精細化管理在煤礦企業辦公室工作中的應用對策

李康

【摘要】精細化管理是新時期辦公室工作的重要特征。本文論述了煤礦企業辦公室工作管理現狀及精細化管理的必要性，精細化管理在煤礦企業辦公室工作中的運用策略，從而促進辦公室工作水平的提升。

【關鍵詞】精細化管理；煤礦企業辦公室；應用對策

辦公室既是煤礦企業經營過程中的運轉軸心，也是煤礦企業的形象窗口，更是上級與下級之間的溝通與協調紐帶。如今煤礦企業的辦公室工作必須進一步優化才可以應對不斷出現的新挑戰，而精細化管理模式的應用促使煤礦企業辦公室人員管理觀念發生了創新轉變，以精益求精的管理態度、全面細致的服務質量以及最小化的投入，獲取最大的效果，使煤礦企業辦公室突破了傳統粗放型的管理模式，開展了新嘗試，為全面提高辦公室工作質量而不懈努力。

一、精細化管理的基本概述

所謂精細化管理，實際上是常規管理向更深層進行發展的管理思想，旨在最大化地減少企業的管理成本，同時盡可能充分地利用管理工作占用的資源。精細化管理是從發達國家引入我國的先進管理理念，在企業各行各業中都有著廣泛的運用，既在社會分工上體現了精細化，也在服務質量方面體現出精細化的特點。可以說，精細化管理的出現是現代管理不斷發展與進步的必然趨勢，其在實際運用中，能夠通過管理規則的系統化及全面細化，采用各種先進手段，包括標準化、信息化、數據化以及程序化等手段，讓企業管理工作為各組織單元的精確性、高效性、協同性以及持續性的良好運行而提供保障。

二、辦公室工作管理現狀及精細化管理的必要性

（一）煤礦企業辦公室工作管理現狀。煤礦企業辦公室是企業對外提供服務和對內部進行管理的重要機構，能夠代表煤礦企業在生產運營過程中的整體形象，其職能主要體現在辦文、辦會、會議接待、內部上下級協調、對外服務等等。如今煤礦企業辦公室的工作質量及服務水平都得到了良好的改善，只是依舊缺乏科學化管理的支撐，導致其在實際的辦公室管理過程中存在著許多問題，比如煤礦企業辦公室的參謀作用無法得到良好發揮，其制度建設力度不足，沒法為辦公室管理工作提供制度性支撐，而且事務性工作缺乏嚴格的標準化流程，導致煤礦企業辦公室管理成為企業在經營生產與管理中的薄弱環節。

（二）精細化管理用于煤礦企業辦公室工作中的必要性。雖然煤礦是國內的重要能源，且經濟效益可觀，但是當前煤礦市場卻陷入了低迷期，而如何應對這一時期的發展問題，是煤礦企業辦公室工作當前的重要課題。而要解決這一發展問題的關鍵點就是要創新管理理念，轉變管理模式。結合煤礦企業辦公室的瑣碎性、突發性、服務性以及參謀性等特點，精細化管理在其管理工作中進行推廣應用具有重要的價值。具體體現在以下幾點：第一，可細致處理繁瑣的辦公室管理工作的各個細節，改變辦公室工作被動性強的特點，遵循一定的規律精確解決突發性或者臨時性的事務。第二，可提供高質量的服務，比如可通過全面細致的調查研究，為領導者提供準確有效的決策依據，充分發揮其參謀助手的作用。第三，為部門間的溝通和協調搭建了快捷便利的橋梁，充分發揮了優秀聯絡員的作用，還可以將與職工利益息息相關的服務性工作貫徹到底，提高職工的工作積極性和滿意度。因此，煤礦企業應該采取科學管理方式為其經營運行提供保障。精細化管理屬于整體性提高管理效益的管理模式，可突破傳統管理模式，向精細化的統一管理模式進行轉型，利于提高煤礦企業辦公室的工作效率與質量。

三、精細化管理在辦公室工作中的運用策略

（一）構建精細化的目標管理系統。煤礦企業要獲得成功性的發展，就需要針對自身的未來發展方向進行清晰的規劃，并明確與細化其管理目標。在此之后，將管理目標細化落實至各部門或員工身上，讓各個員工都可以明確自身的責任與義務。精細化的目標管理系統應具有優良的監控與管理功能，督促員工遵循規范化的流程去完成自己的工作義務。同時，精細化的目標管理系統可針對企業季度、年度的監察與管理工作進行詳細的記錄、反饋及總結，便于企業內部各員工都可以清晰了解與掌握自身的工作情況，從而明辨工作思路，精準地往下一個目標進發。在這樣的環境下，煤礦企業內部員工的執行能力得以提高，且辦公室工作的運作水平顯著提升，證明該系統具有極大的應用價值。

（二）制定專業化的崗位職責機制。企業缺乏組織與規律，就會直接影響工作效率。而煤礦企業要在市場低迷期提高自身的競爭力，就需要注重這一問題。對于煤礦企業辦公室的工作而言，同樣需要注重組織與規律的作用。因此，煤礦企業應該結合辦公室的實際業務流程來制定專業的職責機制，對各項職責進行明確，制定精細化的權責內容，并制定相應科學合理的考核標準，對員工進行定期的考核。員工既要明確自身的職責，還需要明白職責考核的量化指標，這是精細化管理模式下的職責機制對辦公室員工提出的要求，可增強員工的工作自覺性和積極性，并且可以正確指導員工履行自身的職責，以真正貫徹執行崗位職責機制，提高辦公室工作的效率。另外，要全面踐行精細化管理，則需健全辦公室相關的制度，不僅包括崗位職責制，還需要針對公文處理、印章管理、會議管理、信訪處理等相關制度進行完善。而且各項制度需要在實際的工作過程中不斷予以改進與完善，才可以與時俱進地適應新的工作變化。

（三）辦公室業務流程化和考核常態化。辦公室的業務活動需要遵循一個規范化的流程，從而實現各環節業務的合理控制。而煤礦企業辦公室業務的流程化，是實現其精細化管理的重要途徑，需結合實際的業務特點，對各項工作予以科學合理的分解與歸類，比如可以劃分為發文辦理流程、收文辦理流程、會議管理流程、接待安排流程等等。而制定了規范化且精細化的流程之后，還需要讓各員工都明確完成辦公室各項工作的具體標準及有效方法。辦公室各項工作的精細化，利于優化辦公室的工作模式，逐漸在辦公環境中形成和諧且有序的工作氛圍，提高工作效率，提高服務質量。而要進一步激發員工的工作積極性，還需要實現辦公室考核的常態化。在精細化管理模式下，辦公室應該踐行獎優、治庸以及罰劣的獎懲原則，落實常態化的績效考核，在合理科學的考核標準下，改進考核方法，比如可以采用定性考核+定量考核的方式，也可以采用綜合考核+分類考核的方式。對于考核結果方面，應該使其與獎優評先和效益工資等掛鉤，構建有效的約束與激勵機制。

（四）實現辦公室文化的精細化。員工的具體行為模式會在很大程度上由其思維意識來決定，因此需要把精細化管理意識上升為辦公室的一種文化，從而提高辦公室各項工作細節的執行力。細節往往決定一切，尤其是辦公室工作存在瑣碎性的特點，很容易出現細節的問題而為辦公室工作帶來不良影響。例如辦公室文件存在錯字或有誤標點，裝訂方面存在措頁，或者在會議管理方面出現了排座位的差錯，遺漏了某參會人員沒有給予通知等等。辦公室應該制定科學可行的計劃，為各項工作提供支持，同時也要求員工具有應變的機智和總結工作經驗的意識和習慣，逐漸形成精細化的辦公室文化，推動辦公室各項工作的良好開展。

四、結束語

總而言之，煤礦企業要應對市場低迷期的現況，提高自身競爭力，就需要加強企業辦公室工作，踐行精細化管理，從構建精細化的目標管理系統、制定專業化的崗位職責機制、實現辦公室業務流程化和考核常態化、辦公室文化的精細化等方面入手，全面推廣精細化管理的應用。

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