檔案資料信息管理研究與實踐

趙志紅

【摘 要】 信息技術的普及，讓檔案管理運用到每個領域，檔案管理中信息資源作為檔案管理的載體，開發新系統促進系統檔案管理的有效合理性，促進檔案信息化發展，透明化以及資源共享化，對于整個管理流程進行整理、分析、運用、挖掘與增長，檔案管理系統的各環節之間相互協作，提高系統運行的效率與質量。檔案管理作為現代管理中的重要部分，影響到一個工程，一個企業甚至一個國家的運行，無規矩不成方圓，因此，它的規范化管理顯得至關重要。在此就是從檔案信息資源的規范化管理的角度引發思考，并提出了一些規范化管理的措施。

【關鍵詞】 檔案 信息 規范化 管理 措施

進入信息時代之后，我國檔案的數量與日俱增，種類也愈加紛繁龐雜，只有實現檔案工作的規范化管理，才能使各級各類檔案管理部門認真保存、管理、積極開發并充分利用各種檔案信息資源。實現檔案工作規范化管理的根本目標就是要實現檔案保管的系統化和案卷的完整化，進而促進檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。要充分地開發和利用檔案信息資源，基礎和前提是要實現檔案管理的規范化，這兩者是相輔相成、互相促進的。

一、不斷更新觀念，提高主動創造性

樹立合理的社會服務管理以及市場經濟觀念，確立主動服務的觀念，只有各個檔案管理部門人員確立主動服務的觀念，才能產生一系列自覺的服務行動，確立開放性的觀念，檔案工作者只有從封閉性走出來，面向社會，主動融入，才能及時了解與把握對檔案利用的需求，以此進行檔案信息的開發與傳遞，當然這都需要確立相應的競爭觀念。

二、豐富館藏，深層次開發檔案信息資源

要按照相關規定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料；要逐步擴大檔案信息的開發規模，系統地開發和利用各級檔案館的館藏檔案信息；要針對社會熱點問題開發檔案信息資源，把現實信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關部門作為解決熱點問題的參考，為推動本地區的社會經濟發展做貢獻。

三、擴大科技檔案的利用范圍

檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照相關規定及時進行調整，根據情況適當放寬對部分檔案的限制。特別是科學、經濟、文化、技術等類檔案，要擴大向社會開放的范圍，進行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實現知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進科技成果盡快轉化為現實生產力。第一，加強網絡環境建設，創新檔案服務手段。第二，加強橫向聯合，實現信息資源共享。因此，包括檔案管理部門在內的所有文獻部門應當建立一個完整的社會信息系統，建立聯合目錄，形成網絡，實行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。

四、提高個人的業務素質工作，做好一系列檔案編研

為了實現檔案工作的規范化管理，需要提升檔案人員的相應的業務素質。關于檔案工作的基本理論知識以及相關具體操作的業務問題進行廣泛學習，通過參考學習與業務培訓等方式逐步得到提升。檔案的工作者們需要掌握外語的學習情況，在新形勢下，對檔案管理人員提出一系列新任務，隨著越來越多相關部門對外開發步伐的加快，一些檔案部門不可避免的出現一系列外事檔案，如果相關管理人員不具備外語素質，就難以管理好屬于自己的工作，不利于實現對管理對象的有效管理。檔案工作者要努力的汲取計算機的相關知識，因為隨著辦公室大戰，計算機管理檔案越來越受到重視，一系列的現代化設備進入檔案室，這些設備逐步的成為檔案人員的辦公用具。如果檔案管理者不具備這樣的素質，那樣正常的工作就不能合理的展開，于是需要學習各類的現代化技能，這是檔案工作人員必須要學習的知識。

五、實行文檔一體化，做好文書處理工作

六、檔案工作管理的規范化的有效途徑是文檔一體化，在文檔一體化思想指導下，進行建設適應新形勢發展的文件中心。它將目前各個機關相對分散獨立的文件與檔案管理統一進行有機整體管理，文件中心缺失介于檔案館與文件形成機關的一種過渡性質的文件保管機構。經過一系列的實踐證明，盡管檔案工作和文字處理工作之間的任務不同，并且具有相對獨立性，但從雙方之間的相互關系來看，檔案室文書的歸宿，而文書則是檔案的來源，在這種情況下就不難看出二者是緊密結合的需要具體應用于工作環節中。信息化時代的到來，對檔案的管理工作提出了一系列更高的要求，同時也為檔案信息資源的開發利用帶來了巨大機遇，檔案工作者必須主動適應時代的發展需要，提高對檔案管理與信息資源的開發利用重視工作，加強對于檔案工作管理的規范化，升華檔案的管理理念，積極的繼續開發利用手段的探索利用，提升檔案管理的一系列工作質量，使檔案管理及其開發利用與社會的發展同步進行。

結束語

信息化時代對檔案管理工作提出了更高的要求，同時也給檔案信息資源的開發利用帶來了機遇。檔案工作者必須主動適應時代的發展，高度重視檔案管理和信息資源的開發利用工作，加強檔案工作管理的規范化，升華檔案管理理念，積極探索新的開發利用手段，不斷提升檔案管理工作的科技含量，使檔案管理和開發利用工作與社會的發展和創新保持同步。

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