淺談國企辦公室的綜合管理工作

王紫諾

摘 要：本文概述了國企辦公室管理的目標和含義，分析了綜合管理工作職能的具體體現(xiàn)，論述了強化辦公室綜合管理的有效措施，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：辦公室管 綜合管理 國有企業(yè)

1 引言

近年來，國有企業(yè)紛紛實現(xiàn)市場化轉(zhuǎn)型，在自我轉(zhuǎn)型升級的過程中，企業(yè)的管理效能發(fā)揮是否充分到位是十分關(guān)鍵的。在企業(yè)的管理過程中，辦公室作為重要的樞紐起著不容忽視的作用。一方面，辦公室作為國有企業(yè)形象的一個重要體現(xiàn)窗口，對內(nèi)或向外展示著國有企業(yè)的精神面貌；另一方面，辦公室涉及到的環(huán)節(jié)和部門較多，因此牽扯的業(yè)務(wù)和事項也相應(yīng)眾多，準確高效地對這些業(yè)務(wù)和事項進行恰當?shù)奶幚韺τ趪衅髽I(yè)的日常生產(chǎn)運營來說十分重要。

2 國企辦公室管理的目標和含義

隨著市場競爭環(huán)境的日趨激烈，國有企業(yè)為提升競爭力對辦公室的管理工作也提出了更高的目標和要求。不僅要求辦公室管理對以往的各種行政性事項的管理工作內(nèi)容進一步優(yōu)化，同時還應(yīng)做好企業(yè)的人力資源配置、員工的培訓、企業(yè)成本的管控、企業(yè)的中短期目標規(guī)劃等工作，為國有企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的推進和實施提供更加高質(zhì)量高效率的服務(wù)。新形勢下的國有企業(yè)辦公室管理有著十分明顯的特點，即計劃性、組織性、全局性和約束性特點，一方面要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和各部門的生產(chǎn)經(jīng)營目標做好相關(guān)的管理工作計劃，另一方面要聽從管理層的指導(dǎo)意見，有效服從組織的安排，使各項管理活動能夠發(fā)揮出出色的服務(wù)性功能，實現(xiàn)預(yù)期的管理目標。

3 國企辦公室的綜合管理工作職能的具體體現(xiàn)

辦公室工作是一項綜合性、系統(tǒng)性、超常規(guī)性的具體工作，辦公室工作水平高低代表著一個單位的形象和聲譽，是保證單位工作正常運轉(zhuǎn)的日常辦事機構(gòu)。具體體現(xiàn)為兩大方面：一方面體現(xiàn)在對內(nèi)的協(xié)調(diào)性、組織性方面；另一方面體現(xiàn)在對外的溝通性、聯(lián)系性方面。

對企業(yè)內(nèi)部，辦公室綜合管理主要體現(xiàn)在承擔著承上啟下、聯(lián)系左右、服務(wù)全局的重任及起到協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)、管理事務(wù)、服務(wù)全局的綜合作用。對于企業(yè)各部門生產(chǎn)經(jīng)營中出現(xiàn)的問題，辦公室管理人員及時進行調(diào)研和分析，與企業(yè)相關(guān)部門積極溝通，進行協(xié)調(diào)，從而對企業(yè)中出現(xiàn)的問題制定出科學合理的決策方案，使企業(yè)的各部門之間環(huán)環(huán)相扣，向著共同的目標而努力奮進。在企業(yè)做出相應(yīng)的決策和方案之后，辦公室要及時進行有效傳達，使各部門做好準備工作，組織好下一步的方案實施。

對企業(yè)外部，辦公室綜合管理主要是發(fā)揮內(nèi)外通道的作用。在企業(yè)與外界開展各項交流合作過程中，通過辦公室綜合管理為企業(yè)與外部建立有效交流溝通收集最新信息，建立更加便捷的通道，使國有企業(yè)能夠更好地與外部的各種管理機構(gòu)部門以及相關(guān)協(xié)作單位進行良好的溝通，推動企業(yè)間良好合作關(guān)系的構(gòu)建。

4 強化國企辦公室的綜合管理作用的有效措施

第一，提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。對于新時期國企辦公室的綜合管理工作來說，需要的人員不僅應(yīng)具備基本的業(yè)務(wù)知識和技能，同時還應(yīng)該具備較強的綜合素質(zhì)。一是應(yīng)具備良好的職業(yè)道德。對待工作崗位有較強的責任心，擁有較強的計劃和執(zhí)行能力，對待繁瑣的工作能夠井然有序地完成，并及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作等等。二是應(yīng)具有較強的綜合素質(zhì)。工作要積極主動；作風要求真務(wù)實；辦事要嚴謹細致；處事要靈活創(chuàng)新；寫作要勤學苦練；態(tài)度是樂于奉獻。三是應(yīng)具備較好的自我學習能力。能夠不斷與時俱進，跟隨企業(yè)的發(fā)展和時代的步伐及時進行自我學習，不斷強化和提升自身的各項業(yè)務(wù)技能；不斷延伸和擴展自身的知識面。如在擁有基本專業(yè)理論和技能的基礎(chǔ)上涉獵相關(guān)的知識，將行政管理、公共關(guān)系、心理學、社會學、現(xiàn)代企業(yè)管理學、信息學、邏輯學等知識有效融入到日常的辦公室管理工作當中，從更多的維度來提高自身的綜合素養(yǎng)。第二，嚴格落實好崗位責任制度。企業(yè)的崗位責任制度是是企業(yè)管理歷程經(jīng)驗的精華，因此是工作人員日常工作行為的重要參考和有效指導(dǎo)，辦公室管理人員應(yīng)該嚴格遵守，將制度的內(nèi)涵切實落實到具體的工作當中。在崗位責任制度的落實過程中，不僅應(yīng)該注重前期的工作分配，同時還應(yīng)該注重工作內(nèi)容實施過程和最終的考核，更好地發(fā)揮崗位責任制度的效能最大化。在工作分配環(huán)節(jié)，要職責明確，設(shè)定具體的責任追究人并予以公開化，使辦公室綜合管理工作更加透明化，規(guī)范化。針對現(xiàn)代國有企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)越來越多的現(xiàn)狀，在崗位責任制度建立過程中應(yīng)對工作的具體流程進行規(guī)范和統(tǒng)一，避免出現(xiàn)重復(fù)性工作或遺漏的工作現(xiàn)象，在降低管理運營成本的同時，提升辦公室管理效率。第三，利用各種現(xiàn)代化技術(shù)及設(shè)施提升辦公室管理效率。隨著科技發(fā)展速度的加快，各種信息化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)及設(shè)施也不斷涌現(xiàn)，為辦公室管理提供了更多管理模式和管理技術(shù)上的可能性。作為國有企業(yè)的重要管理樞紐，辦公室管理部門應(yīng)該積極采用這些新技術(shù)新設(shè)備來武裝和強化辦公室管理的硬件和軟件，更快速地提升管理工作的質(zhì)量和效率。比如借助信息網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)來解決管理溝通渠道不暢、信息傳遞速度慢等問題，不僅可以有效降低信息傳輸過程中人為導(dǎo)致的失誤率，同時大大提高信息傳輸效率，實現(xiàn)企業(yè)管理成本的降低和管理效率的提高。第四，進一步優(yōu)化辦公室管理組織結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)的辦公室管理組織十分冗雜，層級相對較多導(dǎo)致管理流程復(fù)雜，在一定程度上影響了辦公室管理效率的提升。隨著社會全面進入互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡(luò)化、信息化、平面化、彈性化的管理組織結(jié)構(gòu)理念越來越得到眾多大型企業(yè)的推崇，值得國有企業(yè)借鑒。新型的辦公室管理組織結(jié)構(gòu)在統(tǒng)一管理目標的基礎(chǔ)上，配合公平的業(yè)績考評機制，使各個業(yè)務(wù)流程進一步精簡，大大提升各項工作效率，同時激發(fā)出更多的創(chuàng)造因子，在管理組織中釋放出更多的生機和活力，推動國有企業(yè)加快走上現(xiàn)代化的管理道路。

5 結(jié)語

綜上所述，在新時代環(huán)境下，國有企業(yè)的辦公室管理也應(yīng)有新的面貌和變化。國有企業(yè)應(yīng)該抓住時代的機遇，加快轉(zhuǎn)變辦公室管理觀念，創(chuàng)新辦公室管理策略，提升辦公室管理水平，發(fā)揮出辦公室更多的協(xié)同、組織和服務(wù)效能，幫助國有企業(yè)更加順利地完成升級轉(zhuǎn)型。

參考文獻：

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