科研檔案先進收集方法及其應用研究

曹彥敏

[摘要]論文以科研檔案收集為研究對象，介紹了檔案管理的新要求、新趨勢，通過調(diào)研軍工科研單位科研檔案收集現(xiàn)狀，總結(jié)了國內(nèi)科研檔案收集工作的普遍做法，分析了現(xiàn)行的科研檔案收集方法中存在的一些影響科研檔案館藏價值提升或制約科研檔案利用服務效果等方面的不足之處。論文根據(jù)分級管理的原則，提出了采取分級收集方法的新觀點，分析了分級管理的優(yōu)勢，研究了分級收集的方法，論述了分級收集的實踐情況和應用效果，并提出分級收集的應用涉及檔案管理的制度性要求。研究與實踐證明，分級收集是先進、有效、科學的收集方法。

[關(guān)鍵詞]科研檔案檔案收集分級收集

[分類號]G272

Research on the Advanced Collection Method and Application of Research Archives

Cao Yanmin

（China Institute of Nuclear Information & Economics，Beijing，100048）

Abstract： In this paper， the collection of scientific research archives as the research object， introduces the new requirements and new trends of archives management. Through the investigation of the status quo of the collection of scientific research archives of military scientific research units， the common practice of the collection of scientific research archives in China is summarized. Some deficiencies in the current collection methods of scientific research archives， affecting the enhancement of the value of scientific research archives collection and restricting the effect of the utilization of scientific research archives， were pointed out.Based on the principle of grading management， this paper puts forward a new viewpoint of grading collection method， analyzes the advantages of grading management， studies the methods of grading collection， and discusses the practice and application effect of grading collection，the institutional requirements in archives work for the application of the grading collection were proposed. Through research and practice， it is proved that grading collection is an advanced and effective scientific collection method.

Keywords： ResearchArchives；ArchivesCollection； Grading Collection

1引言

科研檔案是科學技術(shù)研究的直接記錄，記載和反映了科技研究活動的全部過程和具體成果[1]，是反映科研特色、傳承科研文化的歷史記錄，收集工作是檔案業(yè)務基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)[2]，科研檔案收集做到位、歸檔材料質(zhì)量高，有利于總結(jié)科研工作先進經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)科研管理存在的疏漏、及時改進工作不足，能夠優(yōu)質(zhì)地為科研成果存憑立證，為科研工作保障助力，為文化傳承提供素材。因此，加強科研檔案收集工作、提高歸檔材料收集質(zhì)量，對發(fā)揮科研檔案作用、增強服務利用效果和推動科研工作、提升科研管理水平等，起到有力的引導作用和重要的支撐作用。

2我國檔案管理的新要求和發(fā)展新形勢

2.1我國對檔案工作的新要求

近年來，黨和國家對檔案工作不斷提出新要求，《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》是黨和國家對檔案工作的頂層設(shè)計規(guī)劃，對加強檔案管理、擴大收集范圍、強化服務功能等方面提出了新要求[3]。習近平總書記強調(diào)必須“加強史料收集和整理、加強輿論宣傳工作，讓歷史說話，用史實發(fā)言”，再次對加強檔案收集和利用服務提出了明確要求。國資委在《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》中要求各部門按照“誰形成，誰歸檔”的原則負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔，對歸檔文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性負責[4]，明確了各部門特別是科研部門在檔案收集環(huán)節(jié)中的首席地位和歸檔責任。由此可見，檔案收集范圍必須更全面，科技人員肩負收集歸檔的重要責任，科研檔案管理是科研管理的一項重要內(nèi)容，科研檔案必須與科研管理更緊密地結(jié)合。

2.2檔案管理發(fā)展新趨勢

檔案工作新要求促使當前檔案工作的管理理念向全程管理、知識管理、精細管理等轉(zhuǎn)變；管理方式從實體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，從顯性知識管理向顯性知識、隱性知識共同管理轉(zhuǎn)變，從信息積累向知識挖掘轉(zhuǎn)變，從檔案利用向知識服務轉(zhuǎn)變；管理手段越來越多地運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，采用數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)收集，數(shù)字化、云存儲保管與多媒體、個性化利用等先進技術(shù)開展工作。

3國內(nèi)軍工科研院所科研檔案收集現(xiàn)狀分析

筆者對國內(nèi)多家軍工科研院所的科研檔案收集工作進行了調(diào)研，目前較為成功的收集模式多為實行統(tǒng)一管理、集中保管，依靠兼職檔案員隊伍確保落實，借助信息化手段提升效率，在管理上采取制度控制、管理控制和經(jīng)費控制等手段，在技術(shù)上通過前端控制、同步管理、全程介入、信息管理等措施來保障和加強收集工作，基本解決了科研檔案分散、歸檔率低等問題，較好地完成科研檔案收集任務。但也存在一些不足，影響科研檔案的保存價值和利用效果。例如有文必歸的現(xiàn)象依然存在，一是有的單位不愿意花費時間和精力進行歸檔鑒定，二是有的單位擔心不歸檔的文件以后還會用到而一律歸檔，導致嚴重占用資源，增加管理成本，而且歸檔材料質(zhì)量不高；另一個常見問題就是歸檔材料形式單一、內(nèi)容不齊、利用率不高，由于科研檔案是針對某一特定情況進行研究分析所形成的軟科學研究成果，多為文字材料，具有較強的針對性、時效性和多樣性，存在收集標準不易統(tǒng)一、歸檔材料收集不齊、后期利用率不高等問題。此外，從筆者調(diào)研情況看，目前我國對科研檔案收集方法還沒有一個明確規(guī)定，一方面反映出收集工作靈活性強，各單位可根據(jù)自身特點開展收集，另一方面也表明收集工作復雜度高，暫時無法采用一個統(tǒng)一的方法，導致收集的第一責任人——科技人員對材料收集缺乏清晰的標準依據(jù)，在提高收集材料的有效性、增值性方面較為薄弱。

因此，必須探索一個先進科學的收集方法，不僅完成歸檔材料的實體收集，確保收集數(shù)量，還要做好歸檔材料的內(nèi)容收集，提升收集質(zhì)量。

4采用先進科學收集方法，適應科研檔案管理新要求

筆者認為，為更好地體現(xiàn)科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，可以基于檔案分級管理的原則，采用分級收集方法進行科研檔案收集。

4.1分級收集方法研究

由科研管理部門和檔案部門共同對當年開展的科研課題或項目重要程度進行分級，可參考科研檔案保管期限的劃分標準，根據(jù)科研項目任務來源、學術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎及效益情況等，分成一般、重要、重大三級科研項目。一般的科研項目按形成規(guī)律收集、重要的科研項目按利用需求收集、重大的科研項目按傳承責任收集的方法進行分級收集，不同級別的科研項目的收集范圍和收集重點不盡相同。需要注意的是，由于每個單位科研情況不相同，對一般的、重要的、重大的科研項目之間的劃分不應采用絕對標準，而應結(jié)合本單位科研工作實際，具體情況具體分析。以筆者所在的核信息院為例，原則上以投資金額大、社會效益高、獲得國家級以上獎勵、具有本單位特色的項目為重大的科研項目；投資金額較大、社會效益較高、獲得省部級以上獎勵、重點任務的項目為重要的科研項目；其他項目為一般的科研項目。重大的科研項目收集材料要求廣深，能擔負科研檔案文化宣傳和歷史傳承等責任；重要的科研項目收集材料要求齊全，能滿足驗收、審計等利用需求；一般的科研項目收集材料要求簡單，遵循自然形成規(guī)律。

4.2分級收集方法應用實踐

應用分級收集方法，可以較好地適應科研檔案管理和文化傳承新形勢，滿足科研檔案收集新要求。

（1）一般的科研項目按形成規(guī)律收集

核信息院對一般的科研項目并不硬性規(guī)定必須收集哪些材料，收集在科研活動過程中自然形成的、具有保存價值的材料即可。核信息院科研活動非常活躍，有的只有課題合同和研究報告，有的只是電話委托沒有任務書等材料，成果多為工作參考作用。科研管理部門將收集歸檔納入科研管理流程，檔案部門下達歸檔計劃，按計劃對科研項目歸檔情況進行監(jiān)督、指導。按形成規(guī)律收集，使科研檔案管理能夠前端介入科研管理，與科研管理活動緊密結(jié)合、同步開展，控制成本、滿足要求，收集的材料能夠忠實反映科研工作情況，滿足參考需求和歸檔備查目的，保證收集寬度，這也是檔案部門配合科研工作、主動開展收集的有效方法。

重點關(guān)注收集材料的真實性與有效性、格式規(guī)范性、內(nèi)容有效性、簽章齊全度、移交手續(xù)完備度等。例如科技人員收集了一組關(guān)于其研究報告成果應用的網(wǎng)頁報道截圖，其中外交部新聞發(fā)布會的截圖材料只保存了首頁，沒有注意到與研究報告有關(guān)的內(nèi)容在第二頁報道中，檔案部門發(fā)現(xiàn)遺漏了內(nèi)容，及時重新上網(wǎng)搜索、下載、整理后形成標題與內(nèi)容相符的歸檔材料。

（2）重要的科研項目按利用需求收集

核信息院在收集重要的科研項目歸檔材料時堅持問題導向。在確保歸檔材料真實性、規(guī)范性的基礎(chǔ)上，關(guān)注收集材料的系統(tǒng)性、完整性，考慮歸檔材料是否符合驗收標準、能否滿足利用需求、可以提供哪些拓展服務。按利用需求收集內(nèi)容更全面，針對性更強，更貼近利用需求，確保收集廣度，是科研檔案為科研工作服務的重要手段，也是檔案管理從重保管向重利用轉(zhuǎn)變的重要方式。

收集時，一要關(guān)注重點項目材料是否齊全，欠缺部分是科研管理未顧及還是檔案收集不及時，及時與科技人員溝通、追蹤、征集、補救，對需要審計驗收的項目，嚴格按照相關(guān)要求收集材料；二是檔案部門有針對性地開展一些預見性的收集指導，體現(xiàn)歸檔材料的個性特色，使收集的材料能更好地滿足多元化需求，在數(shù)字辦公模式下，注意加強電子歸檔材料的收集，同時不忽視紙質(zhì)材料收集，實行雙套制歸檔；三是鑒于新媒體的應用普及和多媒體的需求變化，注意收集多種載體形式的歸檔材料，為拓寬新媒體環(huán)境下的檔案服務打好基礎(chǔ)，例如過去核信息院照片檔案中行政工作照片占絕大部分，近年來加大科研照片檔案的收集力度，關(guān)注有特色的、科技骨干的照片收集，既為科研管理增加新的參考憑證，為科研檔案增色，又幫助科技人員整理工作素材，為其科研活動、成長記錄提供規(guī)范、有效的照片檔案服務。

（3）重大的科研項目按傳承責任收集

核信息院對重大的科研項目按傳承責任收集，不僅注意發(fā)揮其學術(shù)價值、經(jīng)濟價值，還注意展現(xiàn)其文化價值、歷史價值，確保重大的科研檔案價值的增值性和延續(xù)性。收集工作不滿足于簡單地就事論事、“收其然”，還注意挖掘歸檔材料背后的故事、深層次的內(nèi)涵，“收其所以然”，既收集各種載體形式的顯性歸檔材料，還主動挖掘反映科研活動內(nèi)涵的隱性歸檔材料。主要注意做好以下幾點：一是突出“以我為主”的特色，重視領(lǐng)導批劃。例如，中核集團年度工作報告多處提及核信息院科研工作，此報告作為歸檔材料，在收集時請主管領(lǐng)導加注批示，并從15000余字、近30頁的報告中逐一勾劃出來，這樣不僅可以減輕后期查找利用時的工作量和時間負擔，為利用者提供精準檢索，更是核信息院科研工作為中核集團支撐服務的權(quán)威憑證，顯示出核信息院特色，體現(xiàn)“以我為主”的保存價值。二是擁有“瞻前”的眼光，重視歸檔說明，注意收集歸檔材料的緣由成因，避免出現(xiàn)利用困惑與歷史謎題。例如，“每月一講”是核信息院科研活動的一項重要內(nèi)容，既有學術(shù)大咖的精彩講座，也是青年學者的交流平臺，是推動科研工作開展，指導青年工作者提升水平的一個重要通道，檔案部門在收集時要求活動組織者補充歸檔說明，簡要闡述活動初衷、策劃思路和預期目標，雖只寥寥數(shù)語，卻使得活動的緣由、目的、脈絡(luò)更加清晰，歸檔材料更加完整，為后續(xù)利用提供依據(jù)，為業(yè)務培訓教育開闊思路、提供素材。三是具備“顧后”的遠見，重視未來需求，科研項目結(jié)題并不意味利用價值的終結(jié)，有些項目的社會價值、歷史價值更大，有些項目的利用價值會隨時間推移而增大，應及時收集這些材料而不是輕易舍棄；另外，在電子文件數(shù)量呈幾何級增長的當下，更應注重收集有價值、有特色的紙質(zhì)材料，例如科研成果《日本核材料問題研究報告》在人民日報上發(fā)表署名文章，并被多家網(wǎng)站轉(zhuǎn)載，電子版的成果報告多年后仍可在互聯(lián)網(wǎng)上輕松搜索到，但要找一件當日發(fā)行的紙質(zhì)報刊卻不容易；照片、音像等材料為枯燥的數(shù)據(jù)、模式的文字增添生動的視點，既可以提供權(quán)威直觀的歷史憑證，突出科研檔案的品質(zhì)與特色，滿足各種利用需求，為學術(shù)研究提供翔實的原始記錄，也可以吸引更多的利用者去關(guān)注、了解、利用、研究檔案。

傳承責任是檔案工作者應遵循的重要原則，尤其在收集重大科研項目歸檔材料時，檔案工作者必須以強烈的責任意識與歷史擔當，按傳承責任收集，實現(xiàn)收集深度，這是科研檔案服務社會的價值體現(xiàn)，是更充分更長久地發(fā)揮檔案價值的基礎(chǔ)，也是檔案管理實現(xiàn)內(nèi)容管理、深度挖掘、知識服務的有效手段。

（4）分級收集方法應用效果

核信息院在科研檔案收集時應用分級收集方法進行的實踐取得了較好的效果。一是對科研部門、科技人員開展專業(yè)的檔案收集流程指導，科技人員明確歸檔責任，清晰每個科研項目的歸檔要求、范圍，隨時收集材料，減輕科技人員的收集壓力；二是對科研項目檔案采取動態(tài)管理方式，個性化管理每個科研項目，使科研檔案管理更貼近科研管理要求；三是檔案部門將歸檔項目科學分級，集中精力跟蹤重大的、重要的科研項目，有利于細化收集管理，注重內(nèi)容收集，提高收集質(zhì)量；四是實現(xiàn)科研檔案的合理配置，節(jié)約管理成本，節(jié)省保存空間，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，便于開發(fā)利用。

4.3分級收集的優(yōu)勢分析

檔案工作新形勢要求科研檔案收集要全、深、新，收集方法必須更加精、準、細。實踐證明，分級收集具有以下幾點優(yōu)勢：

第一，有利于加強對歸檔材料的全程管理，便于管理與監(jiān)督。在科研項目前期，檔案部門下達歸檔計劃，明確要求；科技人員在工作伊始即可明確其負責的科研項目屬于哪一層級，需要收集哪些材料，在項目實施過程中隨做隨收，分解收集壓力；檔案部門對應收檔案提前開展業(yè)務指導，定期監(jiān)督歸檔材料收集情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

第二，有利于實現(xiàn)科研檔案的精細管理，合理控制管理成本。分級收集可以滿足新形勢下的歸檔要求，既能確保館藏資源完整準確、系統(tǒng)有效，符合全面收集的要求，又能詳略得當、節(jié)約管理成本，根據(jù)科研檔案的重要程度劃分各自的歸檔范圍，幫助科技人員有效細化收集任務，理清收集范圍，避免出現(xiàn)“有文必歸”或“應歸未歸”等現(xiàn)象，檔案部門根據(jù)分級情況，突出重點，著重跟蹤重要的和重大的科研項目的關(guān)鍵節(jié)點，提醒科技人員收集易被忽略的歸檔材料。

第三，有利于推動科研檔案的知識管理，提升科研檔案價值。分級收集注重對重大科研項目的深層次收集，有針對性地挖掘其中的隱性知識，可以更好挖掘和提升科研檔案的歷史價值、文化價值等。科研檔案是科技人員的智慧成果，也許不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但社會效益更高，教育和傳承作用更大，及時補充、完善收集材料的思想內(nèi)涵、文化內(nèi)涵，讓科研檔案的作用不僅發(fā)揮在當下，發(fā)揮在科研工作中，還能發(fā)揮在未來，發(fā)揮在文化建設(shè)中。

4.4分級收集方法應用的初步設(shè)想

實踐證明，分級收集方法是先進科學的，但對其研究與應用才剛剛起步，還有很多內(nèi)容需要繼續(xù)研究、實踐和完善。為實現(xiàn)分級收集方法的實際應用，應先明確分級收集方法應用管理的制度性要求，明確制度規(guī)范，便于科技人員和檔案部門操作、應用。

一方面，要將先進科學的分級收集內(nèi)容、形式和要求等納入科研計劃和有關(guān)人員職責范圍中，加強對科研管理的前端控制，并與科研計劃管理、項目管理、成果管理等工作緊密結(jié)合，實行科研工作和檔案收集“四同步”管理：下達項目計劃任務與分級收集的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查歸檔材料形成情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定科研材料歸檔情況同步；上報登記、評審科研成果與檔案部門出具科研項目歸檔情況同步，做到全程介入。另一方面，要將先進科學的分級收集內(nèi)容、形式和要求等，融入科研檔案管理的現(xiàn)行相關(guān)制度規(guī)范和工作程序中，特別是要納入科研檔案歸檔、管理和驗收制度的制定和實施中，逐步實現(xiàn)科研檔案標準化及規(guī)范化管理，并在科研檔案工作崗位職責中分別明確分級收集職責。需要注意的是，分級收集方法應用管理的制度規(guī)范要求，應盡可能不對現(xiàn)行相關(guān)制度和工作程序產(chǎn)生較大的沖擊和影響，與原有的科研檔案相關(guān)制度目標要求保持協(xié)調(diào)一致，相互銜接。

通過研究與實踐證明，科研檔案分級收集方法是先進有效的科學方法，可以較好地為實現(xiàn)科研檔案收集科學化、管理知識化、利用多元化打牢基礎(chǔ)、創(chuàng)造條件。科學、規(guī)范、高質(zhì)量的科研檔案可以權(quán)威印證一個單位的學術(shù)水平、科研管理水平、檔案管理水平和科技創(chuàng)新能力。因此，檔案工作者要把科研檔案收集當作一項嚴謹?shù)目茖W事業(yè)而不是一項簡單的工作任務來完成，重視創(chuàng)新研究和持續(xù)改進分級收集方法，明確分級收集方法應用管理的制度性要求，穩(wěn)妥推進分級收集方法的實踐應用，確保科研檔案收有所值、藏有所值、用有所值，為服務科研管理提供更科學的館藏資源和更翔實的利用資源，與科研工作相互促進、協(xié)調(diào)發(fā)展。

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