大數據背景下的信息化檔案建設

茍明源

摘 要：隨著大數據的不斷發展，傳統的檔案管理將逐步過渡到現代化的電子檔案管理，本文從當前互聯網的環境以及硬件基礎建設談一談信息化檔案建設。

關鍵詞：互聯網 電子檔案 大數據

檔案信息化是電子檔案管理的過程，是檔案工作人員將紙質檔案通過計算機相關管理檔案軟件轉化為電子檔案，進行收集、管理供人們利用的過程。較傳統檔案管理方式相比，利用計算機管理檔案更加具有規范化、效率化和系統化。隨著互聯網、大數據及多媒體技術的發展，檔案信息化作為一種新型檔案信息形態應運而生，它以數字化存貯形式把分布于各個地理位置、各種載體形式的信息資源，以數字化的方式相互銜接，達到及時利用、資源共享的目的。

對檔案部門來講，大數據背景下的檔案信息化網絡建設勢在必行，筆者就大數據背景下的檔案信息化網絡建設措施方面談幾點看法：

一、沒有規矩，不成方圓。大數據背景下的檔案信息化網絡建設是一個重要的系統工程。沒有一個正確的指導思想和科學的規劃，大數據背景下的檔案信息化網絡建設就如紙上談兵。因此，我們在規劃前，必須做好深入細致的調研工作，在充分了解現狀的同時，深入研究探討網絡建設的必備條件和實現目標，努力做到科學規劃、科學定位、科學實施。科學規劃的另一個重要內容就是檔案信息化標準的制定。具體地說，對檔案信息化標準規范的建設，就是對電子文件進行歸檔、生成及對電子檔案信息資源進行查找、描述、存儲、標識、傳輸、交換和網上管理等方面，制定規范、標準及指導實現的過程。檔案信息化標準的制定，是大數據背景下的檔案信息化網絡建設的可持續發展的重要保證，它對保證信息安全和網絡安全具有重要意義。

二、科學研發，有序前進。在大數據背景下的檔案信息化網絡建設過程中，我們應建立系統的科學開發機制，要注意做好規劃、基礎設施、流程、數據、應用軟件五個方面的統籌和銜接，它就像人體中的大腦、手腳、神經、血液，緊密相連、不可分割。建立良好的科學開發機制，是實現大數據背景下的檔案信息化網絡建設的重要保證。

三、創設環境，打好基礎。網絡建設作為社會轉型時期我國檔案工作上水平的一大重要舉措，必將對推動我國檔案事業現代化建設產生深遠影響，具有重要的現實意義和歷史意義。在基礎設施建設方面，正如全國檔案信息化建設實施綱要所述：“我國檔案信息化建設的奮斗目標如下：本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案數字化和數字檔案館建設，加快推進檔案信息化標準化體系、安全保障體系和人才隊伍建設。”

1. 信息采集，有效整合。作為檔案信息化建設核心和基礎的檔案信息資源建設，是一項長期和重要的工作。而作為我國現代化進程重要資源的檔案信息，它的利用與開發與否，直接關系著檔案信息化建設的成敗。檔案信息資源建設主要涵蓋檔案館已存檔案的數字化及已有電子文件的接收和采集，這一部分重要基礎工作量大種類多，在初建階段需要付出艱苦勞動，并做到有效整合、準確無誤。在其建設形式上主要涵蓋檔案目錄數據庫、電子檔案完整文稿和高性能的防火墻安全軟件建設等方面。這部分工作的有效完成，是大數據背景下的檔案信息化建設的重要基礎和前提。

2. 互聯互通，數據整合。網絡環境建設應包括檔案管理系統內網、服務于社會的公眾外網和與政府部門相連的政務辦公網。其中檔案管理系統內網主要對系統產生的數據進行采集、組織處理和存儲，為日常辦公服務，如發布信息、為工作人員提供文件演示及檢索，向政務網及為社會服務的外網提供所需的服務內容，并進行著整個系統的維護和管理；政務辦公網是服務于政府部門的辦公網，該網通過電子傳輸實現政務辦公；服務于社會的公眾外網，是社會用戶不受環境、地域限制，通過網絡實現需求，即簡潔又方便快捷，負責外網的管理部門，按著規范和標準對信息進行采集和處理，向網絡用戶提供服務，并對網絡進行維護和管理。

3. 硬件軟件，統籌兼備。需要我們在軟硬件上予以整體規劃、統籌安排，下大力氣投入、實施。在硬件設施上，包括房間、場所、設備、人員、資金等，軟件建設上包括軟件開發、維護、網絡設計、搭建及維護等。其中軟件建設內容涉獵面廣、研發任務工作量大，技術要求高，如在研發項目上涉獵的檔案信息數據庫管理、電子文件數據庫管理、財務及人事管理、安監管理系統、調試與語言翻譯、調試系統、操作系統等等。

四、優化隊伍，結構轉型。大數據背景下的檔案信息化建設，需要完整的專業隊伍。在建設初期，根據規劃需要，按著不同行政等級、不同需要，配齊配強各部門、各層次專業技術和管理人員，做到上下一盤棋，統籌考慮、統一實施，下決心下力氣徹底改變以往檔案管理部門思想陳舊、人員單一的計劃經濟時代模式，從人員結構上實現轉型。

截止2018年，中國網民已達8億，我國已有一多半的公民正在使用互聯網，互聯網已經影響到人們生活的方方面面，大數據背景下的電子檔案建設是全球信息化浪潮的必然選擇，就目前形勢而言，檔案信息化建設勢在必行，檔案管理系統亟待提高，檔案管理人才有待補充，相關法規體系亟待配套。因此，在現代化的信息檔案建設過程當中，我們將會面臨更多的問題，也將會面臨更多的機遇，我們只有跟上時代的步伐，踏上大數據時代的快車，才能更好地服務信息化檔案建設。