管理

項目從開始到最后完成包含了各式各樣的文件，在完成項目的每一個步驟之后就應(yīng)該有相應(yīng)的書面文件給予支持。傳統(tǒng)的項目管理過程中各種文件的歸檔基本靠人工完成，僅僅由相關(guān)工作人員將文件進行整理歸檔會使得項目在某個環(huán)節(jié)是否缺失某種文件只有歸檔人員自己清楚，如果歸檔人員在后續(xù)工作過程中發(fā)生遺忘，則文件的缺失可能需要到最后項目結(jié)束進行文件清理時才能發(fā)現(xiàn)。在ERP系統(tǒng)中能夠?qū)椖窟M行過程中的各種文件進行整理收集，所得數(shù)據(jù)能夠更為直觀的被領(lǐng)導(dǎo)決策人員查閱。并且，在對文件進行整理收集之后，還可以在后續(xù)工作過程中對文件整理的時間點進行研究，方便領(lǐng)導(dǎo)人員及時調(diào)整項目進度，對進展較慢的項目給予更多的支持，從而達到進度控制的目的。同時，運用ERP系統(tǒng)進行項目文件的整理能夠使得各種所需文件一目了然，降低了相關(guān)工作人員的專業(yè)要求，對企業(yè)未來發(fā)展過程中人力資源的調(diào)整有著長遠的意義。

2.2.2 人力資源管理

項目管理過程中人力資源的管理與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中人力資源的管理有相同的地方，但也有自己的特點。相同的地方在于，項目管理過程中工作人員的信息都能進入ERP系統(tǒng)，方便對項目參與人員的方向把控，也方便將每一項工程的責(zé)任對象進行劃定。不同的地方在于，項目管理過程中所涉及到的大量勞務(wù)派遣形式的工作人員使用ERP系統(tǒng)尚不能進行很好的信息把控，但是參照常務(wù)工作人員的管理辦法，可以將勞務(wù)派遣的工作人員負責(zé)人進行信息的把控，讓負責(zé)人再對下屬流動性較大的勞務(wù)人員進行管理，這樣也能通過系統(tǒng)對勞務(wù)派遣形式的工作人員進行信息把控。另外，采用ERP系統(tǒng)對人力資源進行控制，能夠極大方便領(lǐng)導(dǎo)人員在項目進行過程中對各個工作人員進行績效考核，對于工作完成度較好的工作人員給予及時的獎勵，以便下次分配更適應(yīng)其工作能力的工作。

3 結(jié)語

ERP系統(tǒng)自提出以來已經(jīng)經(jīng)過了幾十年的發(fā)展，結(jié)合到項目管理過程中出現(xiàn)的各種問題，將ERP系統(tǒng)引入項目管理過程中具有極大的研究意義。ERP系統(tǒng)能夠極大地簡化項目管理過程中繁雜的工作量，并讓領(lǐng)導(dǎo)人員對項目進行的實際情況有更加精準(zhǔn)的把握程度。但是，在將ERP系統(tǒng)引入到項目管理過程中來時，還應(yīng)該考慮到項目管理自身的特殊屬性，切忌完全照搬企業(yè)ERP系統(tǒng)，只有結(jié)合自身特點進行開發(fā)優(yōu)化的ERP系統(tǒng)才能夠真正適應(yīng)項目管理的過程，真正為項目管理提供源源不斷的支持。

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