科研院所辦公室管理能力提升策略研究

楊揚

【摘 要】通過對FT辦公室管理現狀分析，找到當前其在相關領域的管理上存在的主要問題，并分析了出現這些問題的根本原因，進而在定義辦公室未來職能定位的基礎上有針對性的提出相應管理能力提升策略，以進一步發揮好在院所改革發展中的作用，并為其他相關科研院所辦公室的總體管理能力提升建設提供建議。

【關鍵詞】辦公室；管理；提升

FT是國家一類軍工研究所，隨著科技進步和經濟規模日益提升，在面臨提質增效、高質量發展要求下，領導班子高度重視管理的重要性，切實扭轉長期以來“重技術、輕管理”問題，通過管理咨詢活動、主題年活動、校所共建管理研究中心等抓手，在管理提升上實現了長足的進展。在職能部門管理提升工作中，根據FT辦公室存在的管理問題，考慮到其會是目前部分科研院所辦公室存在的共性問題，為了解決現存缺陷、提升相關院所辦公室的管理能力，需要在著眼于未來發展的情況下依據實際，研究相應有效的策略方案。

一、現存主要問題

（一）綜合管理相關領域

（1）參謀職能的體現尚顯薄弱。在國有企業、軍工事業單位全面深化改革的形勢下，對研究所的總體改革發展沒能提出足夠且有效的意見建議，與所領導期望的參謀助手角色有一定的差距，還需要進一步增強其作為領導智囊的作用，能夠在研究所對內對外事務處理上適時適當的提出建設性決策意見。

（2）績效考核指揮棒作用待提升。辦公室需根據研究所績效考核辦法實施效果，適時修訂完善部門績效考核方案和全員業績考核辦法。每年底需同規劃發展部將研究所中長期發展規劃分解，確立每年度量化工作目標，并融入所年度工作報告，通過進一步分解形成各部門關鍵業績考核指標并形成年度業績責任書，在每年年初舉行的年度工作會議上與所長簽訂后生效，正式納入部門績效考核。且每月月底辦公室需組織相關職能部門對關鍵業績指標進行月度考核，考核結果報人力資源部予以兌現。但以上績效考核整體辦法的實際實施效果未達預期，特別是在增強職能部門對業務部門的支撐、促進業務部門新動能、新產品與新領域發展等方面的績效牽引作用還需增強。

（3）管理提升牽頭力未充分發揮。隨著科研院所軍民深度融合發展進程，院所二級利潤中心（事業部、控股公司等）日益發展壯大，相比較當前研究所的機關部門作為“司令部”的整體管理能力還顯得比較薄弱，管理理念和管理方法相對單一，整體站位、統籌策劃能力還與所內的發展要求有較大差距。辦公室作為整體管理能力提升的牽頭部門，需要帶頭提升管理水平，但其充分發揮管理職能、促進全所經營管理能力提升的要求目前尚未達到。

（4）部分工作流程存在冗余。現代院所辦公信息化、無紙化應用日益增多，日常通過辦公自動化（OA）系統，大大提高了行政辦公效率。但據所內員工反應OA審批環節存在冗余，比如：參觀展廳需要一個審批單，參觀生產線仍需要一個審批單等，此類相關流程比較繁瑣，亟待優化。

（二）行政管理相關領域

精細化管理水平有待提升。辦公室的很多工作仍然沿用傳統的工作方式方法，未能根據外部環境變化及研究所內部發展做出實時更新。事務性工作在流程化、模板化、表格化方面還有很大提升空間，需進行精細化改進。

二、根本原因

（一）綜合管理相關領域

（1）參謀職能未能被充分認識。參謀職能在決策的形成過程中，發揮幫助領導全面了解基礎情況、確定工作方向和重點、范圍及程度等作用；在決策的實施過程中，發揮幫助領導及時了解工作進展情況、審時度勢的作用；在決策的實施過程結束后，發揮幫助領導正確總結經驗、制定新決策的作用。辦公室忙于日常工作事務，注重辦文辦會，對電子信息技術和行業的發展，對國家全面深化改革的政策研究不夠，對參謀職能的認識不足，未能充分發揮參謀職能。

（2）績效考核缺乏有效方法支撐。目前辦公室承擔著機關部門以及全員業績考核的職責，在組織實施中未能依據業務發展重點對績效考核辦法進行及時優化與調整，并且未形成對重點工作績效引導的有效支撐，總體績效考核未達成良好的效果。

（3）優秀管理理念與方法學習不深。缺少對優秀管理理念和管理方法的深入學習，對現代企業管理和電子信息技術的學習研究不夠，未能準確了解現代企業管理理念以及電子信息技術發展趨向，且未適時作出適應我所管理方法的改進。

（4）制度建設缺乏實時優化完善。部分工作流程在制定之初沒有綜合考慮實際實施情況，相關流程接口不完善，且相關工作流程需要層級審批，致使運作過程較為繁瑣拖沓。

（二）行政管理相關領域

辦公室管理人員在管理上投入過少。目前辦公室承擔具體管理的干事負責工作報告起草、管理提升活動、管理型班組建設、業績考核、業務接待等多項工作，管理與行政工作并存，特別是事務性工作占據了大部分工作時間和精力，在管理上投入較少，與部門和研究所的發展不相適應。

三、關鍵管理能力提升策略

辦公室未來職能定位：對外，研究所的對外聯絡與協調；對內，研究所領導的參謀助手，重大決策的貫徹與落實的督辦、檢查。依據辦公室未來對內、對外職能定位，在本所辦公室存在的綜合管理及行政管理領相關問題的基礎上提出以下對本所及其他所有相關研究所辦公室的關鍵管理能力提升策略建議：

（一）綜合管理相關領域

（1）強化參謀職能。充分發揮參謀助手作用，輔助領導決策。決策建議要善于從領導的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問題，準確把握領導的工作意圖，增強建言獻策的主動性和預見性。多出創新思想、多謀創新方法、多提創新對策。

（2）優化績效考核。根據所內年度重點工作及重大業務發展決策，優化完善辦公室全員績效考核辦法，并將考核工作與崗位和薪酬管理有效結合，細化考核要求，提升考核的實效性和科學性，同時也為人才培養、創新激勵機制建設奠定基礎。

（3）深化理念方法學習。加強對現代企業管理和電子信息技術知識的學習研究，加強基層調研，在機關職能部門管理能力提升上要有思路、有想法、有措施，特別是在現代企業制度建設、流程優化過程中能夠起到表率作用。了解電子信息技術發展趨向，對行業發展情況有比較清醒的認識，在年度工作策劃、工作報告起草、年度部門關鍵績效指標制定中，能深入領會領導的工作思路，準確分解落實辦公室的規劃發展要求。準確定位辦公室的發展方向，不斷健全內部管理制度，優化部門工作流程，時刻順應行業和單位發展要求，不斷創新工作方式方法，不斷提升工作效率和質量。

（4）完善制度建設。以制度建設為抓手，組織各單位對研究所各項管理制度與工作流程進行重新梳理，集中組織開展工作流程優化并完善相關制度建設。積極利用OA系統合并或精簡相關工作所需審核的表單，提升信息化管理效率。

（二）行政管理相關領域

（1）推進管理與行政崗位分離。建議增加辦公室管理人員配置，對現有的崗位職責進行調整，細化分工，逐步將管理類崗位與行政類崗位分離，增加管理與研究型崗位，并減少管理崗位上的事務性工作，旨在管理方案策劃、報告起草上提升能力。行政類崗位實行模塊化和精細化管理，對現有的事務性工作流程進行固化和優化，明確每項工作的工作流程、關鍵控制點，并將工作模板化、表格化，以提高工作效率和質量。

（2）提升行政工作服務水平。在辦公室工作中，事務性工作是辦公室工作的重要組成部分，是辦公室日常運轉的重要基礎。特別是辦公室作為研究所的單位“窗口”與“紐帶橋梁”部門，既要負責對外接待、又要負責對內協調，需要兼顧方方面面的工作，且要求事無巨細，如重大活動的策劃組織、辦文辦會、印章使用、對外接待、內外協調等工作都要“細”字當頭。所以辦公室在做好管理工作的同時，也要不斷增強行政工作的服務水平，以保證各項工作的有效落實。

（三）機要檔案管理相關

紙質與電子檔案管理職能合并。檔案是一種信息資源，當前我所檔案管理工作不再僅是紙質歸檔、提供借調閱。隨著信息化的發展，電子檔案將逐步成為檔案管理的主體，檔案工作與信息化工作逐日密切，終將融為一體，將兩類檔案管理職能合并是大勢所趨。