辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高

王麗

摘 要：在社會改革發展的推動下，我國的經濟飛速發展。大多數企業和一些事業單位的規模在不斷擴大，辦公室的行政管理工作對于各企事業單位的發展具有重要作用，目前很多行政管理工作中還有許多問題尚待解決，本文將從當前行政管理工作現狀進行分析，研究行政管理工作角色、內容，探索進一步提高辦公室工作效率的有效措施。

關鍵詞：辦公室 行政管理 角色 效率

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）07-00-01

在改革開放的深入發展下，企業迎來了發展的機遇，并取得了良好的成績，與此同時，對于辦公室的行政管理工作也提出了相關要求。行政管理即用行政學的管理原則和系統知識去處理國家行政機關的政務及公務內容。辦公室的行政管理工作是企事業單位發展的重要支柱，不僅要對企業的文書檔案進行管理，還要培育傳播企業文化，組織會議的開展，完成領導交辦的各項任務。辦公室工作對于企業高質量工作的完成，部門之間的協調起到鏈接作用，促進了企業的發展，提高了企業內部的工作效率[1]。所以在辦公系統中，準確把握好行政管理工作的角色、提高工作效率對企業的發展具有重要影響。

一、辦公室行政管理工作現行狀況

1.行政管理制度的不完善

辦公室行政管理工作內容較為復雜。在經濟發展的趨勢下，行政管理工作的內容也在不斷增加，進而衍生出諸多問題。由于行政管理工作進行時，規章制度沒有進行明確的安排，導致分工不明確，逐級授權的工作程序不能得到良好的執行。辦公人員面對復雜的工作壓力較大，而且工作中還沒有具體的職責劃分，在實際工作時就會出現散漫的情況，只知道制度，卻無法有效的執行，使行政管理工作毫無頭緒，目前行政管理工作中，僅憑領導的個人意愿，沒有科學規范的決策，使得管理人員的表現有所疏漏，工作效率難以提升，這就進而影響了企業的工作效率[2]。

2.行政管理工作搞形式主義，脫離實際

在企業實際行政管理工作中，管理人員有時很難根據實際情況做出相應的調整思路，往往容易對其他部門所布置的內容搞形式主義，為了完成工作而工作。在進行管理過程中，對企業的實際業務不了解、對其他部門也不熟悉，所以所制定的規章辦法只是按照形式進行推行，完全脫離實際，致使部門之間很難配合，耽誤了其他部門的工作進程，其他部門人員也沒有給予反饋，致使行政管理人員不知問題的根源，從而導致惡性循環，影響企業的正常運作，工作效率下降[3]。

3.行政管理人員自身水平有限，辦公氛圍壓抑

當代社會發展日新月異，需要各崗位人員不斷學習提高自身水平，行政管理人員的自身水平直接影響著辦公系統的效率。以目前各單位行政管理人員的總體水平來看，大部分企事業單位的行政管理人員自身的素質能力與水平都有待提高，比如對最新黨風政策、最新時代動態、最新的知識理論都一知半解，亟須進一步提高。另外，當前辦公室行政管理人員在工作上，不積極進取，沒有正確的工作的態度，自律意識缺乏，給身邊工作同事帶來消極情緒，造成辦公氛圍消極壓抑，影響每個人的心情也給管理工作帶來負面影響[4]。

二、辦公室行政管理工作的內容和“角色”

1.行政管理工作的內容

企業行政管理廣義上包括企業行政事務管理和辦公事務管理兩個方面。在實際工作中，行政管理的工作內容可以分為以下幾個方面，第一方面就是公文、文件的管理，包括收文、歸集整理和最后的發放等階段。由于文件的多樣性，要根據類別進行存放，集中管理，便于查找，為領導查找相關數據帶來方便，對所保存的文件也要進行保密；第二方面就是對各項會議進行提前準備、做好會議記錄并依據會議規章制度進行管理，包括明確職責，參會人員的管理、進行會議報批管理、會議開銷的管理等；第三方面就是對企業各項事務的管理，包括對一些日常事務和特殊事務的管理，如辦公管理、后勤管理、財務管理等，還有一些特殊的接待工作和督查工作[5]。

2.行政管理工作擔任的角色

辦公室作為企事業單位領導的左膀右臂，在日常工作中扮演著很多角色。首先，行政管理人員在工作中扮演輔助的角色，辦公室在工作中為領導提供、收集各類數據，保存各類文案，還要有效進行資源整合，對信息進行分門別類整理，是領導的好助手，對領導的工作有輔助意義；其次，行政管理人員在工作中扮演執行的角色，辦公室行政人員要分擔領導的壓力，積極執行領導所布置的任務，并及時傳達給有關部門，確保各項工作的正常有序開展、方案政策的有效落實；最后，行政管理人員在工作中扮演后勤保障員的角色，辦公室在企業中為各部門員工和領導提供最基本的后勤服務，在工作中如基本的辦公用品的采購、企業機器設備的管理[6]。同時，在工作環境中，對于企業人員的安全也起到保障作用，提供安全的辦公環境，同時還要對日常企業的防火、防盜進行監督，在保障員角色中時刻準備著，為企業的發展奉獻著力量。

三、提高辦公室行政管理工作效率的有效舉措

1.加強行政管理制度的改進，完善辦公管理系統

在現行企業發展大環境下，行政管理工作中出現的紕漏是由于管理制度的不完善造成的。對辦公室行政管理制度進行完善、改善僅憑領導意愿的情況。其一，要構建辦公室內部權利管理體系，具體包括管理概念、內容、責任分布、管理流程等，明確每個人的工作內容，有效分工，建立科學規范的決策部署，使辦公室行政管理人員內部形成明確的職位權利劃分；其二，明確劃分物資管理體系，具體包括對辦公用品的采購、整理、發放等。在采購中嚴格把關，控制成本，按部門需要購買，整理過程中要有具體存放位置，避免丟失，發放時，要按照實際部門需要標準進行發放，同時依照誰損壞誰賠償的制度進行約束。以此完善辦公管理系統。

2.創新管理方法，科學分配人員工作

基于目前辦公室行政管理人員的現狀，要想從根本上解決問題，就要創新管理方法，跟隨時代發展，以往的管理方法已經跟不上社會發展的腳步，不僅要對管理方法進行創新，更重要的是改變傳統的管理理念，在社會發展的進程中，辦公系統也在不斷發展，辦公室人員要緊跟時代發展，在信息化、科技化發展的今天，要依據電子科技的力量，實現部門內部人員工作的合理分配，可以借助網絡信息的力量，借鑒好的工作分配方法，根據每個人的特點合理分工，細化責任，在管理上也要大家群策群力，共同討論，探討出最適合本部門人員管理的方法，從而提高企業工作效率，為企業發展提供幫助。

3.提高行政管理人員水平，創建良好辦公氛圍

由于辦公內容的復雜化，對行政管理人員帶來挑戰，那么，加強自身的職業水平在工作中就尤為重要。具體來說，行政管理人員可以從以下內容進行參考，首先要有學習精神，在時代發展的浪潮中，只有不斷學習，樹立活到老，學到老的意識，才不會被社會淘汰，改革發展為我們的生活帶來便利，互聯網的應用更加促進了人類生活科技化發展，所以行政管理人員要緊跟時代發展，平時可以多上網學習，學習最新的知識，如看新聞、練習打字速度、學習最先進的管理知識、學會基礎辦公軟件等來提高自身水平。其次，行政管理人員要具有為企業奉獻的精神，在實際工作過程中，要從實際出發，工作上秉承嚴謹的態度，不能馬馬虎虎，要有犧牲小我成全大我的意識，為企業奉獻自己的一份力量[7]。

4.加強團隊合作，注重團隊意識

企業是一個整體，辦公室就是個小集體，在企業建設中離不開每個人的力量，眾人拾柴火焰高，加強團隊之間的合作具有重要意義。在當前時代發展下，只有提高團隊合作力、團隊凝聚力、團隊向心力才能更好的為企業服務，提高工作效率。如在實際工作中，可以讓成員分組協作，并定期更換合作對象，以此加強辦公室人員之間的溝通、合作、交流，使大家真正意識到團體合作的重要性，樹立團隊意識，提升自身水平，促進企業的發展。

結束語

考慮以上因素，現代辦公室行政管理工作在具體實施上還有很多問題，本文簡述了行政管理工作的現狀，以及出現的問題，分析了行政管理工作的角色扮演，在現有問題上，提出了為提高工作效率進行的解決措施，即改進管理制度、合理分配工作、提高管理人員水平，加強團隊合作。在實際工作環節中，辦公室管理的角色必不可少，是保障企業正常運作的基礎，有必要完善辦公系統，加強行政管理人員的管理理念，切實提高行政管理工作的效率，這樣才能對企事業單位工作效率的提高有積極作用。

參考文獻

[1]張琳琳.試析辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高[J].中小企業管理與科技，2017（27）：19-20.

[2]蔣娜芬.辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高[J].中小企業管理與科技，2017（29）：15-16.

[3]楊寶明.辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高[J].企業文化（中旬刊），2017（12）：150.

[4]張晨曦.辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高[J].赤子，2018（8）：173.

[5]孫琪雯.探究辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高[J].青春歲月，2018（8）：447.

[6]譚剛.辦公室行政管理工作的“角色”與效率分析[J].辦公室業務，2016（18）：12.

[7]高華.辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高[J].大科技，2015（34）：15-16.