淺析網上預約報銷對高校財務工作的影響

葛云芳

摘要：隨著高校科研經費的不斷增加，高校財務工作越來越繁忙，在人員緊缺的情況下，財務與報銷人員的矛盾也越來越多，為解決該矛盾，網上預約報銷被越來越多的高校所接納，實現了由傳統報銷轉為網上預約報銷模式。但網上預約報銷模式帶來積極影響的同時也存在一些消極影響，這需在實踐過程中得到進一步完善。

關鍵詞：高校財務；網上預約報銷；傳統報銷

近年來，隨著國家對高等教育的重視，高校科研經費與辦學經費與日俱增，這就極大的增加高校財務工作人員的壓力。在傳統報銷模式下，科研經費的增加，導致財務人員工作量大幅度上升，長期如此不僅會降低財務工作人員的工作質量，也會加深報銷人員與財務人員的矛盾。為解決該問題，越來越多的高校借助互聯網技術的發展優勢，采取財務網上預約報銷模式，這不僅節約報銷人員的報賬時間，也減少了財務人員與報銷人員之間的矛盾，具有傳統報銷模式不可比擬的優點。但在網上預約報銷模式實踐過程中也存在一些缺點，本文針對該缺點提出了進一步的解決方案。

一、網上預約報銷對高校財務的積極影響

（一）優化財務工作人員的工作環境，提高工作效率

傳統報銷模式下，報銷人員排隊等待制單，在排隊人數較多的情況下，財務人員的工作環境較為嘈雜，心理壓力也比較大；而在網上預約報銷模式下，報銷人員可直接將報銷單投入柜子中，不再需要長時間的等待排隊，這使得報銷大廳較為安靜，而且在窗口無人排隊也極大的降低了財務工作人員的心理壓力，可以讓財務工作人員更加專心的投入到工作中去。同時，網上預約報銷模式下，財務人員不需要進行手動錄入財務信息，直接將預約單導入財務系統即可，這不僅提高了財務人員工作的效率，還可以大大降低手動輸入的錯誤率。

（二）增加報銷人員預約報銷的自由性，節省預約報銷時間

傳統報銷模式下，只有在排到隊的情況下報銷人員才能夠報銷，而報銷人員太多，每一次的排隊報銷都會浪費報銷人員大量的時間和精力，有的師生為了能夠順利報銷，甚至凌晨四五點鐘就到財務處門口等待報銷；而網上預約報銷模式下，報銷人員只需在有網絡的條件下即可預約報銷單，極大的打破了報銷的空間限制；且報銷人員可根據自身的安排來選擇報銷時間，這也打破了報銷人員報銷的時間限制；同時，報銷人員只需將報銷單投入投單柜即可，這就大大節約了報銷人員的報銷時間。

（三）優化財務人員與報銷人員的關系，減少矛盾與沖突

傳統報銷模式下，報銷人員排隊等待報銷，消磨了其報銷耐心，同時在財務人員告知其報銷單缺手續的情況下，報銷人員的負面情緒就會爆發，這就會使得財務人員與報銷人員之間的矛盾加深；然而，在網上預約報銷模式下，報銷人員無需排隊等待制單，只需將報銷單遞交到財務即可，這就方便了報銷人員，節約其報銷時間，從而減少其負面情緒，降低了報銷人員與財務人員之間的矛盾和沖突。

（四）實現財務數據共享，提高財務工作的透明度

傳統報銷模式下，報銷人員看不到自己項目經費的使用情況，也不知道項目余額多少，只能通過咨詢財務人員才能了解自身項目使用情況，這不僅使得項目負責人麻煩，財務人員也麻煩；而網上預約報銷模式下，項目負責人可以看到自己名下的所有項目，也能知道每個項目的使用進度，報銷的哪些東西等等，每個項目負責人只需上財務處網上即可查詢，不僅自身方便了，也減輕財務人員的工作量，而且項目負責人還可以看到財務人員做的帳，如有疑問，還可向財務工作人員咨詢，實現了財務工作的透明度。

（五）提高報銷人員參與度，擴大財務制度的執行力

傳統報銷模式下，報銷人員直接將發票及原始憑證封面單附在一起，不需要對財務制度有太多了解，在當面報銷時發現問題財務人員才會告知不行，且報銷人員也不會主動的去學習財務制度；而網上預約報銷模式下，系統管理員會根據財務制度對一些報銷費用進行嚴格限制，超出標準系統就不予填寫（如出差時各地的住宿標準，超過標準就不能進行預約），這就需要報銷人員對財務制度有所了解，讓他們不得不去學習財務制度。所以網上預約報銷模式下不僅可以提高報銷人員的參與度，而且可以讓他們更加積極的去學習相關財務制度，避免報賬時出現錯誤，減輕財務人員的工作負擔，也便利報銷人員，防止其出現退單情況。

二、網上預約報銷對高校財務的消極影響

（一）增加財務人員的工作量

傳統報銷模式下，報銷人員是排隊報銷，財務工作人員的工作時間限于上班時間；而網上預約報銷模式下，報銷人員投單量的多少決定財務人員工作量的多少，這就增加財務人員的工作量，使得加班變為常態；且報銷人員并非專業的財務人員，在其自行投單的情況下，預約單的質量大大下降，這就增加審核的工作量，出現很多有問題的單子，也導致退單量增加；同時，在審核制單過程中，對預約單中有問題的地方進行詢問不方便，只能通過電話溝通，浪費了審核制單時間，并且容易導致信息溝通不暢，而傳統報銷模式下，面對面的交流不會出現這種情況。

（二）減少財務人員業務學習時間

相比于傳統報銷模式，網上預約報銷模式下財務人員雖然提高了工作效率，但不限號的預約模式以及報銷的季節性讓財務人員的工作量極大增加，特別是六月、七月、十月至寒假期間成為報銷的高峰期，財務人員在正常工作時間根本無法完成超額的工作量，這就需要加班完成，而繁忙的工作讓財務人員沒有時間進行統一的業務學習，出現新的規章制度也是匆匆學習，根本沒有時間進行細致學習，長期以往只會導致財務人員降低自身的專業性，降低財務憑證的質量。

（三）網上預約報銷未實現完全自動化

網上預約報銷模式下，報銷人員需將已預約好的報銷單及附的發票拿去找項目負責人，審批人，經辦人簽字，如果其中一個人出差在外，就需等其回來簽完字才可送至財務報銷，這和傳統報銷模式沒有什么區別。在這一過程中，會浪費報銷人員大量時間，并未真正實現網上預約報銷的完全自動化。如果將網上簽批系統與財務系統對接，實現網上簽批功能，那么即使領導出差在外也可以對預約單進行簽批，報銷人員也無需等待，這就方便了報銷人員，極大的節約了其時間，對于緊急事件也可快速處理。所以，網上簽批手續打破了時間和空間限制，解決報銷人員簽字難的問題，從而更加快速的實現財務報銷。

三、網上預約報銷模式下提升高校財務工作的建議

（一）對報銷人員進行集中培訓，實現其對網上預約系統準確操作

首先，高校報銷人員基本都是教職工及學生，而他們對財務工作并不了解，所以財務部門需對網上預約報賬系統進行大規模的宣傳，讓大家接受該新事物的；其次，財務工作人員需編制網上預約報賬系統的操作指南，對不同類型的報銷業務進行詳細編寫，讓教職工看到該指南就一目了然，可以很快學會預約；最后，可以邀請設計系統的專業人員對教職工進行講座，主要針對系統設計的緣由及預約過程出現的各種情況進行講解，從而讓報銷人員更加熟悉該預約系統。

（二）加強財務人員對專業知識的學習，以更好的服務于報銷人員

網上預約報銷模式下，雖然財務人員的工作量大大增加，但財務工作必須嚴謹細致，且需根據最新的財經制度、學校相關的文件規定來執行，如果有疏忽就會出大問題，所以在繁忙的工作中，依舊要加強對相關制度及文件的學習，只有自身的專業水平提高了才能更好的解答報銷人員在報銷過程中遇到的困惑，更好地服務于報銷人員。這就需要單位選擇固定的時間對財務人員進行集體培訓，財務人員對文件規定有問題的地方進行深入討論，這樣才能提高財務人員對專業知識的學習。

（三）成立專門的技術團隊，加強高校財務在網絡系統方面的開發工作

高校財務技術團隊在確保網上預約系統穩定性的同時，開發網上簽批系統及物流管理系統，實現簽批系統、物流管理系統與預約系統的無縫對接。網上簽批系統開發后，項目負責人、審批人、經辦人可實現網上簽批，不需在等簽字的問題上耗費大量時間，從而更方便、更快捷的完成預約報銷。同時，物流系統的開發，可以讓報銷人員看到已預約報銷單的狀態，例如，報銷單已預約、報銷單已進物流、報銷單已制單完成等待復核、報銷單已復核等待付款、報銷單支付成功或失敗、報銷單報銷失敗等待退回等等，這樣不僅可以讓報銷人員看到預約單狀態，減少報銷人員詢問預約單的次數，節約前臺接電話時間，而且財務人員可以追蹤每一個預約單，最大限度的降低預約單丟失情況。