代理出口業務內部控制資金問題研究

李丹

【摘要】2002年7月布什政府出臺《薩班斯——奧克斯利法案》，這一舉措使內部控制信息披露問題得到肯定。2006年上海和深圳證券交易所先后頒布的《上市公司內部控制指引》，被一些媒體稱為中國版“SOX 法”。2008年金融危機，部分外貿企業資金鏈斷裂，資金管理出現問題導致企業破產。因此我國應加強對內部控制方面的重視，尤其關注作為內部控制的重點——內部資金控制使資金管理和業務管理緊密結合，相互促進，內部資金控制在支撐業務發展的同時，業務良性循環反過來提升資金的管理效率。本文將基于南北系統從傳統模式和影響因素等方面對代理出口業務內部控制資金問題進行進一步分析研究，找出問題并尋求有效的改進方法。

【關鍵詞】內部資金控制；外貿企業；南北系統

【中圖分類號】F235.8；F234.3

一、外貿企業內部資金控制的影響因素

外貿企業內部資金控制的貫徹落實不僅有益于企業的管理和經營，而且有利于財務與業務的判斷與決策，但是這一制度在執行方面仍存在諸多問題，嚴謹性和規范性還有待加強。而這些問題受到法律、監管者、自身管理、社會等多方面因素影響。

（一）管理層內部資金管理意識

許多外貿企業設置了資金管理中心，統一籌措管理資金，以此降低資金成本，提高資金的利用效率，節省企業經營成本。出口業務分成自營出口和代理出口。自營出口業務資金管控的節點主要在于采購合同預付款、尾款的支付節點、外銷合同定金、尾款支付節點及退稅款的使用。代理出口業務的重要資金節點在于國外收款、國內采購款及相應退稅款的支付節點。

公司管理層應根據相應節點制定內部控制資金管理制度，明確關鍵節點的界限劃分，配套相應審批管控流程。將代理出口業務的資金管理的風險納入可控范圍內。

（二）會計準則制度

會計信息披露制度規范了信息披露的三方面內容：如何披露、披露什么、怎樣披露。只有客觀、公允的會計信息，才能符合用戶需求，具有一定價值。根據我國目前的會計準則制度來看，相關方面的問題還是比較突出，制度仍需進一步完善。

首先，制度是要應用于會計的實際工作中，而從我國現行的會計準則制度來看，制度并不能跟上實踐的創新與變化，很多時候無法根據現有的會計準則制度做出合理的會計處理。此外，會計信息的要求是要真實且公允的，由于會計制度規范了會計處理的標準，從而在靈活性方面有所欠缺。

（三）監管法律體系

企業內部控制問題日益被市場主體所重視，基本規范與兩部控制指引的相繼出臺，使得與之相關的法律法規不斷得到完善。證券市場的信息具有多樣性和復雜性，相關交易主體需要利用不同的信息做出決策。而內部控制信息就是其中非常重要的組成部分，但是證券法律體系仍存在許多問題。對于內部控制的立法層次太低，立法主體不明確。相關法律法規對于內部控制有所提及，如《證券法》、《審計法》等，但是沒有明確詳細的規定。例如上交所和深交所的兩個《內控指引》雖提出信息披露的要求，但就具體的披露內容、披露形式沒有做出統一、具體的規定。這就使得在披露方面，公司存在很大的主觀隨意性。沒有嚴格的監管體系的制約，使其有空可鉆。披露出信息的真實性有用性大打折扣。

（四）成本效益因素

一方面企業完善內部資金控制給信息需求者帶來利益，但這也增加了企業的成本。例如：內部控制完善及評估成本、記錄、測試成本等。披露的內部控制信息越具體，所需的成本和所受的社會監督越多，財務舞弊越少。因此，企業所耗費的成本與內部資金控制的詳細程度成正比。

二、代理出口業務內部資金控制存在的問題

代理出口業務的基本原則是不墊資，對于墊資業務要進行相關風險評估，在有擔保的情況下收取占用利息。但外貿企業就內部控制資金管理的具體細節問題及實際情況并沒有做出合理詳盡的規范指引，這也使得內部控制仍存在許多問題。

（一）經營模式的多樣化導致資金層級的混亂

傳統核算模式下，以業務員為資金管理的具體單位。內部控制的資金控制從而轉化為內部控制單個業務員項下的資金控制。具體標準即以單個業務員項下的收支判斷整體業務的資金使用情況，從而達到對該業務員項下的資金進行歸集、核算、處理。

而在具體實務操作過程中，從平行關系劃分，業務員的整體業務可能橫跨兩個記賬部門，即A公司，B公司該業務員都有業務發生。而以傳統模式的業務員核算就導致一系列弊端。如：A公司有國外客戶打進款項10萬美金，國內供應商暫時未到付款交貨時間，B公司國內供應商已到付款交貨期限，而國外客戶結匯未到。此時以業務員為單位核算，整體資金有盈余，可以支付B記賬部門項下的國內客戶款。然而，整體來看B公司是占用部分資金開展業務的，從而存在一定業務敞口風險。

此外，單個業務員項下經營模式往往是多樣的。存在代理出口、自營出口、自營內貿等多種經營模式。而在此類情況下，單單以業務員為資金歸集核算的標準已不能滿足實務的需要，以此判斷的整體業務及業務員的資金情況存在偏差，無法為業務發展和財務核算提供精準支撐，存在一定弊端。

（二）線上模式的模塊劃分導致部分數據傳遞的滯后性

代理出口業務的整體業務核算原則是在保證不墊資的情況下開展業務經營。細分到具體運編號項下的內部控制資金管理，即為：在國外客戶收匯已到的情況下，在此收匯的額度內支付國內供應商及相關出口的費用項目。而基于現行南北系統對于國外客戶收匯情況的整體流程，賬務處理如下：

1.資金管理中心收到水單，拍照上傳系統。

借：銀行存款

貸：預收外匯賬款

2.業務員在業務系統中認領結匯。

3.資金管理中心根據業務科認領數據制證。

借：預收外匯賬款

貸：其他貨幣資金——內部銀行

4.核算組在自動收匯憑證系統制證。

借：其他貨幣資金——內部銀行

貸：應收外匯賬款

以上流程造成國外客戶收款需要經過業務組認領及資金組制作憑證兩個流程才能傳遞到最終核算組。業務科判斷資金使用情況以水單為依據，而等數據傳遞到核算組會存在一定滯后性，導致業務端及財務核算端的數據銜接不及時。

此外，對于內部控制資金管理問題中的付款數據，如僅從財務核算端取數也會影響數據的及時有效性?，F有模式下的付款從業務科申請、財務付款、銀行統一帶走水單、最后水單流轉到核算員手上，有一個循環周期。由此造成該筆業務項下的付款數據不精確，從而影響整體業務內部資金管理控制。

（三）線下流程的傳遞影響內部控制資金管理的有效歸集

對于代理出口業務，甲方往往對資金使用節點有著具體明確的要求，集中體現在對退稅款的使用節點上。委托代理協議上會明確乙方應付甲方退稅款時間。通常會采用兩種模式：1.待稅款足額退到賬后，及時返還給甲方。2.如甲方提前索要稅款，必須在相關報關單收回后方可辦理，甲方須支付相應利息。稅款墊付利息明確利率的選取及時間的界定（基本以三個月為標準）。而大部分的委托代理協議的退稅款往往會采取第二種模式，由此對乙方的內部控制資金管理帶來挑戰。

甲方對于退稅款可使用的界定標準為報關單及相關發票已全部交至乙方，才可完成退稅申報工作。乙方財務核算則是在收到相關單據后，首先進行抵扣聯的認證工作，再與相應報關單的品名、數量的配比及換匯成本的檢驗，從而具備可申報退稅的條件。

而這一系列流程在傳統模式中往往基于線下人工管控，不僅增加財務人員的工作量，且雙方對于標準選取的不一致及時間界定點的模糊都會對內部控制資金管理帶來一系列問題。

（四）代理資金管理模式混亂，跨運編號使用資金頻繁

常年委托代理出口協議約定書委托方（甲方），通常是以個人的名義與受托方（乙方）簽訂。部分代理缺乏層級明確的職能部門和機構，內部管理較為混亂。對于資金及賬務的往來不能及時分配及整理對賬。

部分代理客戶的國外貨款由境外離岸公司匯入，資金組收到水單上傳，由于代理客戶暫時無法給出結匯的具體運編號分配，業務只能將結匯認領到預收外匯賬款。后期代理支付工廠貨款可能會占用部分預收外匯賬款的資金，從而造成該代理客戶整體資金盈余，而單個運編號資金占用的情況，跨運編號付款問題由此產生。

此外代理客戶如與外商簽訂A、B兩單出口合同。合同A已將全額外匯匯入企業，并且按合同規定付給工廠相應預付款，合同B只給付部分定金，國內工廠要求帶款提貨。此時，代理會挪用合同A的外匯支付合同B項下的國內采購款。給資金管理帶來新的問題與挑戰。

（五）授權體系不明確，財務人員全局意識待加強

經濟的不斷開放帶來的信用風險也不斷加大，國內外的信用水平受近幾年金融危機的沖擊而日益下降，我國目前社會信用體系建設的不健全也為進出口企業的經營帶來巨大挑戰。

代理出口業務內部資金控制體系，涉及到出口押匯的授權體系，在舊的審批流程是不包含核算員環節，核算員無法準確區分該業務項下收款資金分類。即哪些是國外客戶真實外匯入賬，哪些是出口押匯銀行放押的款項。而關于出口押匯款項是否做信保，信保的比例對于核算員也是盲區，核算員作為內部控制資金管理的重要環節無法獲取關鍵有效信息，無法真實準確反映此筆業務的真實資金情況，帶來管理上的盲點。

此外，由于南北系統的及時性、系統集成性及遠見性，對于財務人員的要求從數據整理者轉變為數據分析者。日常工作也不僅僅局限于以往的賬務處理。而是能從系統中獲取數據、分析數據、為業務發展提供良好的財務支撐。這對財務人員來說也是一個巨大的轉變和挑戰。

三、完善代理出口業務內部控制資金管理的建議措施

上述列舉的問題受多方面因素的影響，包括內部資金控制的管理意識、涉及到內部控制各職能部門的分工協作、科學有效的內部資金控制規范及相關授權體系等。針對以上的影響因素，提出了一些建議與措施。

（一）完善內部資金管理體系，設立明確層級明細

傳統核算模式下以單個業務員為核算單位的內部控制資金問題歸集已不能滿足實務對于整體資金管理的要求。為更加明確有效的實行資金高效劃分及管理，基于現階段南北系統的整體核算規則及系統權限劃分，現將業務員整體資金情況作了更加科學精確的層級劃分。

首先，對于業務員跨記賬部門的賬務核算模式。資金管理要求為分賬套及記賬部門統計該業務項下的整體資金情況。即業務員的整體收支情況具體體現為：在A記賬部門下的整體收支情況與在B記賬部門下的收支情況。此外，對于多種經營模式下的資金管理，采取分業務組的具體核算方式。不同業務模式下分設具體的業務組進行核算，資金分業務組具體劃分。對于業務員同時兼營代理出口、自營出口、自營內貿的經營模式下，可將該業務員在南北系統中分為三個業務組，實現業務模式的層級劃分一一對應。

內部控制資金管理明確到根據經營單位的不同有效劃分為分記賬部門核算，根據業務員項下經營模式的不同劃分為分業務組核算的模式，不僅摒棄了傳統模式項下資金歸集不合理不明確，也使得對業務員進行分模塊劃分，資金管理更加細分化精確化，不僅能從宏觀角度了解整體業務的資金情況，更能細分到每個單元項下的資金收支情況。從而達到整體內部控制資金控制的有效管理，為財務提供精準的數據劃分并且為業務提供有效的數據支撐。

（二）精確系統取數規則，規避部分數據滯后性問題

針對出口合作業務整體資金情況，主要涉及到以下幾個關鍵數據的取數規則：

對于收匯情況的取數，為減少流程所造成數據傳遞的不及時，國外客戶貨款的取數由原先的業務對應核算員入賬后取數，變更為業務科在收匯認領界面認領完成即可取到對應數字。由此縮減了前期流程中業務科認領完成后資金組做賬的程序，使得資金數據的獲取更加及時有效。

此外，對于累計申請付款，以傳統模式的賬務查詢系統，所有付款信息數據的獲取都要經過水單的傳遞及實付過程，最后到核算組的制證。整體流程下來對于數據及時性的影響主要體現在：1.銀行電匯單開具到銀行實際出賬的時間流轉；2.銀行電匯水單在實付階段的時間流轉；3.核算在收到實付水單后制作憑證的時間流轉。

綜合考慮這三方面的因素，現將累計申請付款的取數規則明確到業務科按流程提交付款申請至生效狀態，由此可以有效規避單據在流轉過程的時間問題，也可以使業務發起端在第一時間了解此筆申請業務的實時資金狀態。

（三）明確退稅款界定時間點，完成線上線下的統一

基于現行南北系統的整體流程，業務部門每張發票都需要根據開票通知在系統進行相關信息登記，具體發票登記流程如下：

對于此筆業務是否已具備退稅條件，主要從以下幾個方面考慮：1.報關單、抵扣聯是否已齊全；2.抵扣聯的品名、數量、單位是否與報關單一致；3.各品名的換匯成本是否控制在稅務局規定的合理范圍內。

針對業務部門在南北發票登記的流程（見圖1），首先發票與擎天數據的匹配過程，即檢驗是否滿足退稅標準的校驗過程。南北系統在獲取該運編號項下的整體出運信息后，按照業務科登記發票的順序，系統自動識別該筆運編號下發票是否已全部匹配完全。并且在最后一張發票登記之后，根據擎天系統的對應退稅率自動獲取相關退稅款數據。

付款申請表格中的相關運編號信息，退稅款的取數即以該筆報關單中最后一張發票的登記為時間節點，按照對應產品的退稅率計算退稅款。南北系統對于退稅款的精確界定，減少了以往模式線下操作的不確定性，包括時間節點的不確定性和選取退稅率是否與擎天數據一致的不確定性。實現了線上線下的統一，增加了內部資金歸集控制的高效性和準確性。

（四）制訂跨運編號付款規則，將風險控制于制度體系內

外貿企業作為代理出口業務的乙方，無法完全杜絕跨運編號付款的現象，只能依據相關制度和審批將風險掌控在可以控制的范圍內。首先，根據代理客戶的業務規模、資產狀況、資信調查及實際經營需要，制訂對應代理客戶的跨運編號付款的額度限制。上報公司領導層批準，金額較大的提交公司風險控制委員會審批決定。

根據實際業務管控需要，在南北設置取數規則及判斷：

1.支付限額：

代理出口業務，部門屬性配置中取“跨運編號付款額度”

2.已支付金額：

（1）財務系統中按運編號已實際入賬的收付款統計各個運編號的資金結余數；

（2）各個運編號的在途退稅：按照應收出口退稅科目，統計余額在借方的運編號應退稅額合計；

（3）入賬金額：所有付款申請中已提交到財務核算員但未做賬的金額合計；

（4）按照1+2-3計算出各運編號的資金結存金額，取金額為負數的運編號，并計算出合計數

3.超限：

超限=已支付金額-支付限額

南北高效自動化的大數據測算大大節省了日常的工作量，提高內部審批的效率，將跨運編號付款的風險量化為具體數字，使得代理出口業務內部控制資金問題有制度可依，有數據可查。大大提高業務及財務工作的科學性及嚴謹性。

（五）強化科學的授權管理體系，提高財務人員的專業素養

對于代理出口方面的業務，首先要具備明確權利和義務的相關合作協議。公司制定明確嚴格的授權管理規定，結合業務的實際情況，對外付款實行“先申請，后審批”制度，針對不同的對外付款事項，業務公司應向財務部門提供完整的業務單據，設置層級明確的審批權限及授權額度。以此進一步規范業務授權程序，簡化審批手續，提高管理效率。

涉及到占用公司信用額度的押匯，首先明確押匯上限及額度，對應的押匯在財務及單證管理部門履行相關審批程序，及時備案和辦理信保手續。對于銀行已放押的款項，在具備已經出運的前提下，根據前期信保比例允許合作方使用相關資金開展業務。具體代理出口業務的押匯程序如下：

1.業務部門準備相關押匯單據，辦理押匯申請；

2.單證部門確認押匯是否已投信保及具體比例，進行備案；

3.押匯申請及單證確認書交至財務核算登記；

4.提交資金管理中心進行押匯。

由于南北系統對于財務人員的要求及定位區別于以往模式，對財務人員來說既是機遇也是挑戰。財務人員要具備全局觀念及資金風險意識，對于相關業務付款尤其預付款，還需加強物流，票據流及資金流的控制，不能單單局限于眼前的財務數據。要加強相關法律知識、單證知識的儲備。對于合同中的相關條款，要積極尋求法務專業意見，對于涉稅疑點，及時咨詢稅務中心，了解最新財稅知識，提高專業水平，加強職業素養，從而優化整體流程。

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