信息化建設在城建檔案管理中的作用

曾美華

【摘 要】 時代在發展，社會在進步，在新形式的信息化建設在城建檔案管理中的作用，為了更好地滿足城建發展的需要，提升創新城建檔案管理效率方法，全面對城建檔案的管理效率制定新型的城建檔案管理方案。

【關鍵詞】 信息化建設；城建檔案；檔案管理

【Abstract】 The development of the times， the progress of society， the role of new forms of information construction in the management of urban construction archives， in order to better meet the needs of urban construction development， improve the efficiency of innovative urban construction archives management methods， and fully formulate new types of management efficiency of urban construction archives Urban construction archives management plan.

【Key words】 Information Construction；Urban Construction Archives；Archive Management

隨著國內城市規模的不斷擴大和城市建筑工程數量的逐漸增多，上級城建檔案管理提升進一步對城建檔案的信息化管理工作的展開。實現城建檔案管理模式的創新，對城建檔案管理進行信息化建設，有利于城建檔案管理水平的提高和城市的長遠發展。

1. 城建檔案管理工作信息化的重要性

（1）樹為了適應時代的發展和社會的變遷，城建檔案管理人員應該樹立新型檔案管理理念，對檔案管理的信息化保持積極的態度。首先應立足檔案管理的需要，提出檔案管理信息化的總體規劃和實施步驟，使城建檔案管理信息化遵循系統和循序漸進的原則實現；其次要運用信息化的技術和手段構建城建檔案管理的平臺，積極推進檔案管理信息化和數字化的建設，逐步實現城建檔案管理信息化。

（2）提高管理人員的綜合素質城建檔案管理人員作為管理信息化實現最為活躍的因素，在信息化管理實現的過程中應充分發揮人員這一積極因素，堅持以人為本的工作理念，實施人才培養戰略。城建檔案管理信息化的逐步實現，改變了傳統的檔案管理模式，對檔案管理的工作人員提出了更高的要求。首先可以對現有的檔案管理人員進行再教育，實施崗位培訓和信息化管理技能的培訓；其次還要招聘城建檔案信息管理專業人才，有計劃有步驟地實施人才培養方案；最后制定合理的激勵政策，鼓勵管理人員為城建檔案管理信息化的實現作出貢獻，充分調動工作人員的積極性。

（3）在實際的城建檔案管理信息化實踐當中，應該加大城建檔案管理法律法規的建設，各城市應結合自身的發展特點和實際需要。完善相關法律法規的建設城建檔案管理作為檔案管理的分支之一，具備檔案管理的基本特征和屬性。制定符合本身發展需要的城建檔案管理政策，嚴格制定城建檔案管理的收費標準、工作流程等法規，保證信息化管理的有序進行。

（4）加大財政資金的投入財政資金的支持是城建檔案管理信息化實現的基礎，管理信息化建設所需要的硬件、軟件等設備的購買需要足夠的資金支持，充足的財政資金保障是實現城建檔案管理信息化的基礎。

2. 城建檔案管理信息化存在的問題

（1）對城建檔案管理信息化認識不足，部分領導者和檔案管理人員的意識淡薄，使城建檔案管理與城市的建設存在滯后性，但是部分城市的領導者和建設者在施政過程中，只注重城市的擴張和硬件設施的建設，往往忽視了城建檔案管理信息化的實施，觀念上的滯后不利于城建檔案管理信息化的實現。城建檔案管理作為城市工作的組成部分之一，對城市的規劃和后期的建設發揮了重要的作用。

（2）信息資源的開發流于形式，利用率低城建檔案建設存在一些誤區，即在開發城建檔案信息資源時，還僅僅熱認為數字化掃描與目錄錄入是信息化管理，但是信息化管理還應該包括信息利用方式和信息轉移方式的轉變。缺乏統一的開發利用標準，利用不規范因為城建檔案的秘密性等原因，城建檔案的開發利用沒有統一的標準，導致各地開發利用不合理，而且無法互聯共享。

（3）缺乏高度安全保密意識，容易外泄利用電子計算機和網絡技術保存、使用城建檔案固然會帶來許多優勢，但也存在很大的安全隱患，這就要求城建檔案管理單位能夠擁有優秀的網絡管理人員，做好對規范認定的秘密性的檔案資料的網絡保護工作。但現實情況下，城建檔案管理部門極度缺乏此類人才，甚至一些主管人員完全沒有網絡安全保密意識。

（4）城市發展和建設的規劃是在一定的資金預算以內資金投入不足，但是由于某些領導對城建檔案管理信息化認識有限，所以投入的資金也是有限的，資金上的不足導致管理信息化設備的缺乏。實現城建檔案管理信息化需要配備打印機、計算機、掃描儀等硬件設備，還需要購買相關的信息數據庫、局域網構建等軟件，這些都需要大量的資金進行支持，但是由于資金投入的力度較小，從而影響到城建檔案管理信息化的實現。

3. 城建檔案管理信息化建設對策

（1）新型的城建檔案管理理念建設，首先應該立足于城建檔案管理的實際需要，并提出城建檔案管理信息化建設的總體規劃和實施步驟，從而保障城建檔案信息化建設規劃能夠逐步實現。城建檔案信息系統的硬件設施和軟件設施可以通過外部的購買渠道來進行組建，而豐富的數據資料則是新時期城建檔案信息化管理的重要核心，需要工作人員認真進行建設和維護。因此，這便需要所有城建檔案管理工作人員樹立新型的檔案管理理念，以積極的工作態度面對城建檔案管理信息化建設。其次，充分利用現代信息化技術手段，構建先進的城建檔案管理平臺，從而有效推進城建檔案的信息化建設順利進行。

（2）需要注重一些常用的城建檔案資料，認真整理它們的轉化和保存工作，逐步實現由城建紙質檔案和圖片管理朝音頻、數據化管理發展，構建完善系統的電子信息數據庫，為了能夠更好地整合現代城建檔案數據庫資源，便需要全面利用掃描儀、相機和輸入設備，合理地將傳統的城建檔案紙質文件通過掃描、圖像辨認、壓縮存檔等途徑轉變成為電子化數據，并采用良好的管理措施將原紙質文件按照類型和時間段進行合理分類，再進行妥善管理。

（3）以確保城建檔案資料管理系統能夠穩定健康地運行，從而有效提升城建檔案的利用效率。在構建城建檔案電子信息化系統的過程中，我們應該不斷強化各類電子文件的采集和總結工作，以保證城建檔案原本的紙質檔案轉為數據化資料后的完整性和真實性。制定城建檔案電子資料保存的標準化格式，確保采集和總結的城建檔案信息能夠符合制定的標準與內容，為全面實現城建檔案資料與數據信息的資源共享創造條件，從根本上拓展現代城建檔案電子資料的利用空間。

（4）建設完善的城建檔案信息化管理法律法規，確保信息化管理有序進行。現代城建檔案管理是社會檔案管理的重要分支之一，具有一般檔案管理的基本特征和屬性。現代城建檔案信息化建設過程中，應該根據實際情況構建完善的法律法規制度。制定適合本單位發展需求的城建檔案管理政策，如城建檔案管理的收費標準、工作管理流程等法規內容，以確保新時期城建檔案管理信息化建設能夠穩定有序地進行，從而全面提升新時期城建檔案管理的信息化建設水平。

（5）加強城建檔案干部隊伍建設，提高城建檔案管理人員專業水平。強化城建檔案管理干部隊伍建設是推動城建檔案信息化建設發展的重要保證。由于當前城建檔案管理信息化建設過程中對信息化技術含量的要求較高，不僅要求專業技術人員掌握豐富的計算機知識，靈活應用各類計算機軟件，而且還需要豐富自身的檔案管理知識。

4. 結語

城建檔案資料是整個城市快速發展過程中所記錄下的資料和信息載體，對推動整個城市快速發展具有非常重要的現實意義。因此，需要不斷強化新時期城建檔案管理的信息化建設，從而全面提升現代城建檔案管理的水平，加速完善城建檔案信息化建設，推動城建檔案管理現代化更好更快發展。

參考文獻

[1] 封云梅.新時期城建檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2017（02）：82.

[2] 喻德雯.城建檔案管理信息化建設[J].科技展望，2016，26（32）：220.

[3] 宋曉艷.新時期城建檔案管理信息化建設探究[J].城建檔案，2016（08）：16～17.

[4] 于偉杰.加強城建檔案管理信息化建設的探討[J].信息化建設，2016（07）：28.

[文章編號] 1619-2737（2018）01-12-597