檔案管理信息化建設現狀及對策研究

祁志萍

【摘 要】隨著經濟的快速發展，我國在網絡技術方面取得了長足進步。傳統的人工檔案管理已經不適用目前的發展需求，所以檔案信息化建設迫在眉睫。檔案信息化建設作為企業發展的主要途徑，在建設中發揮著巨大的作用。本文主要從我國當前檔案管理信息化建設為出發點，分析了當前信息化建設存在的一些問題，并對當前檔案管理信息化發展的不足做出應對措施，并提出可行性意見，推動信息化建設在發展進程，從而提高檔案管理信息化的發展。

【關鍵詞】檔案；管理；信息化建設

隨著互聯網+時代的到來，我國在數字化建設的方向逐步走向正軌，檔案作為信息化建設的重要組成部分，在我國各行各業發展中承擔著重要作用，所以推動檔案管理信息化建設是非常有必要的。

一、檔案管理信息化的內容與功能

檔案管理信息化顧名思義就是對檔案進行現代化信息技術管理。在檔案管理信息化中，在對檔案管理活動中，全方位采用現代化信息技術，對檔案進行信息化建設資源處理、管理及建設，并將檔案管理方式從實體重心朝著信息化重心轉變，實現檔案在日常管理中的現代化進程，體現檔案管理信息化的功能。

二、檔案管理信息化的現狀

（一）思想觀念落后，信息化管理意識淡薄

檔案管理信息化，作為信息化資源的建設重要組成部分，要求檔案管理人員在工作內容與形式上不斷進行創新，爭取與信息化建設發展步調一致。但是，在我國檔案管理中，管理人員由于思想古板，對檔案信息化建設持觀望態度，認為信息化建設繁瑣，和日常發展沒有關聯，沒有給予足夠的重視，完全忽略了檔案管理信息化的重要作用。

檔案管理人員年齡結構，學歷層次，都是思想觀念落后的主要源頭，沒有專職檔案管理人才，對檔案管理人員沒有經過系統的培訓，以至于缺乏基本的檔案管理知識，管理技能，影響著檔案管理信息化的發展。

（二）資金投入不足，基礎設施落后

在檔案管理信息化建設的過程中，對電子設施的裝備、硬件、專用軟件及專職技術人員資金投入不足，嚴重制約了檔案管理信息化發展建設。由于資金投入過大，電子產品更新換代較快，基礎設施逐漸落后。基礎設施日常的維護，也是資金投入消耗過大引起的原因，由于觀念落后，更愿意將錢投入科研經費，而不愿意進行信息技術維護，嚴重制約了檔案管理信息化建設的資金投入及時代發展。

（三）網絡安全問題，數據庫建設落后

在檔案管理的信息化發展的過程中，由于互聯網+的到來，信息技術得到了空前發展，各種各樣的網絡病毒充斥著互聯網，有些電腦黑客專門攻擊信息化建設相對落后的校園網，非法獲取個人信息，對檔案信息造成威脅，導致的信息維護面臨巨大的挑戰。檔案信息化的發展，各部門也建成了大小規模不一的數據庫，但是由于沒有專職技術人員的管理，導致數據庫沒有采用國家規定的標準及規范，導致使用者不愿意去使用，數據庫的利用率不足，制約了檔案信息化建設發展。

（四）檔案管理人員素質低

新時代的發展，對專業技術人員的要求更加嚴格。所以在信息化時代發展中，專業人員能力強，素質過硬，已經成為順應時代的趨勢。在我國檔案管理信息化過程中，大部分檔案管理人員。一方面，由于年齡問題，不能熟練使用計算機，對于檔案管理工作熱情度不高。另一方面，各部門對檔案管理人員沒有采取培訓措施，導致檔案管理人員素質較低，不能適應新時代信息建設化的發展，阻礙了檔案信息數字化發展。

三、檔案管理信息化的現狀應對措施

（一）加強管理人員信息化建設重要性，提高人才隊伍

互聯網時代，信息化建設已經成為目前大趨勢。有關部門應加強對檔案管理信息化的重視，聘請講師對檔案管理人員進行培訓，加強檔案管理人員對檔案管理信息的重視，撇棄傳統思想觀念，更新現代觀念，主動樹立正確的服務觀念，更好的投入到檔案管理人員建設中去。提高人才建設，建設合理的人才選撥標準，加強檔案人員的綜合管理素質，以繼續教育，講座，崗前培訓等形式對檔案管理人員進行培訓。提高在職人員信息軟件使用能力，信息處理能力，對檔案信息化發展做出貢獻，提高信息化發展。例如：某企業處于沿海地帶，信息技術發展較快。企業領導層在各部門中，選撥了一批高質量人才，聘請檔案管理信息化方面的教授，進行了為期三個月的培訓，使得該企業在檔案信息化管理方面走在了最前列，不僅服務了用戶，還對信息化數字發展做出了巨大貢獻。

（二）加大資金投入力度

檔案信息化建設在一定程度上，需要設備的武裝。這就要求信息化建設需要一定的物質保障，由于經費緊張的弊端，在一定程度上需要社會力量的幫助，可以進行自籌資金，緩解因資金造成的困難問題。國家財政和政府，也應做出相應措施，來保障用于檔案管理的經費能達到信息化建設的標準，發揮其在信息化應有的作用，從根本上解決資金不充足問題。

（三）保障網絡安全，完善數據庫建設

因檔案的特殊性，保密性，為避免用戶信息流失，必須加強檔案管理的安全措施。檔案管理人員應根據用戶信息的不同，進行等級劃分，并設置相應得權限管理。其次，在管理過程中，應根據檔案制定嚴格的管理方案，提高檔案信息化建設的標準性。

完善數據庫的建設，采購先進的數據庫系統軟件。一方面是保證用戶數據的安全性，另一方面是保證服務多元化，實現互聯網+互聯網的資源共享的可靠性。

四、結語

實現檔案管理信息化的發展，對我國實現數字化發展中具有重要的意義。加大檔案在社會與生活中的地位，逐漸建立更加先進，現代化的檔案管理系統，推進信息化建設力度，實現檔案管理的數字化，信息化，為用戶提供更加優質的服務，實現信息化資源共享的目標。

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