談酒店內部控制體系的建立與完善

宋濤

摘要：酒店業作為一個多元化、綜合性的服務行業，其管理較為復雜，同時加上行業競爭壓力較大，多數酒店選擇通過構建內部控制體系來優化自身的資源配置，提高管理效率。但是在實踐中受行業特點和其他因素制約，酒店的內部控制體系并不完善，有效性難以保障。鑒于此，本文以酒店的內部控制體系為研究對象，在分析酒店內部控制體系建立和實施過程中存在缺陷的基礎上，提出較為具體的建立和完善措施，以期能夠對酒店行業的管理水平的提升有所啟示。

關鍵詞：內部控制體系；酒店；建立；完善

一、酒店內部控制概述

酒店行業作為一個多元化、綜合性的服務行業，其組織結構十分復雜，因此其在運營管理過程中呈現出一些獨有的特點：一是提供的服務具有有形和無形相結合的特點，二是酒店對外提供的宿、食、購等服務具有多樣性和不可儲存性，三是酒店內部業務具有相互協調和相互促進性，四是酒店全天候對外營業、業務呈周期性變化。

正是由于酒店的四個獨有的特點決定了其內部控制體系內容與其他行業主要包括預算控制、銷售控制、采購和應付賬款控制、成本費用控制、貨幣資金控制五大內容。

二、完善的內部控制體系對酒店的積極作用

完善的內部控制體系對酒店來說具有以下積極作用：一是完善的內部控制體系對于規范酒店的財務行為、健全財務規章制度具有保障作用；二是完善的內部控制體系能夠及時發現和修正各種錯誤和舞弊行為，堵塞漏洞，保護酒店資產的完整安全，三是完善的內部控制能夠實現對酒店資金的使用、取得和分配等財務管理工作實施全過程的監督；四是完善的內部控制體系能夠協調酒店各部門之間的關系，從而強化內部的預算管理控制功能。

三、酒店內部控制體系建立和實施過程中的缺陷分析

如上文所述，雖然完善的內部控制體系對于酒店管理來說具有積極的保障和促進作用，但是在實踐中筆者結合自身工作實踐發現，酒店在其內部控制體系五大內容方面仍然存在諸多缺陷，具體分析如下：

一是在預算控制方面，多數酒店也在形式上推行了以利潤目標為起點的全面預算控制模式，但是受預算在編制、執行和考評過程中存在的一些缺陷，造成其預算控制的有效性較差，即在預算編制過程中，將編制人員局限于財務部門，，并且編制方法以增量預算為主，預算編制缺乏動態性和全過程性，在預算執行過程中沒有根據主客觀條件的變動而進行調整，加上對于預算執行情況缺乏具體詳見的分析而造成預算考評缺乏客觀性。這些缺陷的存在導致全面預算控制被形式化，控制的有效性不足。

二是一些酒店在銷售過程中存在業務流程控制設計不夠嚴密，單據管理不規范的問題，主要表現兩個方面：一是在酒店客房預訂、登記和入住程序過于簡單，沒有針對特殊情況的處理方法，應對風險能力較差；二是在餐飲控制流程中存在錢、物、單的流轉缺乏有效牽制，存在走單、走餐和走數差錯等問題。

三是采購和應付賬款控制存在的缺陷分析，即多數酒店在采購方面缺乏完善的采購流程，從而導致其采購質量難以保障，采購過于隨意，缺乏較為科學的固定的采購標準和最佳采購批量，從而造成酒店材料成本的不合理增加；在應付賬款控制方面比較松散，既沒有編制付款計劃來有效預測酒店的資金用度，也缺乏按時對賬。

四是成本費用控制過程中的主要缺陷，對于酒店來說成本費用控制的關鍵點在于食品原料的存貨控制和人工成本控制兩個方面，但是在實踐中多數酒店卻在食品原料的存貨控制方面缺乏較為具體有效的控制流程和措施，餐飲成本多數偏高，而在人工成本方面，經常存在客房和餐飲部門均配備了足夠的人員，但是在酒店營業高峰期仍然存在服務不夠細致，引起客人投訴的現象，充分顯示了酒店沒有通過內部控制實現人力資源的合理配置，人工成本支出效率較低。

五是對于貨幣資金的控制主要存在兩個方面的缺陷，一方面是對于貨幣資金的管理缺乏不定期抽查制度，酒店行業由于其行業的特殊性，較多的部門和人員能夠接觸到現金，沒有較為嚴格的貨幣資金抽查監督機制，貨幣資金的管控風險較高；另一方面則是缺乏對貨幣資金的合理調度，合理調度的標準是既要能有效應對特殊事項的特定用途，又要避免資金的大量閑置，但是在實踐中較多的酒店由于難以對資金實現及時歸集而無法滿足合理調度的標準要求。

四、建立和完善酒店內部控制體系的對策

正因為酒店在建立和實施內部控制體系的過程中，在各項具體的控制內容中存在上述這些缺陷，所以多數酒店的內部控制體系難以發揮其控制的有效性，內部控制被形式化，難以實質落實。筆者結合實際工作經驗，認為要在酒店內部建立較為完善的內部控制體系，須從以下幾個方面著手：

（一）明確建立和完善酒店內部控制體系的主要原則

構建和完善的原則是內部控制體系是否科學合理的基礎和關鍵，因此必須予以明確。對于酒店來說，在建立和完善內部控制體系時必須嚴格遵循合法合規原則、全員性原則、重要性和全面性相結合原則、相互制衡權責明確原則、成本效益原則、控制動態性原則和目標控制與跟蹤控制相結合原則等。

（二）根據五要素對酒店進行整體診斷并進行修正

控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和監督五要素是指導企業進行內部控制建設和完善的整體框架和思路，同時也是企業實施內部控制管理的基礎條件。因此在實踐中，酒店也應當根據內部控制五要素的要求對酒店的組織結構、經營風險的應對、各項運營活動的開展以及內部牽制和監督等運營的全過程進行對照診斷，以發現阻礙內部控制體系建立和完善的不利因素并及時加以修正，從而為后期酒店各項內部控制體系的具體控制創造一個良好的環境。

（三）酒店內部控制體系業務層面控制的一些具體思路

針對上文所提到的酒店內部控制體系的具體控制內容，結合酒店運營管理關注的重點，筆者梳理出以下一些控制思路：

對于預算控制來說，可從四個角度來實施和完善：一是在酒店內部建立完善的預算組織體系，在預算編制過程中以彈性預算方法為主，確保全員參與，發揮預算事前、事中和事后的全過程控制作用，并且要建立較為完善的預算考評制度，以及時發現預算執行中存在的問題并及時加以修正，同時酒店應根據考評結果及時兌現獎懲制度，這樣將有助于酒店在管理上的改進，保障預算目標的實現。

對于銷售控制來說，除了要建立完善的客人賬務管理系統和及時準確處理消費信息之外，酒店還應該建立較為完備的內部控制業務流程，只有這樣才能確保各項與銷售相關的業務有序進行，例如對于客房業務來說，可從按照“預定—登記—記賬—結賬—稽核”的業務流程設計來進行相應的人力資源分配和崗位設置，并在此流程中注重內控的牽制原則。

對于采購和應付賬款控制來說，在采購環節可分及時采購、定額采購和鮮活原材料采購三類，并分別針對不同類別的采購制定針對性較強的采購流程，確定采購標準和最佳采購批量，并對采購入庫情況進行稽核監督，以防范舞弊；對于應付賬款則應當由專人按照付款日期、折扣條件等合同規定來管理應付賬款。

貨幣資金控制既是酒店內部控制體系的重點也是難點，因此在實踐中應當予以重點關注：一是要在酒店內部進行嚴格的職責分工，確保不相容崗位的相互分離，二是要定期實施輪崗制度，并建立嚴格的貨幣資金支出審批制度，三是要在酒店內部建立完整的貨幣資金業務的監督檢查制度，以及時發現貨幣資金內控制度中存在的薄弱環節加以完善和糾正。

五、結束語

完善的內部控制體系對酒店管理水平的提升具有促進作用。因此在實踐中，酒店應當結合自身的組織結構和管理特點，根據內部控制五要素的整體框架，找準具體業務中的關鍵控制點和風險點，制定具體的、操作性較強的管控流程和措施來實現對酒店的全過程管控，從而提高自身的管理水平，有效應對當前激烈的外部競爭環境。

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