如何開展分銷采購業務審計

劉小婧

[摘要]本文介紹了生產型企業分銷采購業務的流程和特點，并從制度建設、往來業務真實性、關聯關系、預付賬款合規性等方面提出防范風險的審計對策。

[關鍵詞]分銷采購 風險 措施 生產型企業

生產型企業除從事生產銷售業務外，還兼有以

買賣產品賺取中間差價的貿易性行為，而因貿易行為而發生的采購，則稱為分銷采購。此類采購業務與企業日常性的采購業務存在很大不同，其操作程序及管理機制都尚不完善，因而加強分銷采購業務的內部審計十分必要。

一、分銷采購業務的流程、特點及風險

（一）分銷采購業務流程

分銷采購業務流程如圖1所示。在采購實施階段由銷售部門發起請購，采用定向采購方式向采購部門推薦供應商和采購價格，采購部門據此履行合同會簽程序后與供應商簽訂采購合同。在采購物資出入庫管理階段由銷售部門發出收貨指令和出貨指令，倉庫根據銷售部門相關指令開具出入庫單據，實物一般不經公司倉庫，而是由供應商直接發往客戶單位。采購付款階段由銷售部門提出付款申請，采購部門辦理付款審批手續，財務部門審核后付款。

（二）分銷采購業務特點

一是采購標的不參與企業生產循環，請購通常由銷售部門發起，每筆采購合同對應一筆或多筆銷售合同；二是在采購合同簽訂前，一般已經有了潛在銷售方，通常由潛在銷售方指定采購對象，所以分銷采購的采購方式多為定向采購；三是單筆采購合同金額通常遠高于生產性采購金額；四是采購合同付款方式與銷售合同收款方式非背靠背，采購付款為款到發貨、100%預付款，而銷售回款為收到貨物的30至90日內付款，存在一定程度的墊資；五是采購標的通常直接從購貨方發往銷售方，不經企業倉庫中轉；六是采銷雙方多為貿易性民營企業。

（三）分銷采購業務風險

1.分銷采購業務權責界定不清晰，容易成為管理真空地帶。分銷采購在供應商選擇和定價方面，銷售部門通常有絕對的話語權，采購部門并無建議權，所以采購部門認為該類型業務實質是銷售業務，應由銷售部門負責，而銷售部門認為分銷采購也屬于采購業務，應由采購部門歸口管理。相關部門的職責和權限不明確，就很容易形成管理的真空地帶。

2.分銷采購業務缺乏對實物流的監督，容易滋生“空轉”“走單”的虛假貿易。由于貨物直接發給銷售方并不經過企業倉庫，但為了財務核算需要，倉庫會根據銷售部門的發貨指令，在物資系統中同時做該筆物資的入庫和出庫記錄，導致出入庫單據并不真實反映實物的流向，除銷售部門外的其他人員對貨物的實物流向缺乏了解，不符合內部控制的互相牽制原則，容易滋生虛假貿易，存在往來業務真實性風險。

3.供應商資質審查不嚴，預付款無法追回，容易形成壞賬風險。由于分銷采購金額較大，且均為100%預付款，款到發貨，如果供應商選擇不慎，很可能導致預付款無法追回，形成壞賬，因此在分銷采購中，對供應商資質的審查實質與銷售業務中對客戶信用的審查類似。在銷售業務中，信用管理崗位與銷售業務崗位為不相容崗位，應分開設立。但分銷采購通常采用定向采購方式，供應商由銷售部門指定給采購部門，即供應商資質的審查由銷售業務崗位負責，不相容崗位沒有分離，可能導致資質審查不嚴形成預付款的壞賬風險。

二、分銷采購業務的審計對策

（一）關注分銷采購相關制度的建設情況

關注是否有相關制度約束分銷采購行為，已有制度是否內容全面、重點突出。一方面分銷采購業務的制度要服從于公司整個采購制度體系框架，另一方面分銷采購制度要突出分銷采購業務的特點。分銷采購制度應至少明確以下內容：一是明確分銷采購業務的采購方式；二是明確分銷采購供應商的選擇和資質審查程序；三是明確分銷采購價格審批權限；四是明確分銷采購合同的審批權限；五是明確分銷采購物資驗收的責任部門和驗收方式；六是明確付款審核人的責任、權力和審批程序；七是明確分銷采購物資的入庫手續和登記制度；八是明確分銷采購物資發出的審批權限；九是明確內部審計部門在分銷采購業務中的審計權責。

（二）核實分銷采購業務的實物流向

為防范分銷采購業務“空轉”“走單”類虛假貿易風險，內部審計部門應關注分銷采購業務的實物流向。由于分銷采購物資一般是甲方指定地點交貨，即由供應商直接發給公司指定的客戶，倉儲部門僅根據銷售部門的通知做出入庫登記，出入庫單據并不能真實反映物資的實物流向。核實實物流向可從銷售出庫環節著手：一是檢查每筆出庫是否有銷售部門的發貨指令；二是檢查是否有供應商開具的送貨證明；三是檢查是否有銷售客戶的簽收證明；四是追蹤物流單位的運單，檢查是否有第三方證據證明確實有貨物流；五是必要時到供應商或銷售方現場檢查核實。

（三）對供應商資質進行再審查

除加強事后審計外，內部審計部門可結合事中控制，審計分銷采購業務的供應商資質審核流程。可以利用天眼查、企查查等網站對供應商資質進行再審查，重點關注如下方面：一是供應商是否具有采買物資的經營范圍；二是如果供應商是代理商，應檢查供應商是否有一級代理資質；三是比較供應商的成立時間與采買時間，如果兩者時間較為接近，應追查原因；四是結合對應的銷售合同，檢查供銷雙方是否為關聯方，如果上下游為關聯方，該貿易很可能為融資性貿易。

（四）檢查預付賬款支付的合規性

一是檢查是否建立預付款的授權批準制度；二是檢查預付款支付的審批手續是否完整；三是檢查預付款支付是否與采購合同約定的付款條件相符；四是加強對大額預付賬款的監控，定期對其進行追蹤核查。對金額較大、預付期限較長的款項，內部審計部門應督促相關業務部門采取風險應對措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。

（作者單位：烽火科技集團有限公司，郵政

編碼：430205，電子郵箱：liuxiaojing@wri.com.cn）

主要參考文獻

康寶寧，宮廣東.淺談國有企業應如何防范融資性貿易風險[J].北方經貿， 2014（12）：12-14